Cuando las mercancías cruzan una frontera, la factura comercial es el documento que las autoridades aduaneras usan para identificar lo que se envía, cuánto vale y de dónde procede. Es la base para los aranceles y los impuestos a la importación, las estadísticas comerciales y los controles de exportación. Los errores en ella son una de las causas más habituales de que los envíos se retengan, se retrasen o se reliquiden. Esta guía explica qué debe contener y cómo se relaciona con los demás documentos de exportación.
Los requisitos aduaneros varían según el país, el producto y el modo de transporte, y cambian con el tiempo. Esta guía es información general, no asesoramiento aduanero, jurídico ni fiscal. Para mercancías reguladas, consulta a un agente de aduanas o a un transitario.
Factura comercial frente a otras facturas
| Documento | Finalidad | Cuándo |
|---|---|---|
| Factura proforma | Factura preliminar para que el comprador pueda pagar, obtener una licencia o abrir una carta de crédito | Antes del envío |
| Factura comercial | Apoyo a la declaración aduanera; las condiciones reales de la venta | En el envío |
| Factura fiscal (con IVA) | Tu registro contable y fiscal nacional | En la entrega; a veces es el mismo documento que la factura comercial |
| Lista de embalaje | Contenido de cada bulto, pesos y dimensiones | En el envío |
En muchos casos, la factura comercial sirve también como factura de venta, siempre que cumpla tus normas nacionales de facturación (por ejemplo, numeración y menciones de IVA para exportaciones exentas).
Qué debe incluir
| Campo | Notas |
|---|---|
| Título «Factura comercial», número y fecha | Usa tu numeración habitual si también hace de factura de venta |
| Exportador / vendedor | Nombre, dirección, teléfono, número fiscal; en la UE y el Reino Unido, tu número EORI |
| Importador / comprador | Nombre, dirección, contacto y su número fiscal o de importador cuando se exija |
| Consignatario | Si es distinto del comprador (por ejemplo, un almacén) |
| Regla y lugar Incoterms® | Por ejemplo, «FCA Faenza, Incoterms® 2020»: define quién paga y asume el riesgo del transporte, el seguro y los aranceles |
| Descripción detallada de las mercancías | Lenguaje claro y concreto: material, uso, modelo; no solo «piezas» o «muestras» |
| Código HS / arancelario | Al menos el código de 6 dígitos del Sistema Armonizado; muchos países usan de 8 a 10 dígitos |
| País de origen | Dónde se fabricaron las mercancías según las reglas de origen, no desde dónde se envían |
| Cantidad y unidad de medida | Piezas, kg, litros, etc. |
| Precio unitario y valor total | Valor de transacción de las mercancías |
| Moneda | Código ISO, por ejemplo EUR, USD |
| Transporte, seguro y otros gastos | Indicados por separado cuando proceda |
| Peso neto y bruto, número de bultos | Deben coincidir con la lista de embalaje y los documentos de transporte |
| Condiciones de pago | Por ejemplo, «50 % por adelantado, 50 % contra documentos» |
| Motivo de la exportación | Venta, muestra, reparación, devolución, regalo |
| Licencia de exportación / referencias de control | Si las mercancías las requieren |
| Declaración y firma | Por ejemplo, «Declaro que la información es veraz y correcta», con nombre, cargo y fecha |
Ejemplo
| Campo | Valor |
|---|---|
| Factura comercial | CI-2026-0031 · 3 nov. 2026 |
| Exportador | Ceramica Rossi S.r.l., Faenza, Italia · IVA IT… · EORI IT… |
| Comprador / consignatario | Harbor Home Goods Inc., Portland, OR, EE. UU. |
| Incoterms | FCA Faenza (Incoterms® 2020) |
| Origen | Italia |
| Bultos | 2 palés · bruto 640 kg · neto 590 kg |
| Descripción | Código HS | Cant. | Precio unitario | Total |
|---|---|---|---|---|
| Platos llanos de cerámica (gres), 27 cm, esmaltados a mano | 6912.00 | 400 | 14,50 EUR | 5.800,00 EUR |
| Cuencos de cerámica (gres), 16 cm, esmaltados a mano | 6912.00 | 300 | 11,00 EUR | 3.300,00 EUR |
| Total (EUR) | 9.100,00 EUR |
Exportación desde la UE: IVA 0 % (exportación exenta; redacción según las normas italianas). Motivo de la exportación: venta. Pago: 50 % anticipado recibido, saldo antes del envío. (Ilustrativo; identificadores abreviados.)
Cómo acertar con los campos clave
Códigos HS
El Sistema Armonizado clasifica los productos para las aduanas de todo el mundo a nivel de 6 dígitos; los países añaden dígitos para sus propios aranceles. El código correcto determina los tipos arancelarios y si se aplican licencias. Búscalo en la herramienta arancelaria del país de destino, pregúntalo al agente de aduanas de tu comprador o solicita una resolución vinculante para productos importantes. No lo adivines ni uses un código solo porque tenga un arancel más bajo.
Valor
Las aduanas suelen valorar las mercancías por su valor de transacción: el precio realmente pagado o por pagar, ajustado según ciertos costes dependiendo del país (por ejemplo, si el flete y el seguro internacionales están incluidos). Infravalorar para reducir los aranceles del comprador es ilegal y una causa habitual de incautaciones y sanciones. En muestras gratuitas, indica un valor realista y «Sin valor comercial: solo a efectos aduaneros».
Incoterms
La regla Incoterms® indica a todos quién organiza y paga cada tramo del transporte, quién asegura y dónde se transmite el riesgo. Opciones habituales: EXW, FCA, FOB (marítimo), CIF (marítimo), DAP, DDP. Asegúrate de que la regla de la factura coincida con tu contrato y tu presupuesto.
País de origen
El origen es el lugar donde las mercancías se obtuvieron íntegramente o sufrieron su última transformación sustancial; las reglas pueden ser técnicas. Para reclamar un arancel preferencial en virtud de un acuerdo comercial suele hacer falta una declaración o un certificado de origen aparte.
Otros documentos que viajan con ella
- Lista de embalaje: contenido, pesos y dimensiones bulto por bulto
- Documento de transporte: conocimiento de embarque (marítimo), carta de porte aéreo (aéreo) o CMR (carretera)
- Declaración de exportación: por ejemplo, en EE. UU. la información electrónica de exportación (EEI) se presenta en AES para la mayoría de los envíos de más de 2.500 $ por número del Schedule B o que requieran licencia; en la UE, la declaración de exportación se presenta por vía electrónica
- Certificado de origen: cuando lo exija el comprador, su aduana o un acuerdo comercial
- Licencias o permisos: para mercancías controladas (por ejemplo, productos de doble uso, productos químicos, alimentos, plantas)
Errores habituales
- Descripciones vagas («regalos», «piezas», «muestras»)
- Códigos HS ausentes o erróneos
- Valores que no coinciden con los registros de pago
- Pesos que no coinciden con la lista de embalaje o la carta de porte aéreo
- Incoterms ausentes o incoherentes con el contrato
- Sin moneda, o «$» sin precisar de qué dólar
- Olvidar firmar cuando el destino lo exige
Para pequeños vendedores y mensajería
Si envías con empresas de mensajería urgente, normalmente te pedirán una factura comercial (a menudo generada en su portal) para cualquier envío sujeto a aranceles. Se aplican las mismas reglas: descripción clara, código HS, origen, valor y moneda. Conserva las copias junto con tus pruebas de exportación: en los países con IVA, la prueba de exportación es lo que respalda que la venta esté exenta.
Puedes redactar el contenido de la factura en el generador de facturas: añade los códigos HS y el origen en las descripciones de los artículos, y los Incoterms, los pesos y la declaración en las notas. O empieza con una proforma si el comprador necesita documentación antes de pagar. Para el IVA en las exportaciones, consulta cómo cobrar IVA en facturas.