Bekerja dengan klien di negara lain membuka pasar yang lebih besar — dan menambah pertanyaan yang tidak pernah muncul pada invoice domestik. Pakai mata uang apa? Apakah memungut PPN? Apakah klien akan memotong pajak? Mengapa $4.000 tiba sebagai $3.955? Panduan ini merangkum jawabannya dan menautkan ke panduan lebih dalam untuk tiap topik.
Aturan pajak internasional rumit dan bergantung pada lokasi Anda dan klien serta apa yang Anda jual. Panduan ini hanyalah informasi umum, bukan nasihat pajak atau hukum.
1. Sepakati hal-hal dasar sebelum invoice pertama
| Pertanyaan | Mengapa penting |
|---|---|
| Badan hukum mana yang ditagih, dan di alamat apa? | Perusahaan multinasional punya banyak entitas; entitas salah = invoice ditolak |
| Mata uang apa? | Menentukan siapa yang menanggung risiko kurs |
| Apakah perlu ID pajak kami, formulir W-8, atau registrasi pemasok? | Banyak perusahaan tidak bisa membayar pemasok yang belum terdaftar |
| Apakah perlu nomor PO di invoice? | Lazim di organisasi besar |
| Apa syarat pembayaran dan jadwal pembayaran mereka? | Pembayaran internasional bisa menambah beberapa hari |
| Apakah wajib e-invoice atau portal pemasok? | Sebagian negara dan perusahaan tidak menerima PDF |
2. Mata uang
Tagih dalam mata uang yang sudah Anda sepakati bersama, dan tampilkan kode ISO (USD, EUR, GBP) di samping jumlah — “$” saja ambigu. Menghargai dalam mata uang klien bisa memenangkan pekerjaan tetapi membuat Anda terpapar fluktuasi kurs; menghargai dalam mata uang Anda memindahkan risiko kepada mereka. Jika Anda terdaftar PPN dan menagih dalam mata uang asing, banyak sistem (termasuk UE dan Inggris) mewajibkan jumlah PPN ditampilkan juga dalam mata uang lokal Anda. Rinciannya: cara membuat invoice dalam mata uang asing.
3. PPN, GST, dan pajak penjualan
Pertanyaan kuncinya adalah di mana penyerahan dikenai pajak — “tempat penyerahan”. Pola umum untuk jasa (aturan untuk barang berbeda):
| Anda… | Klien… | Perlakuan umum (disederhanakan) |
|---|---|---|
| UE, terdaftar PPN | Bisnis di negara UE lain | Tanpa PPN; reverse charge — catat dan tampilkan kedua nomor PPN |
| UE, terdaftar PPN | Bisnis di luar UE | Sering di luar cakupan PPN UE; catat alasannya di invoice |
| UE, terdaftar PPN | Konsumen di negara UE lain | PPN Anda hingga ambang €10.000 se-UE untuk jasa/penjualan jarak jauh tertentu; setelahnya PPN negara pelanggan (sering lewat OSS) |
| Inggris, terdaftar PPN | Bisnis di luar Inggris | Sering di luar cakupan PPN Inggris untuk jasa B2B berdasarkan aturan umum |
| Di luar UE | Bisnis UE | Biasanya tanpa PPN UE di invoice Anda; klien menghitung sendiri lewat reverse charge |
| Di luar UE | Konsumen UE (jasa digital) | Anda mungkin perlu mendaftar dan memungut PPN UE sejak penjualan pertama (OSS non-Uni) |
| Bisnis AS | Klien luar negeri | Tanpa pajak penjualan AS atas sebagian besar jasa yang diekspor; PPN asing mungkin menjadi tanggung jawab klien |
| Indonesia, PKP | Klien bisnis di luar negeri | Ekspor jasa tertentu umumnya dapat dikenai PPN tarif 0% dengan syarat tertentu; konfirmasikan kepada konsultan pajak atau DJP |
Pengecualiannya banyak — jasa yang berkaitan dengan tanah, acara, transportasi, dan jasa digital kepada konsumen mengikuti aturan khusus. Lihat cara memungut PPN di invoice dan, untuk sisi AS, pajak penjualan pada invoice.
4. Pajak penahanan (withholding tax)
Sebagian negara mewajibkan klien menahan pajak penghasilan dari pembayaran kepada penyedia jasa asing dan menyetorkannya ke otoritas pajaknya — sehingga Anda menerima lebih kecil dari total invoice. Perjanjian pajak antara kedua negara dapat mengurangi atau menghapusnya, biasanya jika Anda menyerahkan surat keterangan domisili pajak atau formulir tertentu sebelumnya.
- Klien AS biasanya meminta kontraktor non-AS mengisi Form W-8BEN (perorangan) atau W-8BEN-E (badan) untuk mendokumentasikan status asing dan klaim perjanjian pajak.
- Negara seperti India, Meksiko, Brasil, dan Filipina, antara lain, menerapkan penahanan pajak atas pembayaran jasa lintas negara tertentu.
- Bagi penyedia di Indonesia, tanyakan juga perlakuan surat keterangan domisili (SKD) dan ketentuan perjanjian penghindaran pajak berganda yang berlaku — konfirmasikan kepada konsultan pajak.
Tanyakan sejak awal, dan putuskan di kontrak apakah harga Anda bersih atau kotor dari pajak penahanan.
5. Menerima pembayaran lintas negara
- Berikan rincian internasional yang lengkap: IBAN (jika ada), BIC/SWIFT, nama dan alamat bank; untuk AS, nomor rekening dan ABA routing number.
- Minta klien membayar dengan kode biaya OUR jika Anda membutuhkan jumlah penuh, atau masukkan biaya ke dalam harga Anda.
- Pertimbangkan rekening multi-mata uang yang memberi rincian lokal dalam mata uang klien — lebih murah dan cepat bagi mereka untuk membayar.
- Tautan pembayaran kartu atau online praktis untuk klien yang lebih kecil; periksa biaya konversi dan pemrosesan.
6. Bahasa, tanggal, dan format
- Bahasa: bahasa Inggris diterima luas untuk invoice B2B, tetapi beberapa negara mewajibkan invoice untuk keperluan PPN lokal dalam bahasa resmi, atau terjemahan jika diminta.
- Tanggal: tulis bulan dengan huruf (“3 Nov 2026”) —
03/11/2026berarti Maret bagi pembaca Amerika. - Angka:
1.250,00dan1,250.00bermakna sama di negara berbeda; memakai kode mata uang menghindari kebingungan. - Alamat: sertakan negara dan kode pos sesuai format klien.
7. E-invoicing dan portal
Semakin banyak negara mewajibkan e-invoice terstruktur untuk penjualan B2B domestik (Italia, Polandia, Belgia, dengan Jerman dan Prancis menyusul bertahap), dan klien besar sering mewajibkan unggahan ke portal pemasok. Sebagai pemasok asing, Anda mungkin berada di luar kewajiban domestik, tetapi sistem klien Anda mungkin tetap menuntut format tertentu. Lihat apa itu e-invoice.
8. Menjual barang ke luar negeri
Mengirim produk fisik menambah dokumen kepabeanan: commercial invoice dengan kode HS, negara asal, Incoterms, dan berat, plus packing list dan dokumen angkutan. Lihat commercial invoice untuk ekspor dan proforma invoice.
Contoh: freelancer di Indonesia menagih perusahaan AS
| Kolom | Contoh |
|---|---|
| Klien | Lumen Software Inc., 500 Market St, San Francisco, CA, USA |
| Mata uang | USD |
| Jasa | Jasa desain produk, Oktober 2026 — 32 jam × USD 85 |
| Total | USD 2.720,00 |
| PPN | Perlakuan PPN atas ekspor jasa dicatat sesuai aturan yang berlaku (konfirmasikan, bergantung status PKP Anda) |
| Pembayaran | Lewat rekening multi-mata uang dalam USD; biaya: OUR |
| Dokumen | Klien menyimpan W-8BEN |
(Hanya ilustrasi — konfirmasikan redaksi pasti yang disyaratkan aturan setempat.)
Daftar periksa
- Badan hukum, alamat, dan ID pajak klien yang benar
- Mata uang disepakati; kode ISO ditampilkan
- Perlakuan PPN/GST ditentukan dan dicatat di invoice
- Nomor PPN/NPWP Anda (dan milik klien untuk reverse charge)
- Jumlah PPN dalam mata uang lokal bila diwajibkan
- Pajak penahanan dibahas; formulir (mis. W-8BEN) diberikan
- Rincian bank internasional dan instruksi biaya
- Tanggal ditulis tanpa ambiguitas
- Nomor PO / ID pemasok / persyaratan portal terpenuhi
Persyaratan invoice per negara dirangkum dalam template invoice per negara kami — misalnya Jerman, Inggris Raya, dan Amerika Serikat. Setelah siap, atur mata uang dan pajaknya di generator invoice.