Sales tax op facturen in de VS: praktische gids

De Verenigde Staten kennen geen nationale btw of federale omzetbelasting. In plaats daarvan wordt de omzetbelasting (sales tax) vastgesteld door de staten, en vaak ook door counties, steden en bijzondere districten. Daardoor verschilt Amerikaanse sales tax sterk van btw: of je haar rekent, hoeveel en waarover, hangt af van waar jij en je klant zijn en wat je verkoopt. Deze gids legt de belangrijkste begrippen uit en laat zien hoe je sales tax correct op een factuur zet. Dit is vooral relevant als je als Nederlands of Belgisch bedrijf zaken doet met Amerikaanse klanten of in de VS bent gevestigd.

De regels voor sales tax verschillen per staat en veranderen regelmatig. Deze gids is algemene informatie, geen fiscaal of juridisch advies. Raadpleeg het Department of Revenue van je staat of een belastingadviseur.

Sales tax versus btw in één minuut

Stap 1: Heb je nexus?

Je hoeft alleen sales tax te innen in een staat waar je nexus hebt: een voldoende band met die staat. Er zijn twee hoofdtypen:

• Fysieke nexus: een kantoor, werknemers, voorraad (ook in het magazijn van een derde) of andere fysieke aanwezigheid in de staat.
• Economische nexus: sinds de uitspraak van het Supreme Court uit 2018 in South Dakota v. Wayfair kunnen staten verkopers van buiten de staat verplichten belasting te innen zodra hun verkopen aan die staat een drempel overschrijden. Veel staten hanteren $ 100.000 jaaromzet; sommige een hoger bedrag, en sommige tellen ook het aantal transacties (vaak 200). Drempels en wat daarbij meetelt verschillen.

Vijf staten kennen geen staatsbrede sales tax: Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire en Oregon, al heffen sommige plaatsen in Alaska wel lokale sales tax.

Heb je nexus in een staat, dan moet je je doorgaans registreren voor een sales-taxvergunning voordat je belasting int. Belasting innen zonder vergunning is niet toegestaan.

Stap 2: Is wat je verkoopt belast?

• Fysieke goederen zijn in de meeste staten belast, met vrijstellingen die verschillen: levensmiddelen, receptgeneesmiddelen en kleding zijn in sommige staten veelvoorkomende voorbeelden van vrijgestelde of verlaagd belaste artikelen.
• Diensten zijn vaak niet belast, maar veel staten belasten specifieke diensten (bijvoorbeeld reparatie, installatie, schoonmaak, telecom of sommige persoonlijke diensten), en een paar staten belasten een brede reeks diensten.
• Digitale producten en SaaS worden per staat heel verschillend behandeld: in sommige staten belast (zoals New York en Washington), in andere gedeeltelijk belast en in veel staten vrijgesteld.
• Gemengde transacties, bijvoorbeeld een dienst inclusief fysiek materiaal, kunnen in sommige staten de hele rekening belastbaar maken, tenzij je de onderdelen apart specificeert.

Praktische tip: specificeer belaste en onbelaste onderdelen op aparte factuurregels. Vaak kun je daardoor alleen over het belaste deel belasting rekenen.

Stap 3: Welk tarief geldt?

De meeste staten gebruiken bestemmingsgebonden bepaling: het tarief is het gecombineerde tarief op de plek waar de klant de goederen of dienst ontvangt. Een minderheid van de staten gebruikt voor verkopers binnen de staat oorsprongsgebonden bepaling (op basis van de locatie van de verkoper), en sommige hebben gemengde regels.

Het gecombineerde tarief is het staatstarief plus eventuele county-, stads- en districtstarieven. In New York City is het gecombineerde tarief bijvoorbeeld 8,875% (4% staat + 4,5% stad + 0,375% Metropolitan Commuter Transportation District). Twee adressen met dezelfde postcode kunnen verschillende tarieven hebben, dus gebruik de tariefzoeker van je staat of belastingsoftware in plaats van te gokken.

Stap 4: Controleer op vrijstellingen

Sommige klanten betalen voor bepaalde aankopen geen sales tax:

• Wederverkopers die goederen kopen om door te verkopen, geven je een wederverkoopcertificaat (resale certificate).
• Vrijgestelde organisaties, zoals bepaalde goede doelen, scholen en overheidsinstanties, met een vrijstellingscertificaat.
• Fabrikanten die bepaalde materialen of apparatuur kopen, afhankelijk van de staat.

Verzamel en bewaar voor elke vrijgestelde verkoop een geldig certificaat. Als je wordt gecontroleerd en het niet kunt overleggen, ben je mogelijk zelf de niet-geïnde belasting verschuldigd.

Hoe toon je sales tax op een factuur?

Veel staten eisen dat sales tax apart wordt vermeld op de factuur of kwitantie, en overal is dat goede praktijk. Toon:

• Het belaste subtotaal (en onbelaste regels apart)
• Het belastingtarief en/of de jurisdictie
• Het bedrag aan sales tax
• Het totaal

Voorbeeld: gemengde belaste en onbelaste artikelen

Stel dat een klant woont op een plek met een gecombineerd tarief van 8,25% (staat + county + stad), waar de goederen en de bezorgkosten van de verkoper belast zijn en de adviesdienst niet:

Of bezorging, installatie of advies belast is, hangt af van de staat en van hoe de kosten zijn opgebouwd. Veel staten belasten bezorgkosten bij belaste goederen; sommige belasten bepaalde ontwerp- of adviesdiensten. Beschouw dit puur als een voorbeeld van de opmaak.

Bij vrijgestelde verkopen

Toon $ 0,00 belasting en noteer de reden: “Exempt — resale certificate on file” of “Tax-exempt organisation, certificate #12345 on file.”

Innen, aangifte doen en afdragen

Geïnde sales tax is niet jouw geld: je houdt haar vast namens de staat. Je moet:

1. Aangifte doen volgens het schema dat je staat toewijst (maandelijks, per kwartaal of jaarlijks, meestal op basis van het volume).
2. De geïnde belasting afdragen, waar nodig per jurisdictie.
3. Aangifte doen ook in periodes zonder verkopen, als je staat dat eist.

Verkopen via marktplaatsen

Verkoop je via een marktplaats zoals Amazon of Etsy, dan maken marketplace facilitator-wetten in vrijwel elke staat met sales tax de marktplaats verantwoordelijk voor het innen en afdragen van belasting op die verkopen. Je directe verkopen (bijvoorbeeld facturen die je zelf verstuurt) blijven je eigen verantwoordelijkheid.

Use tax

Koop je belaste artikelen voor je bedrijf bij een verkoper die geen sales tax heeft gerekend, dan ben je mogelijk use tax verschuldigd aan je staat. Dat is het spiegelbeeld van sales tax en wordt vaak over het hoofd gezien.

Veelgemaakte fouten

• Belasting rekenen in een staat waar je niet bent geregistreerd.
• Je eigen lokale tarief toepassen op klanten in andere jurisdicties terwijl de staat bestemmingsgebonden is.
• Aannemen dat diensten nooit belast zijn.
• Belaste en onbelaste artikelen op één regel zetten.
• Vrijstellingscertificaten niet bewaren.
• Economische nexus negeren naarmate je online verkopen groeien.

Freelancers en dienstverleners

Verkoop je alleen diensten, dan hoef je misschien helemaal geen sales tax te innen, maar controleer de lijst met belaste diensten van je staat. Los daarvan vragen Amerikaanse klanten freelancers doorgaans om een Form W-9 en geven ze mogelijk een 1099-formulier uit voor de rapportage van inkomstenbelasting. Dat zijn kwesties van inkomstenbelasting en staan niet op de factuur zelf. Zie factureren als zzp’er of freelancer.

Instellen in BillKit

Stel in de factuurgenerator de belastingnaam in op “Sales tax”, voer het gecombineerde tarief voor de locatie van je klant in en gebruik de opmerkingen om een vrijstelling vast te leggen. Zijn sommige regels niet belast, vermeld dat dan duidelijk, of geef aparte facturen uit voor belaste en onbelaste artikelen als dat voor je administratie eenvoudiger is. Verkoop je ook internationaal, vergelijk dan met hoe btw op facturen werkt.

Let op: de regels voor sales tax verschillen per staat en plaats en veranderen vaak. Gebruik de officiële bronnen van je staat of een belastingadviseur om te bevestigen wat voor jou geldt.