«Fattura elettronica» sembra voler dire qualsiasi fattura inviata via e-mail. Nel diritto tributario non è così. In tutto il mondo i governi stanno rendendo obbligatorie le fatture elettroniche strutturate, spesso trasmesse tramite una piattaforma pubblica, o comunicate ad essa in tempo reale. Se vendi a imprese in Paesi come Italia, Messico, India, Polonia, Germania o Francia, queste regole ti riguardano già o presto ti riguarderanno. Questa guida spiega cos’è una fattura elettronica, i formati più comuni e la situazione nei principali Paesi.
Le regole sulla fatturazione elettronica cambiano in fretta e le scadenze vengono spesso rinviate o modificate. Le date qui sotto riflettono le norme adottate o annunciate al momento della stesura: consulta sempre le indicazioni ufficiali aggiornate. Si tratta di informazioni generali, non di consulenza legale o fiscale.
Fattura elettronica e fattura in PDF
| Fattura PDF / inviata via e-mail | Fattura elettronica strutturata | |
|---|---|---|
| Formato | Un documento visivo (PDF, immagine, Word) | Dati leggibili da una macchina (di solito XML, a volte JSON) |
| Letta da | Persone | Software: il sistema dell’acquirente può elaborarla automaticamente |
| Campi standardizzati | No | Sì: segue uno schema definito (ad es. EN 16931, UBL, CII) |
| Trasmissione | E-mail, caricamento, posta | Spesso tramite una rete (ad es. Peppol) o una piattaforma pubblica |
| Coinvolgimento dello Stato | Nessuno | In molti Paesi: validata, autorizzata o comunicata all’autorità fiscale |
Un semplice PDF, anche se inviato via e-mail, in genere non è una fattura elettronica ai sensi delle norme sull’obbligo di fatturazione elettronica. Un formato ibrido come ZUGFeRD / Factur-X (un PDF con XML strutturato incorporato) può essere ammesso dove accettato, perché la parte giuridicamente rilevante è l’XML.
I modelli principali
- Modello di scambio / controllo successivo: le imprese si scambiano fatture elettroniche strutturate (spesso tramite Peppol) e l’autorità fiscale controlla in un secondo momento. Esempi: l’obbligo B2B in Belgio, quello in Germania.
- Modello di «clearance» (controllo preventivo): ogni fattura deve essere trasmessa e validata da una piattaforma pubblica prima di (o mentre) arrivare all’acquirente. Esempi: Italia (SdI), Messico (CFDI), Polonia (KSeF), India (IRP per le imprese rientranti).
- Comunicazione in tempo reale: la fattura viene scambiata tra le parti, ma i dati vengono comunicati all’autorità in tempi brevi. Molti Paesi combinano la comunicazione con uno dei modelli precedenti.
Formati e standard comuni
| Standard / formato | Dove lo incontri |
|---|---|
| EN 16931 | Standard semantico europeo per le fatture elettroniche; base della maggior parte dei formati UE |
| UBL e UN/CEFACT CII | Sintassi XML che implementano la EN 16931 |
| Peppol BIS Billing 3.0 | Formato di fattura sulla rete Peppol (Belgio, Paesi nordici, Paesi Bassi, Singapore, Australia/Nuova Zelanda e altri) |
| XRechnung | Formato tedesco per il settore pubblico (CIUS della EN 16931) |
| ZUGFeRD / Factur-X | PDF + XML ibrido, usato in Germania e Francia |
| FatturaPA | Formato XML italiano per lo SdI |
| CFDI 4.0 | Formato XML messicano |
Italia (SdI)
L’Italia è stato il primo Paese dell’UE con un obbligo generalizzato B2B. Dal 1° gennaio 2019 la maggior parte delle fatture nazionali B2B e B2C deve essere emessa come file XML FatturaPA tramite il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, che le valida e le recapita. La fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione (B2G) è obbligatoria dal 2014–2015. L’obbligo è stato esteso alla maggior parte dei piccoli contribuenti in regime forfettario a partire dal 2024. Le fatture che non transitano dallo SdI sono in genere considerate non emesse.
Per le fatture elettroniche si indica nella fattura il codice destinatario (di 7 caratteri) oppure l’indirizzo PEC del cliente; i file XML si conservano in formato elettronico. Per i dettagli operativi (software, intermediari, casi particolari) rivolgiti al tuo commercialista.
Unione europea: ViDA
Il pacchetto UE VAT in the Digital Age (ViDA) è stato adottato nel 2025. I suoi elementi sulla fatturazione elettronica, in sintesi:
- Gli Stati membri possono ora introdurre obblighi nazionali di fatturazione elettronica B2B senza bisogno di una speciale autorizzazione UE.
- Dal 1° luglio 2030 la fatturazione elettronica e la comunicazione digitale quasi in tempo reale diventano obbligatorie per le operazioni B2B intra-UE, sulla base dello standard europeo (EN 16931).
- Si prevede che i sistemi nazionali di fatturazione elettronica e di comunicazione convergano nei prossimi anni verso il modello UE.
Secondo ViDA, la definizione UE di fattura elettronica è un formato strutturato che ne consente l’elaborazione automatica: un PDF da solo non è sufficiente.
Germania
La Germania ha introdotto per fasi la fatturazione elettronica B2B per le operazioni nazionali tra imprese stabilite in Germania:
- Dal 1° gennaio 2025: tutte le imprese devono poter ricevere fatture elettroniche.
- Fino alla fine del 2026: possono ancora essere emesse fatture cartacee e fatture elettroniche non strutturate (ad es. PDF); il destinatario deve accettare di ricevere PDF.
- Dal 1° gennaio 2027: le imprese con fatturato dell’anno precedente superiore a 800.000 € devono emettere fatture elettroniche.
- Dal 1° gennaio 2028: tutte le imprese devono emettere fatture elettroniche per le vendite B2B nazionali.
I formati accettati comprendono XRechnung e ZUGFeRD (versione 2.0.1 o successiva, esclusi i profili più semplici) oppure altri formati conformi alla EN 16931 se entrambe le parti sono d’accordo. Valgono eccezioni per alcune operazioni, come le fatture di piccolo importo (fino a 250 €) e certi biglietti. Le fatture B2C non sono coperte.
Francia
La riforma francese della fatturazione elettronica B2B è già stata rinviata in passato. Secondo il calendario fissato dalla legge di bilancio 2024:
- Dal 1° settembre 2026: tutte le imprese devono poter ricevere fatture elettroniche, e le grandi e medie imprese devono emetterle.
- Dal 1° settembre 2027: anche le piccole e microimprese devono emettere fatture elettroniche.
Le fatture vengono scambiate tramite piattaforme certificate (piattaforme private autorizzate) e le imprese devono inoltre comunicare («e-reporting») i dati di transazioni e pagamenti per le vendite B2C e internazionali. Consulta le indicazioni ufficiali più recenti sullo stato di avanzamento.
Polonia (KSeF)
Il Sistema nazionale di fatturazione elettronica (KSeF) polacco è una piattaforma di clearance. Come annunciato, l’uso obbligatorio è stato introdotto per fasi nel 2026:
- Dal 1° febbraio 2026: i grandi contribuenti (vendite superiori a 200 milioni di PLN nel 2024) devono emettere le fatture nel KSeF; tutte le imprese devono poterle ricevere.
- Dal 1° aprile 2026: l’obbligo si estende alle altre imprese.
- Fino al 1° gennaio 2027: agevolazioni per le imprese più piccole (con importi mensili fatturati bassi) e un allentamento transitorio di alcune sanzioni.
Ogni fattura riceve un numero KSeF quando viene accettata dal sistema.
Belgio
Il Belgio ha reso obbligatoria la fatturazione elettronica B2B strutturata per le operazioni nazionali tra imprese registrate ai fini IVA dal 1° gennaio 2026, con Peppol BIS come formato predefinito, e ha annunciato la comunicazione in tempo reale a partire dal 2028.
India
La fatturazione elettronica GST indiana richiede che le imprese rientranti registrino ogni fattura B2B su un Invoice Registration Portal (IRP), che restituisce un Invoice Reference Number (IRN) e un codice QR firmato. La soglia di fatturato è stata abbassata per fasi dal 2020 e dal 1° agosto 2023 si applica alle imprese con fatturato annuo complessivo superiore a 5 crore di rupie (₹). Alcuni settori sono esentati. Una fattura che avrebbe dovuto essere registrata e non lo è stata non è considerata una fattura fiscale valida.
Messico (CFDI)
Il Messico ha uno dei sistemi più maturi. Praticamente tutte le fatture devono essere emesse come file XML CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet), validati e sigillati da un fornitore di certificazione autorizzato (PAC) per conto dell’autorità fiscale (SAT). Il CFDI 4.0 è obbligatorio dal 1° aprile 2023. Ogni fattura sigillata riceve un UUID univoco (folio fiscal), e i pagamenti ricevuti dopo la fatturazione sono documentati con un complemento di pagamento.
Taiwan (e-GUI)
Taiwan usa le Government Uniform Invoices (GUI): fatture numerate, i cui intervalli di numeri sono assegnati dall’autorità fiscale per ogni periodo di due mesi. Le GUI elettroniche (e-GUI) sono emesse e caricate sulla piattaforma delle fatture elettroniche del Ministero delle Finanze entro scadenze brevi (ad esempio entro 48 ore per le e-GUI B2C). I consumatori possono archiviarle su un «supporto» (come un codice a barre sul cellulare) e partecipano automaticamente alla nota lotteria delle fatture di Taiwan. I fornitori esteri di servizi elettronici registrati a Taiwan in genere emettono e-GUI cloud ai consumatori.
Altri sistemi rilevanti
- Brasile, Cile, Colombia, Perù e altri Paesi latinoamericani hanno sistemi di clearance consolidati da tempo.
- L’Arabia Saudita ha introdotto per fasi la fatturazione elettronica (FATOORA) da dicembre 2021, con ondate di integrazione in base alla dimensione dell’impresa.
- Singapore, Australia e Nuova Zelanda promuovono la fatturazione elettronica basata su Peppol, finora soprattutto per i fornitori della pubblica amministrazione.
- Il Giappone, con il Sistema delle fatture qualificate (da ottobre 2023), fissa i requisiti delle fatture per i crediti sull’imposta sui consumi, ma non impone fatture elettroniche strutturate.
- La Spagna ha introdotto per legge un obbligo di fatturazione elettronica B2B con attuazione per fasi; verifica il calendario più recente.
Cosa significa per le piccole imprese
- Scopri se un obbligo ti riguarda. Di solito dipende da dove sei stabilito, dove si trova il cliente, se la vendita è B2B, B2G o B2C e, a volte, dal tuo fatturato.
- Verifica i tuoi obblighi di ricezione. In Germania e in Polonia, ad esempio, devi poter ricevere fatture elettroniche prima di essere obbligato a emetterle.
- Scegli uno strumento o un fornitore conforme per le fatture rientranti: software di contabilità, un punto di accesso Peppol o una piattaforma certificata, a seconda del Paese.
- Tieni i dati in ordine. Le fatture elettroniche sono validate automaticamente: partite IVA errate o campi mancanti causano scarti.
- Usa i PDF per ciò per cui vanno bene: vendite B2C, Paesi senza obblighi, molte fatture B2B internazionali, preventivi, ricevute e proforma.
Dove si colloca BillKit
BillKit crea fatture, preventivi e ricevute professionali in PDF nel tuo browser. I PDF restano validi e molto usati dove non è richiesta la fatturazione elettronica strutturata, ad esempio per molte fatture B2B transfrontaliere, la maggior parte delle fatture B2C e i Paesi senza obblighi. Dove un obbligo si applica a un’operazione (come le fatture B2B nazionali in Italia o in Polonia), dovrai emettere quella fattura tramite un sistema di fatturazione elettronica conforme; in quei casi il PDF di BillKit può servire come copia di cortesia. Per il contenuto generale di una fattura, vedi cosa indicare in una fattura e i nostri modelli di fattura per Paese.
Promemoria: tempi e requisiti della fatturazione elettronica cambiano spesso e questa panoramica li semplifica. Non costituisce consulenza legale o fiscale: conferma gli obblighi in vigore con fonti ufficiali o con un consulente fiscale.