Gli Stati Uniti non hanno un’IVA nazionale né un’imposta federale sulle vendite. La sales tax è stabilita dai singoli Stati, e spesso anche da contee, città e distretti speciali. Per questo la sales tax statunitense è molto diversa dall’IVA: se applicarla, in che misura e su cosa dipende da dove si trovano tu e il tuo cliente e da cosa vendi. Questa guida spiega i concetti chiave e come indicare correttamente la sales tax in fattura, ad esempio se fatturi a clienti statunitensi dall’Italia o vendi negli USA.
Le regole sulla sales tax sono diverse in ogni Stato e cambiano con regolarità. Questa guida contiene informazioni generali, non consulenza fiscale o legale. Consulta il dipartimento delle entrate del tuo Stato o un professionista fiscale.
Sales tax e IVA in un minuto
| Sales tax USA | IVA (UE, Regno Unito e altri) | |
|---|---|---|
| Chi la stabilisce | Stati ed enti locali | Governo nazionale |
| Quando si applica | In genere solo sulla vendita finale al dettaglio | In ogni fase della catena di fornitura |
| Acquisti aziendali | Esenti se acquistati per la rivendita (con un certificato) | Le imprese pagano l’IVA e la detraggono |
| Servizi | Spesso esenti, ma varia da Stato a Stato | In genere imponibili |
| Aliquota | Aliquota combinata Stato + locale, da 0% a oltre il 10% | Un’aliquota ordinaria nazionale (più aliquote ridotte) |
Passaggio 1: hai il nexus?
Devi riscuotere la sales tax solo in uno Stato in cui hai il nexus, cioè un collegamento sufficiente con quello Stato. Ci sono due tipi principali:
- Nexus fisico: un ufficio, dipendenti, scorte (anche in un magazzino di terzi) o altra presenza fisica nello Stato.
- Nexus economico: dalla sentenza della Corte Suprema del 2018 South Dakota v. Wayfair, gli Stati possono imporre ai venditori di altri Stati di riscuotere l’imposta quando le loro vendite nello Stato superano una soglia. Molti Stati usano 100.000 $ di vendite annue; alcuni una cifra più alta, e alcuni contano anche il numero di transazioni (spesso 200). Le soglie e ciò che vi rientra variano.
Cinque Stati non hanno una sales tax statale: Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire e Oregon, anche se alcune località dell’Alaska applicano imposte locali sulle vendite.
Se hai il nexus in uno Stato, di solito devi registrarti per ottenere un permesso per la sales tax prima di riscuotere l’imposta. Riscuotere l’imposta senza permesso non è consentito.
Passaggio 2: ciò che vendi è imponibile?
- I beni materiali sono imponibili nella maggior parte degli Stati, con esenzioni che variano: alimentari, farmaci con prescrizione e abbigliamento sono esempi comuni di articoli esenti o con aliquota ridotta in alcuni Stati.
- I servizi spesso non sono imponibili, ma molti Stati tassano servizi specifici (ad esempio riparazioni, installazione, pulizie, telecomunicazioni o alcuni servizi alla persona) e alcuni Stati tassano un’ampia gamma di servizi.
- I prodotti digitali e il SaaS sono trattati in modo molto diverso da Stato a Stato: imponibili in alcuni (come New York e Washington), parzialmente imponibili in altri ed esenti in molti.
- Le transazioni miste, ad esempio un servizio che comprende materiali tangibili, possono rendere imponibile l’intero addebito in alcuni Stati, a meno che non si indichino separatamente le varie parti.
Consiglio pratico: dettaglia su righe separate le parti imponibili e non imponibili. Spesso è ciò che permette di applicare l’imposta solo sulla parte imponibile.
Passaggio 3: quale aliquota si applica?
La maggior parte degli Stati usa il criterio di destinazione: l’aliquota è quella combinata del luogo in cui il cliente riceve i beni o il servizio. Una minoranza di Stati usa il criterio di origine per i venditori interni allo Stato (in base alla sede del venditore) e alcuni hanno regole ibride.
L’aliquota combinata è l’aliquota statale più le eventuali aliquote di contea, città e distretto. Ad esempio, l’aliquota combinata di New York City è 8,875% (4% statale + 4,5% cittadina + 0,375% del Metropolitan Commuter Transportation District). Due indirizzi nello stesso codice postale possono avere aliquote diverse, perciò usa lo strumento di ricerca delle aliquote del tuo Stato o un software fiscale invece di tirare a indovinare.
Passaggio 4: verifica le esenzioni
Alcuni clienti non pagano la sales tax su certi acquisti:
- I rivenditori che acquistano beni da rivendere: ti forniscono un certificato di rivendita.
- Gli enti esenti, come certe organizzazioni benefiche, scuole ed enti pubblici, con un certificato di esenzione.
- I produttori che acquistano determinati materiali o attrezzature, a seconda dello Stato.
Raccogli e conserva un certificato valido per ogni vendita esente. Se subisci un controllo e non riesci a produrlo, potresti dover versare tu stesso l’imposta non riscossa.
Come indicare la sales tax in fattura
Molti Stati richiedono che la sales tax sia indicata separatamente in fattura o nella ricevuta, ed è buona prassi ovunque. Indica:
- Il subtotale imponibile (e le righe non imponibili separatamente)
- L’aliquota e/o la giurisdizione
- L’importo della sales tax
- Il totale
Esempio: voci imponibili e non imponibili
Ipotizza un cliente in una località con aliquota combinata dell’8,25% (Stato + contea + città), dove i beni e le spese di consegna del venditore sono imponibili e il servizio di consulenza no:
| Descrizione | Q.tà | Prezzo unitario | Importo | Imponibile |
|---|---|---|---|---|
| Sedia da ufficio | 4 | 250,00 $ | 1.000,00 $ | Sì |
| Consegna | 1 | 120,00 $ | 120,00 $ | Sì |
| Consulenza sull’ambiente di lavoro | 3 ore | 100,00 $ | 300,00 $ | No |
| Subtotale imponibile | 1.120,00 $ | |||
| Sales tax (8,25%) | 92,40 $ | |||
| Subtotale non imponibile | 300,00 $ | |||
| Totale da pagare | 1.512,40 $ |
Se consegna, installazione o consulenza siano imponibili dipende dallo Stato e da come sono strutturati gli addebiti. Molti Stati tassano le spese di consegna sui beni imponibili; alcuni tassano certi servizi di progettazione o consulenza. Considera questo esempio solo come un’indicazione di impaginazione.
Per le vendite esenti
Indica 0,00 $ di imposta e annota il motivo: «Esente: certificato di rivendita in archivio» oppure «Ente esente da imposta, certificato n. 12345 in archivio.»
Riscossione, dichiarazione e versamento
La sales tax riscossa non è denaro tuo: la trattieni per conto dello Stato. Dovrai:
- Presentare le dichiarazioni secondo la cadenza assegnata dal tuo Stato (mensile, trimestrale o annuale, di solito in base al volume).
- Versare l’imposta riscossa, per giurisdizione dove richiesto.
- Presentare la dichiarazione anche nei periodi senza vendite, se il tuo Stato lo richiede.
Vendite tramite marketplace
Se vendi tramite un marketplace come Amazon o Etsy, le leggi sul marketplace facilitator in quasi tutti gli Stati con sales tax rendono il marketplace responsabile della riscossione e del versamento dell’imposta su quelle vendite. Le tue vendite dirette (ad esempio le fatture che invii tu stesso) restano di tua responsabilità.
Use tax
Se acquisti per la tua attività articoli imponibili da un venditore che non ha applicato la sales tax, potresti dovere la use tax al tuo Stato. È l’immagine speculare della sales tax e viene spesso trascurata.
Errori comuni
- Applicare l’imposta in uno Stato in cui non sei registrato.
- Applicare la propria aliquota locale ai clienti di altre giurisdizioni quando lo Stato è basato sulla destinazione.
- Dare per scontato che i servizi non siano mai imponibili.
- Mettere voci imponibili e non imponibili in un’unica riga.
- Non conservare i certificati di esenzione.
- Ignorare il nexus economico man mano che le vendite online crescono.
Freelance e imprese di servizi
Se vendi solo servizi, potresti non dover riscuotere affatto la sales tax, ma controlla l’elenco dei servizi imponibili del tuo Stato. A parte questo, i clienti statunitensi di solito chiedono ai freelance un modulo W-9 e possono emettere un modulo 1099 ai fini della dichiarazione dei redditi. Sono questioni di imposta sul reddito e non compaiono in fattura. Vedi come fatturare da freelance.
Impostarla in BillKit
Nel generatore di fatture imposta il nome dell’imposta su «Sales tax», inserisci l’aliquota combinata del luogo del tuo cliente e usa le note per annotare eventuali esenzioni. Se alcune righe non sono imponibili, indicalo chiaramente, oppure emetti fatture separate per le voci imponibili e non imponibili se per i tuoi registri è più semplice. Se vendi anche a livello internazionale, confronta con come funziona l’IVA in fattura.
Promemoria: le regole sulla sales tax variano da Stato a Stato e da località a località e cambiano spesso. Usa le risorse ufficiali del tuo Stato o un professionista fiscale per confermare cosa si applica a te.