Facturen en kwitanties lijken op elkaar, want beide noemen artikelen, prijzen en totalen, maar ze doen precies het tegenovergestelde. Een factuur is een verzoek tot betaling. Een kwitantie is het bewijs dat er is betaald. Als je ze door elkaar haalt, kun je klanten verwarren en problemen in je boekhouding veroorzaken. Het loont dus om scherp te hebben welke je nodig hebt.
Het verschil in één tabel
| Factuur | Kwitantie | |
|---|---|---|
| Doel | Vraagt om betaling | Bevestigt dat de betaling is ontvangen |
| Moment | Vóór de betaling (na of tijdens het werk) | Na de betaling |
| Zegt | “U bent dit bedrag verschuldigd vóór deze datum” | “U hebt dit bedrag op deze datum betaald” |
| Belangrijkste gegevens | Vervaldatum, betaalvoorwaarden, bankgegevens | Betaaldatum, betaalmethode, betaald bedrag |
| Getoond saldo | Te betalen bedrag | Nul (of resterend saldo bij deelbetalingen) |
| Gebruikt door de koper om | Een betaling goed te keuren en in te plannen; btw terug te vragen | De uitgave aan te tonen; een vergoeding of declaratie aan te vragen |
| Gebruikt door de verkoper om | Verschuldigde inkomsten vast te leggen (debiteuren) | Ontvangen geld vast te leggen |
Wanneer stuur je een factuur?
Stuur een factuur wanneer een klant je later gaat betalen: na levering, bij een mijlpaal of volgens een vast schema. Dat is de normale situatie voor:
- Freelancers en bureaus die projecten of uren factureren
- B2B-verkoop op rekening, bijvoorbeeld met een betaaltermijn van 30 dagen
- Abonnementen en vaste maandbedragen
- Aanbetalingen die je vraagt voordat het werk begint
Een factuur bevat een vervaldatum en duidelijke betaalinstructies. In onze gids over hoe je een factuur maakt lees je alle details.
Wanneer stuur je een kwitantie?
Stuur een kwitantie wanneer je geld hebt ontvangen. Typische situaties:
- Een klant betaalt een factuur en vraagt om een bevestiging
- Een klant betaalt ter plekke: in een winkel, op de markt of na een reparatiebezoek
- Je ontvangt een aanbetaling en wilt die bevestigen
- Een klant heeft een betalingsbewijs nodig voor een declaratie, onkostenvergoeding of zijn eigen belastingaangifte
Winkels en kassasystemen maken automatisch bonnen. Freelancers en dienstverleners doen dat vaak niet, en dan vraagt een klant erom. Daar komt een kwitantiegenerator van pas.
Wat staat er op een kwitantie?
| Veld | Voorbeeld |
|---|---|
| Kenmerk “Kwitantie” en nummer | Kwitantie K-2026-0105 |
| Betaaldatum | 28 oktober 2026 |
| Naam en contactgegevens van de verkoper | Martin Reparaties, Eikenlaan 4, 3511 AB Utrecht |
| Naam van de koper (bij detailhandel optioneel) | Ana Lopez |
| Waarvoor is betaald | Onderhoud cv-ketel en vervanging van een onderdeel |
| Betaald bedrag en valuta | € 280,00 EUR |
| Betaalmethode | Pinpas eindigend op 4412 / bankoverschrijving / contant |
| Bijbehorend factuurnummer | Voor factuur 2026-0311 |
| Inbegrepen belasting | Btw € 48,60 (indien van toepassing) |
| Resterend saldo | € 0,00 |
Heb je ooit allebei nodig?
Ja, vaak wel. Bij een gebruikelijk B2B-project:
- Je stuurt een offerte om de prijs af te spreken (zie offerte, prijsindicatie en factuur).
- Je stuurt een factuur zodra het werk klaar is.
- De klant betaalt.
- Je stuurt een kwitantie, of markeert de factuur als “Betaald”, als de klant een bevestiging nodig heeft.
Veel bedrijven slaan stap 4 over, omdat het bankafschrift en de betaalde factuur voldoende bewijs zijn. Maar consumenten, mensen die onkosten bij hun werkgever declareren en klanten in sommige landen kunnen specifiek om een kwitantie vragen.
Kan een betaalde factuur als kwitantie dienen?
In de praktijk vaak wel. Een factuur met de markering “BETAALD”, de betaaldatum en de betaalmethode wordt in veel situaties als betalingsbewijs geaccepteerd. Maar ze zijn niet overal inwisselbaar: sommige onkostenregelingen van werkgevers, subsidieprogramma’s of instanties willen een document met het kenmerk “Kwitantie”. Vraagt iemand om een kwitantie, geef er dan een; het kost een minuut.
En betalingen ter plekke?
Als de betaling tegelijk met de verkoop plaatsvindt (bijvoorbeeld contant bij levering), kun je één document uitgeven. In veel btw-stelsels moet dat document nog steeds aan de factuureisen voldoen als de koper een bedrijf is dat btw wil terugvragen. Een gangbare aanpak is een factuur met de vermelding “Op [datum] volledig betaald via [methode]”. Voor verkopen aan consumenten volstaat meestal een kwitantie of kassabon, al eisen sommige landen specifieke fiscale bonnen van geregistreerde kassasystemen.
Deelbetalingen en aanbetalingen
Als een klant een deel van een factuur betaalt:
- Geef een kwitantie uit voor het ontvangen bedrag, met het factuurnummer als verwijzing
- Toon het resterende saldo
- Wijzig de oorspronkelijke factuur niet; het openstaande bedrag blijft ertegen bijgehouden
Voorbeeld: factuur 2026-0042 van € 3.000. De klant betaalt een aanbetaling van € 1.000. Kwitantie: “Ontvangen € 1.000,00 op 28 oktober 2026 per bankoverschrijving op factuur 2026-0042. Resterend saldo: € 2.000,00.”
Terugbetalingen
Geef je geld terug, dan is een nieuwe factuur of een negatieve kwitantie niet ideaal. Het gebruikelijke document is een creditnota, die een factuur verlaagt of annuleert. Zie creditnota’s en terugbetalingen.
Fiscale overwegingen
- Btw-facturen laten zakelijke kopers btw terugvragen. Een eenvoudige kwitantie volstaat daarvoor meestal niet, tenzij die voldoet aan de eisen van een vereenvoudigde factuur in dat land. Zie wat moet er op een factuur staan.
- Administratie bewaren: bewaar kopieën van alle facturen en kwitanties die je uitgeeft. De bewaartermijn verschilt per land, vaak tussen 5 en 10 jaar.
- Nummering: geef kwitanties een eigen doorlopende reeks (bijvoorbeeld
K-2026-0001), los van je facturen, zodat je administratie overzichtelijk blijft. Zie factuurnummering.
Snelle keuzehulp
- Geld nog niet ontvangen? → Factuur (maak er een)
- Geld net ontvangen? → Kwitantie (maak er een)
- Prijs nog niet afgesproken? → Offerte (maak er een)
- Geld wordt teruggegeven of een factuur was onjuist? → Creditnota
Deze gids legt de algemene praktijk uit. Belasting- en documentatieregels verschillen per land en branche; dit is geen juridisch of fiscaal advies.