Wenn Waren eine Grenze überqueren, ist die Handelsrechnung (Commercial Invoice) das Dokument, mit dem Zollbehörden erkennen, was versandt wird, was es wert ist und woher es stammt. Sie ist Grundlage für Zölle und Einfuhrabgaben, Handelsstatistik und Exportkontrollen. Fehler darauf gehören zu den häufigsten Gründen, warum Sendungen angehalten, verzögert oder neu bewertet werden. Dieser Ratgeber erklärt, was sie enthalten muss und wie sie zu den übrigen Exportdokumenten steht.
Zollanforderungen unterscheiden sich nach Land, Ware und Transportart und ändern sich im Lauf der Zeit. Dieser Ratgeber enthält allgemeine Informationen, keine Zoll-, Rechts- oder Steuerberatung. Bei regulierten Waren wenden Sie sich an einen Zollagenten oder Spediteur.
Handelsrechnung vs. andere Rechnungen
| Dokument | Zweck | Zeitpunkt |
|---|---|---|
| Proforma-Rechnung | Vorläufige Rechnung, damit der Käufer zahlen, eine Lizenz erhalten oder ein Akkreditiv eröffnen kann | Vor dem Versand |
| Handelsrechnung | Unterlage für die Zollanmeldung; die tatsächlichen Verkaufsbedingungen | Beim Versand |
| Steuerrechnung (Umsatzsteuer) | Ihr inländischer Buchhaltungs- und Steuerbeleg | Bei Ausführung der Leistung – manchmal dasselbe Dokument wie die Handelsrechnung |
| Packliste | Inhalt jedes Packstücks, Gewichte und Maße | Beim Versand |
In vielen Fällen dient die Handelsrechnung zugleich als Ihre Verkaufsrechnung, solange sie die inländischen Rechnungsregeln erfüllt (z. B. Nummerierung, Umsatzsteuerhinweise bei steuerfreien Ausfuhren).
Was hineingehört
| Feld | Hinweise |
|---|---|
| Titel „Handelsrechnung“ (Commercial Invoice), Nummer und Datum | Nutzen Sie Ihre normale Rechnungsnummerierung, wenn sie zugleich Ihre Verkaufsrechnung ist |
| Exporteur / Verkäufer | Name, Anschrift, Telefon, Steuer-ID; in EU/UK Ihre EORI-Nummer |
| Importeur / Käufer | Name, Anschrift, Kontakt und – wo verlangt – Steuer-/Importeur-ID |
| Empfänger | Falls abweichend vom Käufer (z. B. ein Lager) |
| Incoterms®-Klausel und Ort | z. B. „FCA Meißen, Incoterms® 2020“ – legt fest, wer Transport, Versicherung und Zölle zahlt und das Risiko trägt |
| Genaue Warenbeschreibung | Klare, konkrete Sprache: Material, Verwendung, Modell – nicht nur „Teile“ oder „Muster“ |
| HS-/Zolltarifnummer | Mindestens der 6-stellige Code des Harmonisierten Systems; viele Länder nutzen 8–10 Stellen |
| Ursprungsland | Wo die Ware nach den Ursprungsregeln hergestellt wurde – nicht, von wo sie versandt wurde |
| Menge und Mengeneinheit | Stück, kg, Liter usw. |
| Einzelpreis und Gesamtwert | Transaktionswert der Waren |
| Währung | ISO-Code, z. B. EUR, USD |
| Fracht, Versicherung, sonstige Kosten | Gegebenenfalls getrennt ausgewiesen |
| Netto- und Bruttogewicht, Anzahl der Packstücke | Müssen mit Packliste und Transportdokumenten übereinstimmen |
| Zahlungsbedingungen | z. B. „50 % Vorauszahlung, 50 % gegen Dokumente“ |
| Grund der Ausfuhr | Verkauf, Muster, Reparatur, Rücksendung, Geschenk |
| Ausfuhrgenehmigung / Kontrollverweise | Falls die Waren sie erfordern |
| Erklärung und Unterschrift | z. B. „Ich erkläre, dass die Angaben wahr und richtig sind“ mit Name, Funktion, Datum |
Beispiel
| Feld | Wert |
|---|---|
| Handelsrechnung | CI-2026-0031 · 3.11.2026 |
| Exporteur | Keramik Weber GmbH, Meißen, Deutschland · USt-IdNr. DE… · EORI DE… |
| Käufer / Empfänger | Harbor Home Goods Inc., Portland, OR, USA |
| Incoterms | FCA Meißen (Incoterms® 2020) |
| Ursprung | Deutschland |
| Packstücke | 2 Paletten · brutto 640 kg · netto 590 kg |
| Beschreibung | HS-Code | Menge | Einzelpreis | Gesamt |
|---|---|---|---|---|
| Keramik-(Steinzeug-)Speiseteller, 27 cm, handglasiert | 6912.00 | 400 | EUR 14,50 | EUR 5.800,00 |
| Keramik-(Steinzeug-)Schalen, 16 cm, handglasiert | 6912.00 | 300 | EUR 11,00 | EUR 3.300,00 |
| Gesamt (EUR) | EUR 9.100,00 |
Ausfuhr aus der EU – steuerfreie Ausfuhrlieferung (Wortlaut nach den Regeln Ihres Landes; in Deutschland z. B. Hinweis auf § 4 Nr. 1 Buchst. a i. V. m. § 6 UStG – mit Steuerberatung abstimmen). Grund der Ausfuhr: Verkauf. Zahlung: 50 % Vorauszahlung erhalten, Rest vor Versand. (Nur zur Veranschaulichung; Kennungen gekürzt.)
Die wichtigsten Felder richtig ausfüllen
HS-Codes
Das Harmonisierte System ordnet Waren weltweit auf 6-stelliger Ebene für den Zoll ein; Länder fügen für ihre eigenen Tarife Stellen hinzu. Der richtige Code bestimmt Zollsätze und ob Genehmigungen gelten. Schlagen Sie ihn im Tarifwerkzeug des Ziellandes nach, fragen Sie den Zollagenten Ihres Käufers oder beantragen Sie bei wichtigen Produkten eine verbindliche Auskunft. Raten Sie nicht, und wählen Sie keinen Code nur, weil er einen niedrigeren Zollsatz hat.
Wert
Der Zoll bewertet Waren in der Regel nach dem Transaktionswert – dem tatsächlich gezahlten oder zu zahlenden Preis, je nach Land um bestimmte Kosten bereinigt (etwa ob internationale Fracht und Versicherung enthalten sind). Eine Unterbewertung, um Zölle des Käufers zu senken, ist illegal und ein häufiger Grund für Beschlagnahmen und Strafen. Bei kostenlosen Mustern nennen Sie einen realistischen Wert und „Kein Handelswert – nur für Zollzwecke“.
Incoterms
Die Incoterms®-Klausel sagt allen, wer jeden Transportabschnitt organisiert und bezahlt, wer versichert und wo das Risiko übergeht. Gängige Wahl: EXW, FCA, FOB (See), CIF (See), DAP, DDP. Stellen Sie sicher, dass die Klausel auf der Rechnung zu Vertrag und Angebot passt.
Ursprungsland
Ursprung ist, wo die Ware vollständig gewonnen oder zuletzt wesentlich be- oder verarbeitet wurde – die Regeln können technisch sein. Für Zollpräferenzen aus einem Handelsabkommen braucht man meist eine gesonderte Ursprungserklärung oder ein Zeugnis.
Weitere Dokumente, die mitreisen
- Packliste – Inhalt, Gewichte und Maße je Packstück
- Transportdokument – Konnossement (See), Luftfrachtbrief (Luft) oder CMR (Straße)
- Ausfuhranmeldung – z. B. werden in den USA die Electronic Export Information im AES für die meisten Sendungen über 2.500 $ je Schedule-B-Nummer oder bei Genehmigungspflicht übermittelt; in der EU wird die Ausfuhranmeldung elektronisch abgegeben (in Deutschland über das System ATLAS)
- Ursprungszeugnis – wenn vom Käufer, dessen Zoll oder einem Handelsabkommen verlangt
- Genehmigungen oder Erlaubnisse – für kontrollierte Waren (z. B. Dual-Use-Güter, Chemikalien, Lebensmittel, Pflanzen)
Häufige Fehler
- Vage Beschreibungen („Geschenke“, „Teile“, „Muster“)
- Fehlende oder falsche HS-Codes
- Werte, die nicht zu den Zahlungsbelegen passen
- Gewichte, die nicht zu Packliste oder Luftfrachtbrief passen
- Fehlende oder zum Vertrag widersprüchliche Incoterms
- Keine Währung oder „$“ ohne Angabe, welcher Dollar
- Unterschrift vergessen, wenn das Zielland sie verlangt
Für kleine Verkäufer und Kurierversand
Versenden Sie über Expresskuriere, verlangen diese für jede zollpflichtige Sendung meist eine Handelsrechnung (oft in deren Portal erzeugt). Es gelten dieselben Regeln: klare Beschreibung, HS-Code, Ursprung, Wert und Währung. Bewahren Sie Kopien mit Ihren Ausfuhrnachweisen auf – in Umsatzsteuerländern stützt der Ausfuhrnachweis die Steuerfreiheit des Verkaufs.
Sie können den Rechnungsinhalt im Rechnungsgenerator entwerfen – HS-Codes und Ursprung in den Positionsbeschreibungen, Incoterms, Gewichte und die Erklärung in den Hinweisen – oder mit einer Proforma beginnen, wenn der Käufer vor der Zahlung Unterlagen braucht. Zur Umsatzsteuer bei Ausfuhren siehe Umsatzsteuer auf Rechnungen.