Factuurnummering: regels, formaten en voorbeelden

Elke factuur heeft een nummer nodig, en dat nummer doet meer werk dan het lijkt. Het laat jou en je klant naar een specifieke rekening verwijzen, koppelt betalingen aan facturen en maakt in btw-stelsels deel uit van het controlespoor dat belastingdiensten nalopen. Een rommelige nummering is een van de makkelijkste dingen om vanaf dag één goed te doen en een van de vervelendste om later te ontwarren.

De basisregels

In de meeste landen en belastingstelsels moeten factuurnummers:

1. Uniek zijn: geen twee facturen mogen hetzelfde nummer delen. Dit is een wettelijke eis voor btw-facturen in de EU en het VK.
2. Doorlopend zijn: nummers volgen een logische, ononderbroken reeks. De EU-regels omschrijven het als een volgnummer “op basis van een of meer reeksen, dat de factuur uniek identificeert”.
3. Zonder gaten zijn, voor zover mogelijk: gaten roepen vragen op. Wordt een nummer overgeslagen of vervalt het, houd dan vast waarom.
4. Nooit hergebruikt worden: ook als een factuur wordt geannuleerd, blijft haar nummer “gebruikt”.

De regels schrijven meestal geen formaat voor. 1, 2, 3 is geldig. 2026-0001 ook. Wat telt, is consistentie en uniciteit.

Populaire factuurnummerformaten

Aanbevolen standaard: JJJJ-NNNN, bijvoorbeeld 2026-0001, of met voorvoegsel F-JJJJ-NNNN. Het sorteert goed, toont in één oogopslag het jaar, heeft ruimte voor 9.999 facturen per jaar en het voorvoegsel maakt duidelijk om welk soort document het gaat.

Opvullen met nullen

Vul de teller aan met voorloopnullen (0047 in plaats van 47), zodat bestanden en spreadsheets in de juiste volgorde sorteren. Kies een breedte die ruim boven je verwachte jaarvolume ligt.

Moet de teller elk jaar opnieuw beginnen?

Veel bedrijven beginnen op 1 januari opnieuw bij 0001 met een nieuw jaarvoorvoegsel: 2026-0001, 2027-0001. Doordat het jaar deel uitmaakt van het nummer, blijft elke factuur uniek. Dit wordt breed geaccepteerd (het is bijvoorbeeld gangbaar in Duitsland, Frankrijk, Spanje en Italië), maar als jouw lokale regels of je boekhouder liever één doorlopende reeks hebben, tel dan gewoon door.

Meerdere reeksen gebruiken

Je mag meestal meer dan één reeks gebruiken, zolang elke reeks doorlopend is en elk nummer uniek is over alles wat je uitgeeft. Veelvoorkomende redenen:

• Verschillende documenttypen: facturen F-, creditnota’s CN-, proforma’s PF-, kwitanties K-, offertes O-
• Verschillende bedrijfsonderdelen of locaties: AMS-2026-001, RTM-2026-001
• Verschillende verkoopkanalen: webshop versus B2B-facturen

Houd offertes en proforma’s buiten je factuurreeks. Het zijn geen facturen en als je ze als facturen nummert, ontstaan er gaten wanneer sommige nooit worden omgezet. Zie proformafactuur en offerte, prijsindicatie en factuur.

Creditnota’s krijgen vaak een eigen reeks (CN-2026-0001), al staan sommige landen toe dat ze de factuurreeks delen. Zie creditnota’s en terugbetalingen.

Wat te doen als er iets misgaat

Je hebt een fout gemaakt op een factuur die je al hebt verstuurd

Wijzig het origineel niet en stuur het niet opnieuw onder hetzelfde nummer. Doe in plaats daarvan het volgende:

1. Geef een creditnota uit die het origineel (geheel of gedeeltelijk) annuleert, met verwijzing naar het nummer.
2. Geef een nieuwe factuur uit met het volgende nummer in je reeks.

Zo blijft je administratie consistent en is dat wat controleurs verwachten.

Je hebt een factuur gemaakt maar nooit verstuurd

Als er een factuurnummer is gegenereerd maar de factuur nooit aan iemand is uitgegeven, markeer haar dan in je administratie als “VERVALLEN” met een korte reden (“Per ongeluk dubbel aangemaakt, niet verstuurd”). Bewaar de vervallen kopie. Hergebruik het nummer niet.

Je hebt een nummer overgeslagen

Het gebeurt: een typefout, een softwarefout. Raak niet in paniek en vul het gat niet op met een latere factuur. Schrijf een korte notitie in je administratie die het gat verklaart. Eén verklaard gat is geen probleem; onverklaarde, herhaalde gaten kunnen dat wel zijn.

Je gebruikte een inconsistent systeem

Begin met een schoon formaat vanaf een duidelijk omslagpunt (bijvoorbeeld het begin van een nieuwe maand of een nieuw boekjaar) en noteer de wijziging in je administratie: “Vanaf 1 november 2026 gebruiken facturen het formaat JJJJ-NNNN, doorgaand vanaf 0213.”

Nummering bij een overstap naar andere tools

Stap je over van een spreadsheet naar software (of tussen tools), zet dan de reeks voort waar je was gebleven. In de factuurgenerator van BillKit typ je het factuurnummer zelf, dus controleer je laatste nummer voordat je een nieuwe maakt en houd naast je pdf’s een eenvoudig register bij van uitgegeven nummers.

E-facturatiesystemen en nummercontrole

In landen met verplichte e-facturatie of realtime rapportage kan de nummering deels door het systeem worden gestuurd:

• Taiwan wijst bedrijven per periode van twee maanden uniforme factuurnummers toe (een reeks van twee letters plus acht cijfers).
• De CFDI in Mexico kent elke factuur bij het stempelen een uniek folio fiscal (UUID) toe, naast je eigen reeks en folio.
• Italië, Polen en andere landen geven elke e-factuur een systeemidentificatie wanneer ze door het overheidsplatform gaat, terwijl je zelf je eigen doorlopende nummer behoudt.

Zie wat is een e-factuur voor een overzicht.

Voorbeeld van een nummeringsplan voor een klein bedrijf

Schrijf dit plan één keer op, deel het met iedereen die namens jou documenten uitgeeft en je hoeft er niet meer over na te denken.

Snelle checklist

• Elk factuurnummer is uniek
• Nummers volgen een of meer duidelijke, doorlopende reeksen
• Offertes en proforma’s gebruiken hun eigen reeks
• Correcties gaan via creditnota’s, niet via wijzigingen
• Vervallen of overgeslagen nummers worden met een reden vastgelegd
• De teller is opgevuld met nullen voor de sortering
• Je houdt een register (of softwarelogboek) bij van alle uitgegeven nummers

Voor de volledige lijst velden die naast het factuurnummer staan, zie wat moet er op een factuur staan.

Nummeringseisen verschillen per land, vooral bij e-facturatie en fiscale systemen. Dit is algemene richtlijn, geen juridisch of fiscaal advies.