Ketika barang melintasi perbatasan, commercial invoice adalah dokumen yang dipakai otoritas bea cukai untuk mengidentifikasi apa yang dikirim, berapa nilainya, dan dari mana asalnya. Dokumen ini menjadi dasar bea masuk dan pajak impor, statistik perdagangan, dan pengendalian ekspor. Kesalahan di dalamnya adalah salah satu alasan paling umum pengiriman tertahan, tertunda, atau dinilai ulang. Panduan ini menjelaskan apa yang harus dimuat dan hubungannya dengan dokumen ekspor lain.
Persyaratan kepabeanan berbeda menurut negara, produk, dan moda angkutan, serta berubah dari waktu ke waktu. Panduan ini hanyalah informasi umum, bukan nasihat kepabeanan, hukum, atau pajak. Untuk barang yang diatur ketat, konsultasikan dengan PPJK (broker kepabeanan) atau freight forwarder.
Commercial invoice vs. invoice lainnya
| Dokumen | Tujuan | Kapan |
|---|---|---|
| Proforma invoice | Tagihan pendahuluan agar pembeli dapat membayar, mengurus izin, atau membuka letter of credit | Sebelum pengiriman |
| Commercial invoice | Pendukung deklarasi bea cukai; syarat penjualan yang sebenarnya | Saat pengiriman |
| Faktur pajak (PPN) | Catatan akuntansi dan pajak domestik Anda | Saat penyerahan — kadang dokumen yang sama dengan commercial invoice |
| Packing list | Isi tiap kemasan, berat, dan dimensi | Saat pengiriman |
Dalam banyak kasus commercial invoice juga berfungsi sebagai invoice penjualan Anda, selama memenuhi aturan penagihan domestik (mis. penomoran, catatan PPN untuk ekspor tarif nol).
Apa saja yang dicantumkan
| Kolom | Catatan |
|---|---|
| Judul “Commercial Invoice”, nomor, dan tanggal | Gunakan penomoran invoice normal Anda jika sekaligus menjadi invoice penjualan |
| Eksportir / penjual | Nama, alamat, telepon, ID pajak; di UE/Inggris, nomor EORI Anda; di Indonesia, NPWP dan data kepabeanan sesuai ketentuan |
| Importir / pembeli | Nama, alamat, kontak, dan ID pajak/importir mereka bila diwajibkan |
| Penerima barang (consignee) | Jika berbeda dari pembeli (mis. gudang) |
| Aturan dan tempat Incoterms® | mis. “FCA Bandung, Incoterms® 2020” — menentukan siapa yang membayar dan menanggung risiko angkutan, asuransi, dan bea |
| Deskripsi barang yang terperinci | Bahasa yang jelas dan spesifik: material, kegunaan, model — bukan sekadar “suku cadang” atau “sampel” |
| Kode HS / tarif | Minimal kode Harmonized System 6 digit; banyak negara memakai 8–10 digit |
| Negara asal | Tempat barang dibuat menurut aturan asal — bukan tempat pengirimannya |
| Jumlah dan satuan ukur | Buah, kg, liter, dll. |
| Harga satuan dan total nilai | Nilai transaksi barang |
| Mata uang | Kode ISO, mis. USD, EUR |
| Ongkos kirim, asuransi, biaya lain | Ditampilkan terpisah bila berlaku |
| Berat bersih dan kotor, jumlah kemasan | Harus sesuai dengan packing list dan dokumen angkutan |
| Syarat pembayaran | mis. “50% di muka, 50% terhadap dokumen” |
| Alasan ekspor | Penjualan, sampel, perbaikan, pengembalian, hadiah |
| Referensi izin ekspor / pengendalian | Jika barang membutuhkannya |
| Pernyataan dan tanda tangan | mis. “Saya menyatakan bahwa informasi ini benar” dengan nama, jabatan, tanggal |
Contoh
| Kolom | Isi |
|---|---|
| Commercial invoice | CI-2026-0031 · 3 Nov 2026 |
| Eksportir | PT Keramik Nusantara, Bandung, Indonesia · NPWP … |
| Pembeli / consignee | Harbor Home Goods Inc., Portland, OR, USA |
| Incoterms | FCA Bandung (Incoterms® 2020) |
| Asal | Indonesia |
| Kemasan | 2 palet · kotor 640 kg · bersih 590 kg |
| Deskripsi | Kode HS | Jml | Harga satuan | Total |
|---|---|---|---|---|
| Piring makan keramik (stoneware), 27 cm, glasir tangan | 6912.00 | 400 | USD 16,00 | USD 6.400,00 |
| Mangkuk keramik (stoneware), 16 cm, glasir tangan | 6912.00 | 300 | USD 12,00 | USD 3.600,00 |
| Total (USD) | USD 10.000,00 |
Ekspor dari Indonesia — perlakuan PPN atas ekspor barang kena pajak (umumnya tarif 0% untuk PKP, sesuai ketentuan yang berlaku; konfirmasikan). Alasan ekspor: penjualan. Pembayaran: 50% di muka sudah diterima, sisanya sebelum pengiriman. (Hanya ilustrasi; pengenal dipersingkat.)
Mengisi kolom-kolom kuncinya dengan benar
Kode HS
Harmonized System mengklasifikasikan produk untuk bea cukai di seluruh dunia pada tingkat 6 digit; tiap negara menambah digit untuk tarifnya sendiri. Kode yang tepat menentukan tarif bea dan apakah izin berlaku. Cari di alat tarif negara tujuan, tanyakan broker pembeli, atau minta penetapan klasifikasi yang mengikat untuk produk penting. Jangan menebak dan jangan memakai kode hanya karena bea-nya lebih rendah.
Nilai
Bea cukai umumnya menilai barang berdasarkan nilai transaksi — harga yang benar-benar dibayar atau akan dibayar, disesuaikan dengan biaya tertentu menurut negaranya (misalnya apakah angkutan dan asuransi internasional termasuk). Menurunkan nilai demi mengurangi bea pembeli adalah ilegal dan alasan umum penyitaan serta denda. Untuk sampel gratis, tuliskan nilai yang realistis dan “Tanpa nilai komersial — hanya untuk keperluan bea cukai”.
Incoterms
Aturan Incoterms® memberi tahu semua pihak siapa yang mengatur dan membayar tiap ruas angkutan, siapa yang mengasuransikan, dan di mana risiko berpindah. Pilihan umum: EXW, FCA, FOB (laut), CIF (laut), DAP, DDP. Pastikan aturan di invoice sesuai dengan kontrak dan penawaran Anda.
Negara asal
Asal adalah tempat barang diperoleh seluruhnya atau terakhir mengalami transformasi substansial — aturannya bisa teknis. Mengklaim tarif preferensi di bawah perjanjian dagang biasanya memerlukan pernyataan atau sertifikat asal terpisah.
Dokumen lain yang menyertainya
- Packing list — isi per kemasan, berat, dan dimensi
- Dokumen angkutan — bill of lading (laut), air waybill (udara), atau CMR (darat)
- Deklarasi ekspor — mis. di AS, Electronic Export Information diajukan di AES untuk sebagian besar pengiriman bernilai di atas $2.500 per nomor Schedule B atau yang memerlukan izin; di UE, deklarasi ekspor diajukan secara elektronik; di Indonesia, ekspor umumnya dilaporkan lewat dokumen PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang) — konfirmasikan prosedur terbaru kepada PPJK atau Bea Cukai
- Sertifikat asal — bila diminta pembeli, bea cukai mereka, atau perjanjian dagang
- Izin atau perizinan — untuk barang yang dikendalikan (mis. barang berguna ganda, bahan kimia, makanan, tanaman)
Kesalahan umum
- Deskripsi kabur (“hadiah”, “suku cadang”, “sampel”)
- Kode HS hilang atau salah
- Nilai yang tidak cocok dengan catatan pembayaran
- Berat yang tidak cocok dengan packing list atau airway bill
- Incoterms hilang atau tidak konsisten dengan kontrak
- Tanpa mata uang, atau “$” tanpa menyebut dolar yang mana
- Lupa menandatangani saat negara tujuan mensyaratkannya
Untuk penjual kecil dan kurir
Jika Anda mengirim lewat kurir ekspres, mereka biasanya meminta commercial invoice (sering dibuat di portal mereka) untuk setiap kiriman yang dikenai bea. Aturan yang sama berlaku: deskripsi jelas, kode HS, asal, nilai, dan mata uang. Simpan salinannya bersama bukti ekspor Anda — di negara ber-PPN, bukti ekspor menjadi dasar perlakuan tarif nol atas penjualan.
Anda dapat menyusun isi invoice di generator invoice — tambahkan kode HS dan asal di deskripsi item, serta Incoterms, berat, dan pernyataan di catatan — atau mulai dengan proforma jika pembeli memerlukan dokumen sebelum membayar. Untuk PPN atas ekspor, lihat cara memungut PPN di invoice.