請款單（Invoice）是向客戶正式請求付款的文件。它會告訴客戶買了什麼、應付多少錢、何時到期，以及怎麼付款。一張清楚的請款單能讓你更快收到款項、經得起會計師檢視，萬一日後有爭議，也能保護你。
這份指南會從一張白紙開始，一步一步教你寫出請款單，最後附上完整範例。如果你比較想直接填表，免費請款單產生器採用完全相同的結構，填好後就能下載 PDF。
台灣讀者注意：在台灣，「請款單」是向客戶請求付款的文件，並不等同於政府規定的統一發票。已登記的營業人仍須依規定開立統一發票（目前多數為電子發票）。請款單可以在收款前先寄給客戶，用來說明應付金額與付款方式。
請款單要做到什麼
在講欄位與版面之前，先了解一張好的請款單到底要達成什麼。它應該讓任何人 — 你的客戶、對方的應付帳款人員、你的會計師，或稅務人員 — 不必再寫信問你，就能回答這五個問題：
- 誰向誰請款？（賣方與買方，附上法定資料）
- 什麼內容？（貨物或服務、數量、價格）
- 何時提供，又是何時開立請款單？
- 總共應付多少，包含稅額？
- 如何、在何時前付款？
以下每個步驟，都是在回答其中一個問題。
步驟 1：在頂端寫上你的公司資料
先寫你自己的資訊，通常放在左上角或右上角：
- 公司或商號名稱（若與法定名稱不同，也請一併列出 — 例如以「藍蕨設計」為商號的個人接案者，通常也應列出本人姓名）
- 通訊地址
- 電子郵件與電話
- 若已登記，請附上稅籍資料（如統一編號、VAT 號碼、GST 號碼、ABN、EIN 等，視實際情況而定）
- 若為登記公司且當地規定要求，附上公司登記編號
- 如果有 Logo，也可以放上 — 非必要，但能讓文件一眼就被認出
步驟 2：加入客戶資料
在你的資料下方或對側，寫出請款單的收件對象：
- 客戶的法定公司名稱（不要只寫聯絡人姓名）
- 帳單地址
- 若對方有指定，附上聯絡人姓名或部門（例如「應付帳款」）
- 若你向企業開立請款單且制度要求，附上對方的稅籍編號（如統一編號）— 例如歐盟境內的反向課稅請款單必須載明買方的 VAT 號碼
**小提醒：**第一次寄請款單前，先向新客戶確認正確的帳單資料。大公司可能因為抬頭寫錯法人、或缺少採購單（PO）號碼，而退回請款單。
步驟 3：清楚標示文件名稱，並給予唯一編號
在頂端顯眼處寫上「請款單」（Invoice）。如果是在使用「Tax Invoice」這個詞的國家（如澳洲、紐西蘭、印度等）開立的稅務請款單，請標示為「Tax Invoice」。
接著為請款單編號。編號必須唯一，而且最好連號 — 多數稅務機關都期待看到不中斷的序列。簡單又穩當的格式是 INV-2026-0001、INV-2026-0002，依此類推。我們的請款單編號指南介紹了各種格式、多組編號系列，以及跳號或作廢時該怎麼處理。
步驟 4：加上日期
多數請款單至少需要兩個日期：
| 日期 | 意義 |
|---|---|
| 請款單日期（開立日期） | 你開立請款單的那一天。付款期限通常從這天起算。 |
| 付款期限 | 款項必須到帳的日期。直接寫出日期（例如「付款期限：2026 年 11 月 27 日」）比只寫「Net 30」更清楚。 |
| 供應日期（若不同） | 貨物交付或服務完成的日期。在許多國家，若與請款單日期不同，VAT 請款單必須載明。 |
如果你不確定該用什麼付款條件，請閱讀付款條件詳解。
步驟 5：以明細列出貨物或服務
這是請款單的核心。每一行應包含：
- 說明 — 要具體到沒有參與討論的人也看得懂。「網站工作」太籠統；「首頁改版 — 3 組版面提案＋2 次修改」就很清楚。
- 數量 — 小時、天數、件數、字數；固定價格的項目則填 1
- 單價 — 每單位的價格，未稅
- 小計 — 數量 × 單價
可以把相關的工作歸成一組，但不要全部擠進一行含糊的描述。詳細的明細能在對方發問之前就先回答問題，而「有疑問」正是請款單遲遲沒被處理的最常見原因。
步驟 6：計算小計、折扣、營業稅與總額
從明細往下計算：
- 小計 — 所有明細小計的總和
- 折扣 — 若有，請以獨立的負數行列出，讓人看得到
- 稅額 — VAT、GST、銷售稅或營業稅，依應稅金額計算，並標明稅率（例如「營業稅 5%」）
- 運費或其他費用（若有）
- 應付總額 — 客戶應支付的金額，並清楚標示幣別
如果你沒有登記 VAT／GST，就不要收取。許多國家要求未登記的小型業者，在請款單上註明為何不收稅（例如小規模免稅的聲明）。細節請見如何在請款單上收取 VAT與美國請款單的銷售稅。
步驟 7：說明如何付款
讓對方付款越輕鬆越好：
- 銀行轉帳資訊（戶名、銀行與分行、帳號；國際匯款另加 IBAN、BIC/SWIFT 或 routing number）
- 若可接受信用卡或 PayPal，附上付款連結或說明
- 客戶應填寫的匯款備註 — 通常是請款單編號
- 國際匯款時，由誰負擔匯款手續費（如有必要）
步驟 8：加入條款與備註
頁尾適合放：
- 付款條件（「請於請款單日期起 14 天內付款」）
- 逾期付款條款，前提是合約或當地法律允許（利息或固定費用）
- 法律要求的聲明（例如「反向課稅」說明、免稅用語）
- 一句簡短的感謝 — 不花成本，讀起來也舒服
步驟 9：檢查、存成 PDF 並寄出
寄出前，請對照這份檢查清單：
- 客戶的法定名稱與地址正確
- 請款單編號唯一，且接續上一張
- 日期正確，付款期限寫成明確的日期
- 每一行都有數量、單價與小計，且計算無誤
- 稅率與稅額正確（或已說明為何不收稅）
- 已標示幣別
- 付款資訊完整且正確
- 已附上客戶要求的採購單號或參考編號
請以 PDF 寄出請款單，而不是可編輯的文件 — 看起來專業、列印結果一致，也不會被誤改。檔名也請取得有意義，例如 INV-2026-0042_藍蕨設計.pdf，並寄給負責付款的人或信箱，而不只是日常聯絡的窗口。
完整範例
以下是一位已登記營業稅的台北設計師，向台灣客戶開立的完整請款單：
| 欄位 | 範例 |
|---|---|
| 開立方 | 藍蕨設計有限公司，台北市中山區民生東路 12 號 · 統一編號 12345678 |
| 請款對象 | 北風咖啡股份有限公司，台中市西區五權路 5 號 · 統一編號 87654321 |
| 請款單編號 | INV-2026-0042 |
| 請款單日期 | 2026 年 10 月 28 日 |
| 付款期限 | 2026 年 11 月 27 日（30 天） |
| 採購單號 | NW-PO-7781 |
| 品名／說明 | 數量 | 單價 | 小計 |
|---|---|---|---|
| 品牌識別：Logo 提案＋2 次修改 | 1 | NT$36,000 | NT$36,000 |
| 包裝標籤設計（3 款商品） | 3 | NT$7,500 | NT$22,500 |
| 印刷檔案整理（小時） | 4 | NT$1,800 | NT$7,200 |
| 小計 | NT$65,700 | ||
| 營業稅 5% | NT$3,285 | ||
| 應付總額（TWD） | NT$68,985 |
頁尾：「請以銀行轉帳匯款至藍蕨設計有限公司，匯款備註請填寫 INV-2026-0042。感謝您的惠顧。」
（以上的銀行帳號與稅籍編號皆為示意用的假資料。）
常見錯誤
- **說明太籠統。**這會引來疑問並拖慢付款。
- 沒有付款期限。「收到後付款」常被理解成「什麼時候都可以」。請寫出日期。
- **重複使用或跳號卻沒有紀錄。**這會讓稽核很頭痛。
- 收取你並未登記的稅款，或是忘了收取你應收的稅款。
- **寄出後又修改請款單。**如果內容有誤，請開立折讓單／貸項通知單與更正後的請款單，不要悄悄改動原件。
- **寄給錯的人。**請先問清楚客戶那邊由誰處理請款單。
請款單、報價單與收據
請款單是在工作完成後（或協議的階段性成果完成後）寄出，用來請求付款。報價單是在事前寄出，提出價格；收據是在收款後寄出，確認款項已收到。如果你需要的是後兩者，請使用報價單產生器或收據產生器，並參考請款單與收據的差別。
各國的請款單規定不盡相同，特別是已登記 VAT／GST 的業者。本指南涵蓋的是廣泛通用的良好做法，並非法律或稅務建議 — 請查詢當地規定，或諮詢會計師。我們的各國請款單範本整理了常見的當地規定。