Lavorare con clienti all’estero significa spesso fatturare in una valuta diversa dalla propria. Questo solleva domande pratiche: quale valuta usare, bisogna indicare un tasso di cambio, come si gestisce l’IVA e perché hai ricevuto meno di quanto hai fatturato? Questa guida risponde con degli esempi.
Si può fatturare in valuta estera?
Nella maggior parte dei Paesi sì. In genere puoi emettere fatture in qualsiasi valuta concordata con il cliente. Le principali eccezioni riguardano l’aspetto fiscale: nei sistemi IVA come quelli dell’UE e del Regno Unito puoi fatturare in valuta estera, ma l’importo dell’IVA deve essere indicato anche nella tua valuta locale (ne parliamo più sotto). Alcuni Paesi limitano anche le valute in cui possono essere regolate le operazioni nazionali, quindi verifica le norme locali se fatturi a clienti nazionali in valuta estera.
Scegliere la valuta
| Opzione | Vantaggi | Svantaggi |
|---|---|---|
| La tua valuta | Sai esattamente cosa riceverai; nessun rischio di cambio per te | Il rischio ricade sul cliente, che può trovarla meno comoda; puoi perdere affari |
| La valuta del cliente | Più facile da approvare e da pagare per il cliente; competitivo | Il tuo reddito oscilla con il tasso di cambio |
| Una terza valuta principale (USD, EUR) | Comune nel commercio internazionale; ampiamente accettata | Entrambe le parti possono avere costi di conversione |
Alcune regole pratiche:
- Concorda la valuta nel contratto o nel preventivo, non per la prima volta in fattura.
- Se fai i prezzi nella valuta del cliente, prevedi un margine per le oscillazioni del cambio e le commissioni di conversione nei progetti più lunghi.
- Per contratti lunghi o importanti, valuta una clausola sul tasso di cambio, ad esempio i prezzi vengono rivisti se il tasso si muove di oltre il 5%.
Come indicare la valuta in fattura
L’ambiguità costa denaro. «$» può indicare dollari statunitensi, canadesi, australiani, di Singapore o molti altri. Usa il codice di tre lettere ISO 4217 almeno una volta, preferibilmente accanto al totale:
2.400,00 USDoppureUS$ 2.400,001.850,00 EUR(in molti Paesi europei la virgola indica i decimali e il punto le migliaia)3.000,00 GBP250.000 JPY(senza decimali)
Indica la valuta su ogni colonna di importi, oppure una volta sola in un’intestazione ben visibile («Tutti gli importi in EUR»).
IVA e valute estere
UE
Secondo la direttiva IVA dell’UE, una fattura può essere emessa in qualsiasi valuta, ma l’IVA dovuta deve essere espressa nella valuta nazionale dello Stato membro in cui è dovuta (ad esempio zloty polacchi, corone svedesi o corone ceche per l’IVA locale in quei Paesi). La conversione usa il tasso più recente sul mercato dei cambi più rappresentativo, e gli Stati membri possono consentire l’ultimo tasso della Banca centrale europea. Le imprese dell’area euro, come quelle italiane, che fatturano ad esempio in USD indicano l’IVA in EUR.
Regno Unito
Se sei registrato ai fini IVA nel Regno Unito e fatturi in valuta estera, la fattura deve riportare l’IVA totale in sterline. L’HMRC accetta diversi metodi di conversione, tra cui il tasso di mercato al momento dell’operazione e i tassi per periodo pubblicati dall’HMRC, applicati in modo coerente.
Inversione contabile ed esportazioni
Quando non si addebita l’IVA (ad esempio con l’inversione contabile o per un’esportazione), non c’è alcun importo di IVA da convertire, ma ti serve comunque il controvalore in valuta locale della vendita per la dichiarazione IVA e per la contabilità.
Esempio: fornitore polacco registrato ai fini IVA che fattura in EUR
| Descrizione | Importo |
|---|---|
| Sviluppo software, ottobre 2026 | 5.000,00 EUR |
| IVA 23% | 1.150,00 EUR |
| Totale da pagare | 6.150,00 EUR |
| IVA in PLN al tasso di 4,2500 PLN/EUR (fonte: NBP, 27 ott 2026) | 4.887,50 PLN |
(Il tasso di cambio indicato è solo illustrativo. Usa il tasso e la fonte richiesti dalle norme del tuo Paese: in Polonia, ad esempio, le norme fanno riferimento ai tassi della Banca nazionale di Polonia.)
Farsi pagare: commissioni bancarie e metodi di pagamento
I bonifici bancari internazionali possono arrivare ridotti a causa delle commissioni delle banche intermediarie. Con i bonifici SWIFT è chi invia a scegliere chi paga le commissioni:
| Codice | Chi paga le commissioni | Cosa ricevi |
|---|---|---|
| OUR | Chi invia paga tutte le commissioni | Di solito l’importo pieno |
| SHA | Condivise: ciascuno paga le commissioni della propria banca | Spesso leggermente meno di quanto fatturato |
| BEN | Il beneficiario (tu) paga tutte le commissioni | Meno di quanto fatturato |
Per tutelarti:
- Indica in fattura: «Si prega di pagare in EUR con spese tipo OUR, oppure di assicurarsi che l’intero importo della fattura sia ricevuto.»
- Fornisci coordinate bancarie locali nella valuta del cliente se hai un conto multivaluta: il cliente può così pagare con un bonifico nazionale, più economico e veloce.
- Per i pagamenti SEPA in euro nell’area SEPA le commissioni sono in genere condivise e i bonifici di solito costano poco.
- I fornitori di pagamenti con carta e online rendono facili i pagamenti dall’estero, ma applicano commissioni di conversione ed elaborazione: verifica il costo totale.
Includi IBAN e codici BIC/SWIFT per i bonifici internazionali; i clienti statunitensi possono avere bisogno anche dell’indirizzo della tua banca, e i conti statunitensi si pagano con numero di conto e routing number ABA.
Differenze di cambio nella contabilità
Se fatturi in valuta estera, l’importo che ricevi nella tua valuta di solito differirà da quello registrato alla data della fattura. Questa differenza è un utile o una perdita su cambi realizzati.
Esempio: un freelance italiano fattura 2.000 USD il 1° ottobre con un tasso di 1,10 USD/EUR, registrati come 1.818,18 €. Il cliente paga il 31 ottobre con un tasso di 1,13; la banca converte 2.000 USD in 1.769,91 € (prima delle commissioni). La differenza di 48,27 € è una perdita su cambi in contabilità. La fattura non cambia, e il cliente doveva (e ha pagato) comunque 2.000 USD.
Come registrarla esattamente dipende dal tuo metodo contabile e dal Paese: chiedi al tuo commercialista se fatturi regolarmente in valuta estera.
Lista di controllo per le fatture in valuta estera
- Valuta concordata per iscritto prima di fatturare
- Codice ISO della valuta indicato accanto al totale
- Formato dei numeri chiaro (separatori dei decimali e delle migliaia)
- IVA indicata nella valuta locale, con l’aliquota e la fonte del tasso, dove richiesto
- Trattamento IVA corretto (nazionale, inversione contabile, esportazione) annotato
- Dati di pagamento internazionali (IBAN, BIC/SWIFT o coordinate locali nella valuta del cliente)
- Istruzione sulle spese bancarie (ad es. OUR) se ti aspetti l’importo pieno
- Tasso di cambio alla data della fattura registrato per la contabilità
Farlo con BillKit
Il generatore di fatture BillKit supporta un’ampia gamma di valute mondiali e formatta gli importi per la valuta selezionata. Scegli la valuta del cliente, aggiungi le tue coordinate bancarie internazionali e usa il campo note per l’IVA in valuta locale e la fonte del tasso di cambio quando le tue norme lo richiedono. Per gli ordini di esportazione occasionali in cui l’acquirente ha bisogno di documenti prima di pagare, inizia con una fattura proforma.
Le norme su valute, IVA e contabilità variano da Paese a Paese. Questa guida contiene informazioni di carattere generale e non costituisce consulenza legale, fiscale o contabile.