Quando le merci attraversano un confine, la fattura commerciale è il documento che le autorità doganali usano per identificare cosa viene spedito, quanto vale e da dove proviene. È la base per dazi e imposte all’importazione, statistiche commerciali e controlli sulle esportazioni. Gli errori sono tra i motivi più frequenti per cui le spedizioni vengono trattenute, ritardate o rideterminate. Questa guida spiega cosa deve contenere e come si collega agli altri documenti di export.
I requisiti doganali variano per Paese, prodotto e modalità di trasporto e cambiano nel tempo. Questa guida contiene informazioni generali, non consulenza doganale, legale o fiscale. Per le merci regolamentate, rivolgiti a uno spedizioniere doganale.
Fattura commerciale e altre fatture
| Documento | Scopo | Quando |
|---|---|---|
| Fattura proforma | Conto preliminare perché l’acquirente possa pagare, ottenere una licenza o aprire una lettera di credito | Prima della spedizione |
| Fattura commerciale | Supporto alla dichiarazione doganale; le effettive condizioni di vendita | Alla spedizione |
| Fattura fiscale (IVA) | La tua registrazione contabile e fiscale nazionale | Alla cessione, a volte lo stesso documento della fattura commerciale |
| Packing list | Contenuto di ogni collo, pesi e dimensioni | Alla spedizione |
In molti casi la fattura commerciale funge anche da fattura di vendita, purché rispetti le regole nazionali di fatturazione (ad es. numerazione, diciture IVA per le esportazioni non imponibili). In Italia la fattura di vendita segue di norma le regole della fatturazione elettronica: verifica con il tuo commercialista come gestire il documento per la dogana.
Cosa indicare
| Campo | Note |
|---|---|
| Titolo «Commercial Invoice», numero e data | Usa la tua numerazione abituale se funge anche da fattura di vendita |
| Esportatore / venditore | Nome, indirizzo, telefono, codice fiscale; in UE/UK, il tuo numero EORI |
| Importatore / acquirente | Nome, indirizzo, contatto e il loro codice fiscale/importatore dove richiesto |
| Destinatario | Se diverso dall’acquirente (ad es. un magazzino) |
| Regola Incoterms® e luogo | ad es. «FCA Faenza, Incoterms® 2020»: stabilisce chi paga e sostiene il rischio di trasporto, assicurazione e dazi |
| Descrizione dettagliata delle merci | Linguaggio chiaro e specifico: materiale, uso, modello; non solo «ricambi» o «campioni» |
| Codice HS / tariffario | Almeno il codice del Sistema Armonizzato a 6 cifre; molti Paesi usano 8–10 cifre |
| Paese di origine | Dove le merci sono state prodotte, secondo le regole di origine; non da dove sono partite |
| Quantità e unità di misura | Pezzi, kg, litri, ecc. |
| Prezzo unitario e valore totale | Valore di transazione delle merci |
| Valuta | Codice ISO, ad es. EUR, USD |
| Spedizione, assicurazione, altri costi | Indicati separatamente dove applicabile |
| Peso netto e lordo, numero di colli | Devono coincidere con la packing list e i documenti di trasporto |
| Condizioni di pagamento | ad es. «50% anticipato, 50% contro documenti» |
| Motivo dell’esportazione | Vendita, campione, riparazione, reso, regalo |
| Licenza di esportazione / riferimenti di controllo | Se le merci li richiedono |
| Dichiarazione e firma | ad es. «Dichiaro che le informazioni sono veritiere e corrette», con nome, qualifica e data |
Esempio
| Campo | Valore |
|---|---|
| Fattura commerciale | CI-2026-0031 · 3 nov 2026 |
| Esportatore | Ceramica Rossi S.r.l., Faenza, Italia · P.IVA IT… · EORI IT… |
| Acquirente / destinatario | Harbor Home Goods Inc., Portland, OR, USA |
| Incoterms | FCA Faenza (Incoterms® 2020) |
| Origine | Italia |
| Colli | 2 bancali · lordo 640 kg · netto 590 kg |
| Descrizione | Codice HS | Q.tà | Prezzo unitario | Totale |
|---|---|---|---|---|
| Piatti piani in ceramica (gres), 27 cm, smaltati a mano | 6912.00 | 400 | EUR 14,50 | EUR 5.800,00 |
| Ciotole in ceramica (gres), 16 cm, smaltate a mano | 6912.00 | 300 | EUR 11,00 | EUR 3.300,00 |
| Totale (EUR) | EUR 9.100,00 |
Esportazione dall’UE: IVA 0% (esportazione non imponibile; dicitura secondo la normativa italiana). Motivo dell’esportazione: vendita. Pagamento: 50% anticipato incassato, saldo prima della spedizione. (A titolo illustrativo; identificativi troncati.)
Compilare bene i campi chiave
Codici HS
Il Sistema Armonizzato classifica i prodotti ai fini doganali in tutto il mondo a livello di 6 cifre; i Paesi aggiungono cifre per le proprie tariffe. Il codice giusto determina le aliquote dei dazi e se servono licenze. Cercalo nello strumento tariffario del Paese di destinazione, chiedilo allo spedizioniere dell’acquirente o richiedi un parere vincolante per i prodotti importanti. Non tirare a indovinare e non usare un codice solo perché ha un dazio più basso.
Valore
La dogana valuta in genere le merci al valore di transazione: il prezzo effettivamente pagato o da pagare, rettificato per certi costi a seconda del Paese (ad esempio se noli e assicurazione internazionali sono inclusi). Sottovalutare per ridurre i dazi dell’acquirente è illegale ed è un motivo frequente di sequestri e sanzioni. Per i campioni gratuiti, indica un valore realistico e «Nessun valore commerciale — solo a fini doganali».
Incoterms
La regola Incoterms® dice a tutti chi organizza e paga ogni tratta del trasporto, chi assicura e dove passa il rischio. Scelte comuni: EXW, FCA, FOB (mare), CIF (mare), DAP, DDP. Assicurati che la regola in fattura corrisponda a contratto e preventivo.
Paese di origine
L’origine è il luogo in cui le merci sono state interamente ottenute o hanno subito l’ultima trasformazione sostanziale; le regole possono essere tecniche. Per richiedere il dazio preferenziale previsto da un accordo commerciale serve di solito una dichiarazione o un certificato di origine a parte.
Altri documenti che accompagnano la fattura
- Packing list: contenuto collo per collo, pesi e dimensioni
- Documento di trasporto: polizza di carico (mare), lettera di vettura aerea (aereo) o CMR (strada)
- Dichiarazione di esportazione: ad esempio negli USA l’Electronic Export Information viene presentata in AES per la maggior parte delle spedizioni di valore superiore a 2.500 $ per numero Schedule B o che richiedono una licenza; nell’UE la dichiarazione di esportazione si presenta per via telematica
- Certificato di origine: quando richiesto dall’acquirente, dalla sua dogana o da un accordo commerciale
- Licenze o permessi: per le merci controllate (ad es. beni a duplice uso, prodotti chimici, alimenti, piante)
Errori comuni
- Descrizioni vaghe («regali», «ricambi», «campioni»)
- Codici HS mancanti o sbagliati
- Valori che non coincidono con i pagamenti registrati
- Pesi che non coincidono con la packing list o la lettera di vettura
- Incoterms mancanti o incoerenti con il contratto
- Nessuna valuta, o «$» senza specificare di quale dollaro
- Dimenticare la firma quando la destinazione la richiede
Per piccoli venditori e corrieri
Se spedisci con corrieri espressi, di norma ti chiederanno una fattura commerciale (spesso generata nel loro portale) per ogni spedizione soggetta a dazi. Valgono le stesse regole: descrizione chiara, codice HS, origine, valore e valuta. Conserva le copie insieme alle prove di esportazione: nei Paesi con IVA, la prova dell’esportazione è ciò che sostiene la non imponibilità della vendita.
Puoi preparare il contenuto della fattura nel generatore di fatture: aggiungi codici HS e origine nelle descrizioni delle voci, e Incoterms, pesi e dichiarazione nelle note; oppure parti da una proforma se l’acquirente ha bisogno di documenti prima di pagare. Per l’IVA sulle esportazioni, vedi come addebitare l’IVA in fattura.