Lavorare con clienti di altri Paesi apre un mercato più grande e aggiunge domande che una fattura nazionale non pone mai. Quale valuta? Applico l’IVA? Il cliente tratterrà delle imposte? Perché 4.000 $ sono arrivati come 3.955? Questa guida riunisce le risposte e rimanda ad approfondimenti su ciascun tema.
Le regole fiscali internazionali sono complesse e dipendono da dove hanno sede tu e il cliente e da cosa vendi. Questa guida contiene informazioni generali, non consulenza fiscale o legale.
1. Concorda le basi prima della prima fattura
| Domanda | Perché conta |
|---|---|
| A quale entità legale fatturiamo e a quale indirizzo? | Le multinazionali hanno molte entità; entità sbagliata = fattura rifiutata |
| Quale valuta? | Stabilisce chi sopporta il rischio di cambio |
| Vi serve la nostra partita IVA, un modulo W-8 o una registrazione come fornitore? | Molte aziende non possono pagare fornitori non registrati |
| Serve un numero d’ordine in fattura? | Comune nelle grandi organizzazioni |
| Quali sono i termini e le date dei pagamenti? | I pagamenti internazionali possono aggiungere giorni |
| Richiedete e-fatture o un portale fornitori? | Alcuni Paesi e aziende non accettano il PDF |
2. Valuta
Fattura in una valuta concordata e indica il codice ISO (USD, EUR, GBP) accanto agli importi: il solo «$» è ambiguo. Prezzare nella valuta del cliente può far vincere il lavoro ma ti espone alle oscillazioni di cambio; prezzare nella tua sposta il rischio su di lui. Se sei registrato ai fini IVA e fatturi in valuta estera, molti sistemi (compresi UE e Regno Unito) richiedono di indicare l’IVA anche nella valuta locale. Dettagli: come fatturare in valuta estera.
3. IVA, GST e sales tax
La domanda chiave è dove viene tassata la prestazione, cioè il «luogo di prestazione». Schemi generali per i servizi (le regole per i beni sono diverse):
| Tu sei… | Il cliente è… | Trattamento tipico (semplificato) |
|---|---|---|
| UE, registrato ai fini IVA | Impresa in un altro Paese UE | IVA non applicata; inversione contabile: indicala e mostra entrambe le partite IVA |
| UE, registrato ai fini IVA | Impresa fuori dall’UE | Spesso fuori campo IVA UE; indica il motivo in fattura |
| UE, registrato ai fini IVA | Consumatore in un altro Paese UE | La tua IVA fino alla soglia UE di 10.000 € per certi servizi/vendite a distanza; poi l’IVA del Paese del cliente (spesso tramite OSS) |
| Regno Unito, registrato ai fini IVA | Impresa fuori dal Regno Unito | Spesso fuori campo IVA UK per i servizi B2B secondo la regola generale |
| Fuori dall’UE | Impresa UE | Di solito niente IVA UE sulla tua fattura; il cliente la assolve con l’inversione contabile |
| Fuori dall’UE | Consumatori UE (servizi digitali) | Potresti doverti registrare e applicare l’IVA UE dalla prima vendita (OSS non UE) |
| Impresa USA | Cliente estero | Nessuna sales tax USA sulla maggior parte dei servizi esportati; l’IVA estera può essere a carico del cliente |
Le eccezioni sono numerose: servizi legati a immobili, eventi, trasporti e servizi digitali ai consumatori seguono regole speciali. Vedi come addebitare l’IVA in fattura e, per il lato USA, sales tax nelle fatture.
4. Ritenute alla fonte
Alcuni Paesi impongono ai clienti di trattenere imposte sul reddito dai pagamenti ai prestatori di servizi esteri e di versarle al proprio fisco, quindi ricevi meno del totale della fattura. Una convenzione contro le doppie imposizioni tra i due Paesi può ridurla o eliminarla, di solito se fornisci prima un certificato di residenza fiscale o un modulo specifico.
- I clienti USA chiedono in genere ai fornitori non statunitensi un modulo W-8BEN (persone fisiche) o W-8BEN-E (società) per documentare lo status estero e un’eventuale richiesta di convenzione.
- Paesi come India, Messico, Brasile e Filippine, tra gli altri, applicano ritenute a certi pagamenti transfrontalieri di servizi.
Chiedilo presto e stabilisci nel contratto se il tuo prezzo è al netto o al lordo della ritenuta.
5. Farsi pagare oltre confine
- Fornisci i dati internazionali completi: IBAN, BIC/SWIFT, nome e indirizzo della banca; per gli USA, numero di conto e routing ABA.
- Chiedi al cliente di pagare con spese OUR se ti serve l’importo pieno, oppure includi le commissioni nel prezzo.
- Valuta un conto multivaluta che ti dia coordinate locali nella valuta del cliente: per lui è più economico e veloce pagare.
- I link di pagamento con carta o online sono comodi per i clienti più piccoli; controlla commissioni di conversione e di elaborazione.
6. Lingua, date e formati
- Lingua: l’inglese è ampiamente accettato nelle fatture B2B, ma alcuni Paesi richiedono, ai fini dell’IVA locale, fatture nella lingua ufficiale o traduzioni su richiesta.
- Date: scrivi i mesi in lettere («3 nov 2026»):
03/11/2026per un lettore americano significa marzo. - Numeri:
1.250,00e1,250.00significano la stessa cosa in Paesi diversi; usare il codice valuta evita confusione. - Indirizzi: includi Paese e CAP nel formato del cliente.
7. Fatturazione elettronica e portali
Un numero crescente di Paesi richiede e-fatture strutturate per le vendite B2B nazionali (Italia, Polonia, Belgio, con Germania e Francia in arrivo), e i grandi clienti spesso richiedono il caricamento su un portale fornitori. Come fornitore estero potresti restare fuori da un obbligo nazionale, ma i sistemi del cliente possono comunque richiedere un formato specifico. In Italia, per le operazioni con soggetti esteri valgono regole proprie sulla trasmissione: verificale con il tuo commercialista. Vedi cos’è la fattura elettronica.
8. Vendere beni all’estero
Spedire prodotti fisici aggiunge pratiche doganali: una fattura commerciale con codici HS, Paese di origine, Incoterms e pesi, più packing list e documenti di trasporto. Vedi fattura commerciale per l’export e fattura proforma.
Esempio: freelance in Italia che fattura a un’azienda USA
| Campo | Esempio |
|---|---|
| Cliente | Lumen Software Inc., 500 Market St, San Francisco, CA, USA |
| Valuta | USD |
| Servizio | Servizi di product design, ottobre 2026 — 32 ore × USD 85 |
| Totale | USD 2.720,00 |
| IVA | Non applicata — servizio a un’impresa fuori dall’UE (indica la dicitura prevista dalla normativa IVA italiana) |
| Pagamento | Su coordinate di un conto multivaluta in USD; spese: OUR |
| Documenti | Il cliente ha agli atti un W-8BEN |
(Solo a titolo illustrativo: conferma la dicitura esatta richiesta dalle regole del tuo Paese.)
Checklist
- Entità legale, indirizzo ed eventuale codice fiscale del cliente corretti
- Valuta concordata; codice ISO indicato
- Trattamento IVA/GST stabilito e annotato in fattura
- La tua partita IVA (e quella del cliente per l’inversione contabile)
- Importo dell’IVA in valuta locale se richiesto
- Ritenute discusse; moduli (ad es. W-8BEN) forniti
- Coordinate bancarie internazionali e istruzione sulle spese
- Date scritte in modo inequivocabile
- Numero d’ordine / ID fornitore / requisiti del portale rispettati
I requisiti di fatturazione Paese per Paese sono riassunti nei nostri modelli di fattura per Paese, ad esempio Germania, Regno Unito e Stati Uniti. Quando sei pronto, imposta valuta e imposta nel generatore di fatture.