Fouten gebeuren: een verkeerde prijs, een geretourneerd artikel, een geannuleerde bestelling, een korting die achteraf is afgesproken. Is een factuur eenmaal verstuurd, dan is aanpassen vrijwel nooit de juiste oplossing. In plaats daarvan geef je een creditnota uit (in de VS een credit memo genoemd). Deze gids legt uit wanneer je er een nodig hebt, wat erop moet staan en wat het betekent voor belasting en terugbetalingen.
Wat is een creditnota?
Een creditnota is een document van de verkoper dat het verschuldigde bedrag van een eerdere factuur verlaagt of annuleert. Het is in feite een negatieve factuur: hij verwijst naar het origineel, vermeldt wat er wordt gecrediteerd en waarom, en corrigeert de belasting dienovereenkomstig.
| Factuur | Creditnota | |
|---|---|---|
| Effect | Klant is jou geld verschuldigd | Verlaagt wat de klant verschuldigd is (of wat jij terug moet betalen) |
| Bedragen | Positief | Getoond als tegoed (vaak negatieve waarden) |
| Verwijst naar | Offerte / inkooporder | Het oorspronkelijke factuurnummer |
| Belasting | Berekent btw | Draait de bijbehorende belasting terug |
| Nummering | Factuurreeks | Creditnotareeks (of de factuurreeks, waar toegestaan) |
Waarom de factuur niet gewoon aanpassen?
Een uitgegeven factuur maakt deel uit van je boekhouding, en van die van je klant. Mogelijk heeft die hem al verwerkt, goedgekeurd of de btw erop teruggevraagd. Pas je hem aan en verstuur je hem opnieuw onder hetzelfde nummer, dan sluiten de twee administraties niet meer op elkaar aan en ziet een controleur een stilzwijgend gewijzigde factuur. In btw-stelsels worden correcties doorgaans verwacht via een document dat naar de oorspronkelijke factuur verwijst. Dat is precies wat een creditnota doet.
Vuistregel: is een factuur nog aan niemand verstuurd, dan kun je hem nog corrigeren (of vernietigen en vastleggen waarom). Is hij eenmaal verstuurd, corrigeer hem dan met een creditnota.
Wanneer geef je een creditnota uit?
- Prijs- of aantalfout: je hebt te veel in rekening gebracht.
- Geretourneerde goederen: de klant heeft alle of een deel van de artikelen teruggestuurd.
- Geannuleerde bestelling of dienst: het werk ging na het factureren niet door.
- Korting of coulance achteraf: je bent overeengekomen de prijs te verlagen.
- Beschadigde goederen of problemen met de dienst: gedeeltelijke creditering als compensatie.
- Verkeerde klantgegevens: bijvoorbeeld een factuur gericht aan de verkeerde juridische entiteit. Crediteer de oorspronkelijke factuur volledig en geef een nieuwe uit aan de juiste entiteit.
- Verkeerde btw-behandeling: bijvoorbeeld btw berekend terwijl verlegging van toepassing was.
Heb je te weinig gefactureerd, dan geef je meestal een aanvullende factuur uit (of in sommige landen een debetnota) voor het verschil, en geen creditnota.
Wat moet er op een creditnota staan?
- De titel “Creditnota” (of “Credit Memo”, afhankelijk van de situatie)
- Een uniek creditnotanummer (bijv.
CN-2026-0004), zie factuurnummering - De uitgiftedatum
- Je gegevens en btw-nummer en de gegevens van de klant, hetzelfde als op de oorspronkelijke factuur
- Een duidelijke verwijzing naar de oorspronkelijke factuur (nummer en datum)
- De reden van de creditering
- Omschrijving, aantallen en bedragen die worden gecrediteerd
- Het btw-tarief en het gecrediteerde btw-bedrag
- Het totale tegoed
- Wat er daarna gebeurt: terugbetaling, tegoed op de klantrekening of verrekening met een andere factuur
Volgens de btw-regels van de EU wordt een document dat een factuur wijzigt, zelf als factuur beschouwd, en moet het specifiek en ondubbelzinnig naar het origineel verwijzen. Het VK, Australië en de meeste andere btw-stelsels kennen vergelijkbare eisen.
Voorbeeld: gedeeltelijke creditering bij te veel gefactureerd
Oorspronkelijke factuur 2026-0050 (3 okt 2026):
| Omschrijving | Aantal | Prijs per eenheid | Totaal |
|---|---|---|---|
| Productfotografie, sessies van een halve dag | 2 | € 500,00 | € 1.000,00 |
| Btw 21% | € 210,00 | ||
| Totaal | € 1.210,00 |
De klant had in werkelijkheid één volledige dag geboekt voor € 800, niet twee halve dagen. Je geeft uit:
Creditnota CN-2026-0004 (28 okt 2026): Betreft: factuur 2026-0050 van 3 okt 2026. Reden: prijscorrectie, één sessie van een volledige dag à € 800 overeengekomen in plaats van twee halve dagen.
| Omschrijving | Aantal | Prijs per eenheid | Totaal |
|---|---|---|---|
| Correctie op honorarium productfotografie | 1 | −€ 200,00 | −€ 200,00 |
| Btw 21% | −€ 42,00 | ||
| Totaal tegoed | −€ 242,00 |
Netto resultaat: de klant is € 968,00 verschuldigd (€ 800 + € 168 btw). Heeft hij al € 1.210 betaald, dan betaal je € 242 terug of schuif je het door als tegoed.
Voorbeeld: volledige annulering en opnieuw factureren
Je hebt de verkeerde juridische entiteit gefactureerd:
- CN-2026-0005 crediteert 2026-0061 volledig (alle regels, alle belasting), reden: “Uitgegeven aan onjuiste entiteit.”
- 2026-0066 wordt uitgegeven aan de juiste entiteit met dezelfde factuurregels.
Beide documenten verwijzen in hun opmerkingen naar elkaar, zodat iedereen het spoor kan volgen.
Creditnota’s en terugbetalingen
Een creditnota is een boekhoudkundig document; een terugbetaling is een betaling. Ze gaan vaak samen, maar zijn niet hetzelfde:
| Situatie | Wat je doet |
|---|---|
| Klant heeft nog niet betaald | Geef een creditnota uit; klant betaalt het verlaagde bedrag |
| Klant heeft betaald en wil geld terug | Geef een creditnota uit en betaal het bedrag terug (bewaar het bewijs van terugbetaling) |
| Klant heeft betaald en bestelt opnieuw | Geef een creditnota uit en laat het tegoed op zijn rekening staan, als hij akkoord gaat |
| Klant heeft nog een andere openstaande factuur | Geef een creditnota uit en verreken die met die factuur, als afgesproken |
Betaal je een bedrag terug, bewaar dan het betaalbewijs bij de creditnota. Heeft de klant een bevestiging nodig, dan kun je een kort bericht of document sturen met bedrag, datum en wijze van terugbetaling. Zie factuur of kwitantie voor hoe betaalbevestigingen werken.
Gevolgen voor belasting
- Btw: de creditnota verlaagt je verschuldigde btw in de periode waarin hij is uitgegeven (of zoals jouw lokale regels bepalen). Je zakelijke klant moet de btw die hij heeft teruggevraagd, verlagen. Gebruik hetzelfde tarief als op de oorspronkelijke factuur. Zie btw op facturen.
- Amerikaanse sales tax: betaal je een belaste verkoop terug, dan kun je de verschuldigde sales tax doorgaans verlagen met de terugbetaalde belasting, volgens de regels van je staat. Zie sales tax op facturen in de VS.
- Landen met e-facturatie: waar e-facturatie verplicht is, moeten creditnota’s doorgaans via hetzelfde e-factureringssysteem worden uitgegeven. Zie wat is een e-factuur.
- Termijnen: sommige landen beperken hoelang na de oorspronkelijke factuur een belastingcorrectie nog mag worden doorgevoerd.
Veelgemaakte fouten
- De oorspronkelijke factuur verwijderen of overschrijven. Bewaar hem; de creditnota staat ernaast.
- Het oorspronkelijke factuurnummer niet vermelden.
- Het nettobedrag crediteren, maar de belasting vergeten.
- Een ander btw-tarief gebruiken dan op het origineel.
- Een creditnota zonder reden uitgeven.
- Terugbetalen zonder creditnota, waardoor je boeken inkomsten tonen die je niet meer hebt.
Snel stappenplan
- Bevestig wat er gecorrigeerd moet worden en stem dat af met de klant.
- Maak een creditnota die naar de oorspronkelijke factuur verwijst en de reden vermeldt.
- Crediteer de juiste regels en de bijbehorende belasting.
- Stuur hem naar dezelfde contactpersoon die het origineel ontving.
- Betaal terug, laat het als tegoed staan of verreken het, zoals afgesproken.
- Geef zo nodig een nieuwe, correcte factuur uit met een nieuw nummer via de factuurgenerator.
De vereisten voor creditnota’s en de regels voor belastingcorrecties verschillen per land. Deze gids is algemene informatie, geen juridisch of fiscaal advies.