Quand des marchandises franchissent une frontière, la facture commerciale est le document que les autorités douanières utilisent pour identifier ce qui est expédié, sa valeur et son origine. Elle sert de base aux droits de douane et aux taxes à l’importation, aux statistiques du commerce et au contrôle des exportations. Les erreurs qu’elle comporte figurent parmi les causes les plus fréquentes de blocage, de retard ou de rectification des envois. Ce guide explique ce qu’elle doit contenir et sa place parmi les autres documents d’exportation.
Les exigences douanières diffèrent selon le pays, le produit et le mode de transport, et évoluent. Ce guide présente des informations générales et ne constitue pas un conseil douanier, juridique ou fiscal. Pour les marchandises réglementées, consultez un commissionnaire en douane ou un transitaire.
Facture commerciale et autres factures
| Document | Objet | Quand |
|---|---|---|
| Facture pro forma | Facture préliminaire permettant à l’acheteur de payer, d’obtenir une licence ou d’ouvrir un crédit documentaire | Avant l’expédition |
| Facture commerciale | Appui à la déclaration en douane ; conditions réelles de la vente | À l’expédition |
| Facture fiscale (de TVA) | Votre pièce comptable et fiscale nationale | À la livraison : parfois le même document que la facture commerciale |
| Liste de colisage | Contenu de chaque colis, poids et dimensions | À l’expédition |
Dans de nombreux cas, la facture commerciale tient aussi lieu de facture de vente, à condition de respecter vos règles nationales de facturation (numérotation, mentions de TVA pour les exportations à taux zéro, etc.).
Ce qu’elle doit contenir
| Champ | Remarques |
|---|---|
| Titre « Facture commerciale », numéro et date | Utilisez votre numérotation habituelle si elle tient aussi lieu de facture de vente |
| Exportateur / vendeur | Nom, adresse, téléphone, identifiant fiscal ; dans l’UE et au Royaume-Uni, votre numéro EORI |
| Importateur / acheteur | Nom, adresse, contact, et identifiant fiscal ou d’importateur lorsque c’est exigé |
| Destinataire | S’il diffère de l’acheteur (p. ex. un entrepôt) |
| Règle Incoterms® et lieu | p. ex. « FCA Quimper, Incoterms® 2020 » : définit qui paie le transport, l’assurance et les droits, et qui supporte le risque |
| Description détaillée des marchandises | Langage clair et précis : matière, usage, modèle, pas seulement « pièces » ou « échantillons » |
| Code SH / tarifaire | Au moins le code à 6 chiffres du Système harmonisé ; de nombreux pays utilisent 8 à 10 chiffres |
| Pays d’origine | Où les marchandises ont été fabriquées, selon les règles d’origine, et non d’où elles sont expédiées |
| Quantité et unité de mesure | Pièces, kg, litres, etc. |
| Prix unitaire et valeur totale | Valeur transactionnelle des marchandises |
| Devise | Code ISO, p. ex. EUR, USD |
| Transport, assurance, autres frais | Indiqués séparément le cas échéant |
| Poids net et brut, nombre de colis | Doivent correspondre à la liste de colisage et aux documents de transport |
| Conditions de paiement | p. ex. « 50 % d’avance, 50 % contre documents » |
| Motif de l’exportation | Vente, échantillon, réparation, retour, cadeau |
| Références de licence / de contrôle à l’export | Si les marchandises en exigent |
| Déclaration et signature | p. ex. « Je déclare que les informations sont exactes et sincères » avec nom, fonction, date |
Exemple
| Champ | Valeur |
|---|---|
| Facture commerciale | FC-2026-0031 · 3 nov. 2026 |
| Exportateur | Céramiques Dupont SARL, Quimper, France · TVA FR… · EORI FR… |
| Acheteur / destinataire | Harbor Home Goods Inc., Portland, OR, États-Unis |
| Incoterms | FCA Quimper (Incoterms® 2020) |
| Origine | France |
| Colis | 2 palettes · brut 640 kg · net 590 kg |
| Désignation | Code SH | Qté | Prix unitaire | Total |
|---|---|---|---|---|
| Assiettes plates en grès, 27 cm, émaillées à la main | 6912.00 | 400 | 14,50 EUR | 5 800,00 EUR |
| Bols en grès, 16 cm, émaillés à la main | 6912.00 | 300 | 11,00 EUR | 3 300,00 EUR |
| Total (EUR) | 9 100,00 EUR |
Exportation hors UE — TVA 0 % (exportation exonérée ; mention à adapter aux règles françaises, p. ex. art. 262 I du CGI). Motif de l’exportation : vente. Paiement : 50 % d’avance reçus, solde avant expédition. (À titre indicatif ; identifiants tronqués.)
Bien renseigner les champs essentiels
Codes SH
Le Système harmonisé classe les produits pour la douane dans le monde entier au niveau de 6 chiffres ; les pays ajoutent des chiffres pour leurs propres tarifs. Le bon code détermine les droits de douane et l’éventuelle application de licences. Cherchez-le dans l’outil tarifaire du pays de destination, demandez au transitaire de votre acheteur, ou sollicitez un renseignement tarifaire contraignant pour les produits importants. Ne devinez pas, et n’utilisez pas un code simplement parce que son droit est plus faible.
Valeur
La douane valorise généralement les marchandises à leur valeur transactionnelle, c’est-à-dire le prix effectivement payé ou à payer, ajusté de certains coûts selon le pays (par exemple, selon que le fret international et l’assurance sont inclus). Sous-évaluer pour réduire les droits de l’acheteur est illégal et cause fréquente de saisies et de sanctions. Pour des échantillons gratuits, indiquez une valeur réaliste et « Sans valeur commerciale : à des fins douanières uniquement ».
Incoterms
La règle Incoterms® indique à chacun qui organise et paie chaque tronçon de transport, qui assure et où le risque est transféré. Choix courants : EXW, FCA, FOB (maritime), CIF (maritime), DAP, DDP. Veillez à ce que la règle de la facture corresponde à votre contrat et à votre devis.
Pays d’origine
L’origine est le lieu où les marchandises ont été entièrement obtenues ou ont subi leur dernière transformation substantielle ; les règles peuvent être techniques. Réclamer un droit préférentiel au titre d’un accord commercial exige généralement une déclaration ou un certificat d’origine distinct.
Autres documents qui l’accompagnent
- Liste de colisage : contenu, poids et dimensions colis par colis
- Document de transport : connaissement (maritime), lettre de transport aérien (aérien) ou CMR (routier)
- Déclaration d’exportation : p. ex. aux États-Unis, l’Electronic Export Information est déposée dans l’AES pour la plupart des envois dont la valeur dépasse 2 500 $ par numéro Schedule B ou nécessitant une licence ; dans l’UE, une déclaration d’exportation est déposée par voie électronique
- Certificat d’origine : lorsque l’acheteur, sa douane ou un accord commercial l’exige
- Licences ou autorisations : pour les marchandises contrôlées (p. ex. biens à double usage, produits chimiques, denrées alimentaires, végétaux)
Erreurs courantes
- Des descriptions vagues (« cadeaux », « pièces », « échantillons »)
- Des codes SH manquants ou erronés
- Des valeurs qui ne correspondent pas aux justificatifs de paiement
- Des poids qui ne correspondent pas à la liste de colisage ou à la lettre de transport aérien
- Des Incoterms manquants ou incohérents avec le contrat
- Pas de devise, ou « $ » sans préciser de quel dollar il s’agit
- Oublier de signer quand le pays de destination l’exige
Pour les petits vendeurs et les transporteurs express
Si vous expédiez par transporteur express, il vous demandera généralement une facture commerciale (souvent générée dans son portail) pour tout envoi soumis à des droits. Les mêmes règles s’appliquent : description claire, code SH, origine, valeur et devise. Conservez des copies avec vos preuves d’exportation : dans les pays à TVA, la preuve d’exportation est ce qui justifie le taux zéro de la vente.
Vous pouvez rédiger le contenu de la facture dans le générateur de facture : ajoutez codes SH et origine dans les désignations, et Incoterms, poids et déclaration dans les notes. Ou commencez par une facture pro forma si l’acheteur a besoin de documents avant de payer. Pour la TVA à l’export, voir comment facturer la TVA.