Come fare una fattura: guida passo passo con esempio

Una fattura è una richiesta formale di pagamento. Dice al cliente cosa ha acquistato, quanto deve, entro quando e come pagare. Una fattura chiara viene pagata prima, regge al controllo del commercialista e ti tutela in caso di contestazione.

Questa guida ti accompagna nella compilazione di una fattura partendo da zero, passo dopo passo, con un esempio pratico in fondo. Se preferisci compilare un modulo, il generatore di fatture gratuito segue esattamente la stessa struttura e ti dà un PDF al termine.

A cosa serve una fattura

Prima di entrare nei campi e nell’impaginazione, conviene sapere cosa deve ottenere una buona fattura. Deve permettere a chiunque (il tuo cliente, il suo ufficio amministrativo, il tuo commercialista o un ispettore fiscale) di rispondere a cinque domande senza doverti scrivere:

1. Chi fattura a chi? (venditore e acquirente, con i dati legali)
2. Cosa è stato fornito? (beni o servizi, quantità, prezzi)
3. Quando è stato fornito e quando è stato fatturato?
4. Quanto è dovuto, imposte comprese?
5. Come e entro quando va pagato?

Ogni passaggio che segue risponde a una di queste domande.

Passaggio 1: inserisci i dati della tua attività in alto

Inizia con le tue informazioni, di solito nell’angolo in alto a sinistra o a destra:

• Ragione sociale o nome e cognome (se lavori con il tuo nome, ad esempio come libero professionista o ditta individuale, indica quello)
• Indirizzo della sede
• E-mail e telefono
• Partita IVA e codice fiscale
• Dati di iscrizione al registro delle imprese (REA), se sei una società e le regole locali lo richiedono
• Il tuo logo, se ce l’hai: è facoltativo, ma rende il documento subito riconoscibile

Passaggio 2: aggiungi i dati del cliente

Subito sotto o di fronte ai tuoi dati, indica a chi è intestata la fattura:

• La ragione sociale del cliente (non solo il nome del referente)
• L’indirizzo di fatturazione
• Il nome di un referente o di un ufficio («Ufficio amministrazione») se lo ha richiesto
• La sua partita IVA e il codice fiscale, se fatturi a un’impresa: per le fatture elettroniche vanno indicati anche il codice destinatario o l’indirizzo PEC. Per le operazioni intra-UE in inversione contabile deve comparire la partita IVA dell’acquirente

Consiglio: chiedi ai nuovi clienti i dati di fatturazione esatti prima di inviare la prima fattura. Un’azienda strutturata può rifiutare una fattura intestata alla persona giuridica sbagliata o priva del numero d’ordine (PO).

Passaggio 3: indica chiaramente il tipo di documento e assegna un numero univoco

Scrivi «Fattura» in modo ben visibile in alto. Poi assegna il numero di fattura. I numeri devono essere univoci e progressivi: la maggior parte delle autorità fiscali si aspetta una serie senza interruzioni. Un formato semplice e solido è 2026/001, 2026/002 e così via. La nostra guida alla numerazione delle fatture spiega i formati, le serie multiple e cosa fare se salti o annulli un numero.

Passaggio 4: aggiungi le date

La maggior parte delle fatture richiede almeno due date:

Se non sei sicuro di quali termini usare, leggi i termini di pagamento spiegati.

Passaggio 5: elenca beni e servizi come voci di dettaglio

È il cuore della fattura. Ogni riga dovrebbe avere:

• Descrizione: abbastanza specifica da essere compresa da chi non era presente. «Lavori sul sito» è debole; «Restyling della home page: 3 proposte di layout + 2 giri di revisioni» è efficace.
• Quantità: ore, giorni, unità, parole, oppure semplicemente 1 per una voce a prezzo fisso
• Prezzo unitario: la tariffa per unità, al netto delle imposte
• Totale riga: quantità × prezzo unitario

Raggruppa i lavori affini, ma non ridurre tutto a un’unica riga generica. Le righe dettagliate rispondono alle domande prima che vengano poste, e le domande sono il motivo più comune per cui una fattura resta non pagata.

Passaggio 6: calcola imponibile, sconti, imposte e totale

Procedi dall’alto verso il basso partendo dalle voci:

1. Imponibile: la somma di tutti i totali di riga
2. Sconto: se presente, mostrato come riga negativa separata, in modo che sia visibile
3. IVA: calcolata sull’importo imponibile e indicata con la sua aliquota (ad esempio «IVA 22%»)
4. Spese di spedizione o altri addebiti, se previsti
5. Totale da pagare: l’importo che il cliente deve versare, con la valuta ben indicata

Se non applichi l’IVA (ad esempio perché sei in regime forfettario o per un’operazione esente), non addebitarla e indica in fattura il motivo con il riferimento normativo corretto. Se l’importo è soggetto all’imposta di bollo, ricordati di indicarla. Vedi come addebitare l’IVA in fattura e l’imposta sulle vendite nelle fatture USA per i dettagli.

Passaggio 7: spiega come pagare

Rendi il pagamento semplicissimo:

• Coordinate per il bonifico (intestatario, IBAN, BIC/SWIFT)
• Eventuale link di pagamento o carta/PayPal accettati
• La causale da usare, normalmente il numero di fattura
• Chi sostiene le commissioni sui pagamenti internazionali, se rilevante

Passaggio 8: aggiungi condizioni e note

Il piè di pagina è il posto giusto per:

• Le condizioni di pagamento («Pagamento entro 14 giorni dalla data fattura»)
• Le condizioni per i ritardi, se il contratto o la legge locale lo consentono (interessi o importo fisso)
• Le diciture richieste dalla legge (ad es. «inversione contabile», riferimenti a esenzioni o regimi particolari)
• Un breve ringraziamento: non costa nulla e fa una buona impressione

Passaggio 9: controlla, salva in PDF e invia

Prima di inviare, ripassa questa lista di controllo:

• Ragione sociale e indirizzo del cliente sono corretti
• Il numero di fattura è univoco e segue l’ultimo emesso
• Le date sono corrette e la scadenza è esplicita
• Ogni riga ha quantità, prezzo unitario e totale riga, e i calcoli tornano
• Aliquota e importo dell’IVA sono corretti (oppure è indicato il motivo dell’assenza di IVA)
• La valuta è indicata
• I dati per il pagamento sono completi e corretti
• È riportato l’eventuale numero d’ordine o riferimento richiesto dal cliente

Invia le fatture in PDF, non in un formato modificabile: ha un aspetto professionale, si stampa sempre allo stesso modo e non può essere modificato per errore. Dai al file un nome utile, ad esempio 2026-042_VerdiDesign.pdf, e invialo alla persona o all’indirizzo che si occupa dei pagamenti, non solo al tuo referente abituale.

Attenzione alla fatturazione elettronica in Italia. Tra operatori con partita IVA, le fatture nazionali devono in genere essere emesse in formato elettronico XML (FatturaPA) e trasmesse tramite il Sistema di Interscambio (SDI). In questi casi il PDF che crei con BillKit non sostituisce la fattura elettronica: puoi usarlo come copia di cortesia, per i preventivi e per le ricevute, o per i clienti esteri secondo le regole del loro Paese. Verifica con il tuo commercialista quale software usare per la trasmissione.

Esempio pratico

Ecco una fattura completa di una grafica con sede a Milano, con partita IVA ordinaria, che fattura a un cliente italiano:

Piè di pagina: «Pagamento tramite bonifico bancario a favore di Anna Verdi Design, IBAN IT00 X000 0000 0000 0000 0000 000, causale: fattura 2026/042. Grazie per aver scelto i nostri servizi.»

(Le coordinate bancarie e i numeri fiscali qui sopra sono segnaposto.)

Errori comuni da evitare

• Descrizioni vaghe. Fanno nascere domande e ritardano il pagamento.
• Nessuna scadenza. «Pagamento alla ricezione» viene spesso inteso come «quando capita». Indica una data.
• Riutilizzare o saltare i numeri senza tenerne traccia. Crea problemi in caso di controlli.
• Addebitare imposte che non devi applicare, oppure dimenticare quelle che sei tenuto ad addebitare.
• Modificare una fattura dopo averla inviata. Se qualcosa era sbagliato, emetti una nota di credito e una fattura corretta invece di cambiare in silenzio l’originale.
• Inviarla alla persona sbagliata. Chiedi chi si occupa di registrare le fatture presso il cliente.

Fattura, preventivo e ricevuta

La fattura si invia dopo (o a tappe concordate) il lavoro, per chiedere il pagamento. Il preventivo si invia prima, per proporre un prezzo; la ricevuta si invia dopo il pagamento, per confermare di averlo ricevuto. Se ti serve uno di questi documenti, usa il generatore di preventivi o il generatore di ricevute e consulta fattura e ricevuta per capire le differenze.

I requisiti delle fatture variano da Paese a Paese, soprattutto per le imprese registrate ai fini IVA. Questa guida illustra le buone pratiche più diffuse e non costituisce consulenza legale o fiscale: verifica le norme locali o rivolgiti a un commercialista. I nostri modelli di fattura per Paese riassumono i requisiti locali più comuni.