Factuur maken: stappenplan met voorbeeld

Een factuur is een formeel verzoek tot betaling. Ze laat je klant weten wat hij heeft afgenomen, hoeveel hij verschuldigd is, wanneer het geld binnen moet zijn en hoe hij kan betalen. Een duidelijke factuur wordt sneller betaald, doorstaat de controle van je boekhouder en beschermt je als er ooit een geschil ontstaat.

Deze gids loopt stap voor stap door het maken van een factuur vanaf een leeg vel, met aan het eind een uitgewerkt voorbeeld. Vul je liever een formulier in, dan volgt de gratis factuurgenerator precies dezelfde opbouw en krijg je aan het eind een pdf.

Wat een factuur moet doen

Voordat we naar velden en opmaak gaan, is het handig te weten wat een goede factuur eigenlijk bereikt. Iedereen, dus je klant, hun crediteurenadministratie, je boekhouder of een belastinginspecteur, moet vijf vragen kunnen beantwoorden zonder jou te mailen:

1. Wie factureert wie? (verkoper en koper, met bedrijfsgegevens)
2. Wat is er geleverd? (goederen of diensten, aantallen, prijzen)
3. Wanneer is het geleverd en wanneer is het gefactureerd?
4. Hoeveel is er verschuldigd, inclusief eventuele btw?
5. Hoe en vóór wanneer moet er worden betaald?

Elke stap hieronder dient een van deze vragen.

Stap 1: zet je bedrijfsgegevens bovenaan

Begin met je eigen gegevens, meestal linksboven of rechtsboven:

• Je bedrijfsnaam of handelsnaam (en je eigen naam als die afwijkt; een eenmanszaak die onder de naam “Blauwe Varen Ontwerp” werkt, zet meestal ook de eigen naam erbij)
• Postadres
• E-mailadres en telefoonnummer
• Je btw-identificatienummer als je dat hebt (btw-id; in andere landen bijvoorbeeld VAT-, GST- of ABN-nummer)
• Je KvK-nummer (in België het ondernemingsnummer), als je een ingeschreven onderneming hebt
• Je logo, als je er een hebt: optioneel, maar het maakt het document meteen herkenbaar

Stap 2: voeg de gegevens van de klant toe

Direct onder of tegenover je eigen gegevens zet je aan wie de factuur is gericht:

• De juridische bedrijfsnaam van de klant (niet alleen de contactpersoon)
• Het factuuradres
• Een contactpersoon of afdeling (“Crediteurenadministratie”) als de klant daar om vraagt
• Het btw-nummer van de klant, als je een bedrijf factureert in een situatie waarin dat verplicht is. Bij btw-verlegging binnen de EU moet bijvoorbeeld het btw-nummer van de koper op de factuur staan

Tip: vraag nieuwe klanten voordat je de eerste factuur verstuurt naar hun exacte factuurgegevens. Een groot bedrijf kan een factuur weigeren die aan de verkeerde juridische entiteit is gericht of waarop een inkoopordernummer ontbreekt.

Stap 3: geef de factuur een duidelijk kenmerk en een uniek nummer

Zet het woord “Factuur” prominent bovenaan. Gebruikt het land waarin je werkt een andere term, zoals “Tax Invoice” in Australië, Nieuw-Zeeland en India, hanteer dan die term.

Geef de factuur daarna een factuurnummer. Factuurnummers moeten uniek zijn en bij voorkeur doorlopend: de meeste belastingdiensten verwachten een reeks zonder gaten. Een eenvoudig en robuust formaat is 2026-0001, 2026-0002, enzovoort. In onze gids over factuurnummering lees je meer over formaten, meerdere reeksen en wat je doet als je een nummer overslaat of annuleert.

Stap 4: voeg de datums toe

De meeste facturen hebben minimaal twee datums nodig:

Weet je niet zeker welke voorwaarden je moet kiezen? Lees dan betaalvoorwaarden uitgelegd.

Stap 5: zet de goederen of diensten op regels

Dit is het hart van de factuur. Elke regel bevat:

• Omschrijving: specifiek genoeg dat iemand die er niet bij was het begrijpt. “Websitewerk” is zwak; “Herontwerp homepage: 3 lay-outconcepten + 2 revisierondes” is sterk.
• Aantal: uren, dagen, stuks, woorden, of simpelweg 1 voor een post met een vaste prijs
• Prijs per eenheid: het tarief per eenheid, exclusief btw
• Regeltotaal: aantal × prijs per eenheid

Groepeer verwant werk, maar stop niet alles in één vage regel. Gedetailleerde regels beantwoorden vragen voordat ze worden gesteld, en vragen zijn de meest voorkomende reden dat een factuur onbetaald blijft liggen.

Stap 6: bereken subtotaal, kortingen, btw en totaal

Werk van de factuurregels naar beneden:

1. Subtotaal: de som van alle regeltotalen
2. Korting: indien van toepassing, als aparte negatieve regel zodat die zichtbaar is
3. Btw: berekend over het belaste bedrag en weergegeven met het tarief (bijvoorbeeld “btw 21%”)
4. Verzendkosten of andere kosten, indien van toepassing
5. Totaal te betalen: het bedrag dat de klant moet betalen, met duidelijke vermelding van de valuta

Ben je niet btw-plichtig, bereken dan geen btw. In veel landen moeten kleine ondernemers zonder btw-registratie op de factuur uitleggen waarom er geen btw wordt gerekend (bijvoorbeeld met een vermelding van de kleineondernemersregeling). Meer details vind je in hoe je btw op facturen berekent en sales tax op Amerikaanse facturen.

Stap 7: leg uit hoe er betaald moet worden

Maak het je klant makkelijk om je te betalen:

• Bankgegevens (naam rekeninghouder, IBAN, bij internationale betalingen ook BIC/SWIFT)
• Een betaallink of geaccepteerde betaalmethoden, zoals iDEAL of creditcard, indien van toepassing
• De betalingsreferentie die de klant moet gebruiken, normaal gesproken het factuurnummer
• Wie de bankkosten betaalt bij internationale betalingen, indien relevant

Stap 8: voeg voorwaarden en opmerkingen toe

De voettekst is de plek voor:

• Betaalvoorwaarden (“Betaling binnen 14 dagen na factuurdatum”)
• Voorwaarden bij te late betaling, als je contract of de wet die toestaat (rente of een vast bedrag)
• Verplichte wettelijke vermeldingen (bijvoorbeeld “btw verlegd” of de tekst bij een btw-vrijstelling)
• Een kort bedankje: het kost niets en leest prettig

Stap 9: controleer, sla op als pdf en verstuur

Loop vóór het versturen deze checklist door:

• Juridische naam en adres van de klant kloppen
• Factuurnummer is uniek en sluit aan op het vorige
• Datums kloppen en de vervaldatum is expliciet
• Elke regel heeft aantal, prijs per eenheid en regeltotaal, en de som klopt
• Btw-tarief en -bedrag kloppen (of de reden voor het ontbreken van btw staat erop)
• De valuta is vermeld
• Betaalgegevens zijn volledig en correct
• Een inkoopordernummer of referentie waar de klant om vroeg, staat erop

Verstuur facturen als pdf, niet als bewerkbaar document: dat ziet er professioneel uit, print consistent en kan niet per ongeluk worden gewijzigd. Geef het bestand een bruikbare naam, zoals 2026-0042_BlauweVarenOntwerp.pdf, en stuur het naar de persoon of het adres dat verantwoordelijk is voor de betaling, niet alleen naar je vaste aanspreekpunt.

Uitgewerkt voorbeeld

Hieronder staat een complete factuur van een btw-plichtige ontwerper in Nederland aan een Nederlandse klant:

Voettekst: “Gelieve het bedrag over te maken naar NL00 BANK 0123 4567 89 t.n.v. Blauwe Varen Ontwerp, onder vermelding van factuurnummer 2026-0042. Bedankt voor je opdracht.”

(De bank- en belastinggegevens hierboven zijn fictief.)

Veelgemaakte fouten

• Vage omschrijvingen. Ze roepen vragen op en vertragen de betaling.
• Geen vervaldatum. “Te betalen bij ontvangst” wordt vaak opgevat als “wanneer het uitkomt”. Noem een datum.
• Nummers hergebruiken of overslaan zonder registratie. Dat zorgt voor hoofdpijn bij een controle.
• Btw rekenen waarvoor je niet geregistreerd bent, of btw vergeten die je wel moet rekenen.
• Een factuur wijzigen nadat je hem hebt verstuurd. Als er iets niet klopte, geef dan een creditnota en een gecorrigeerde factuur uit in plaats van de oorspronkelijke stilzwijgend aan te passen.
• De factuur naar de verkeerde persoon sturen. Vraag wie aan de kant van de klant de facturen verwerkt.

Factuur, offerte en kwitantie

Een factuur stuur je na het werk (of bij afgesproken mijlpalen) en vraagt om betaling. Een offerte stuur je vooraf en stelt een prijs voor; een kwitantie stuur je na betaling en bevestigt dat het geld is ontvangen. Heb je een van die twee nodig, gebruik dan de offertegenerator of de kwitantiegenerator en lees in factuur of kwitantie wat de verschillen zijn.

Factuureisen verschillen per land, vooral voor btw-plichtige bedrijven. Deze gids behandelt breed gebruikte goede praktijken en is geen juridisch of fiscaal advies. Controleer de regels in jouw land of raadpleeg een boekhouder. Onze factuursjablonen per land vatten veelvoorkomende lokale eisen samen.