Os Estados Unidos não têm IVA nacional nem imposto federal sobre vendas. Em vez disso, o imposto sobre vendas (sales tax) é definido pelos estados, e muitas vezes também por condados, cidades e distritos especiais. Isso faz o sales tax dos EUA ser muito diferente do IVA: se você o cobra, quanto e sobre o quê depende de onde você e o seu cliente estão e do que você vende. Este guia explica os conceitos principais e como mostrar corretamente o imposto sobre vendas em uma fatura. É útil, por exemplo, se você é um freelancer ou uma empresa brasileira que atende clientes americanos, ou se você mesmo vende nos EUA.
As regras do imposto sobre vendas diferem em cada estado e mudam com frequência. Este guia traz informações gerais e não constitui orientação fiscal ou jurídica. Consulte o departamento de receita do seu estado ou um profissional de impostos.
Sales tax x IVA em um minuto
| Sales tax dos EUA | IVA (UE, Reino Unido e outros) | |
|---|---|---|
| Quem define | Estados e jurisdições locais | Governo nacional |
| Quando é cobrado | Em geral, apenas na venda final ao consumidor | Em todas as etapas da cadeia de fornecimento |
| Compras de empresas | Isentas quando compradas para revenda (com certificado) | As empresas pagam o IVA e o recuperam |
| Serviços | Muitas vezes isentos, mas varia por estado | Em geral, tributáveis |
| Alíquota | Alíquota combinada estado + local, de 0% a mais de 10% | Uma alíquota padrão nacional (mais alíquotas reduzidas) |
Passo 1: Você tem nexus?
Você só precisa cobrar imposto sobre vendas em um estado onde tenha nexus: uma conexão suficiente com aquele estado. Há dois tipos principais:
- Nexus físico: um escritório, funcionários, estoque (inclusive em um armazém de terceiros) ou outra presença física no estado.
- Nexus econômico: desde a decisão da Suprema Corte de 2018 em South Dakota v. Wayfair, os estados podem exigir que vendedores de fora cobrem o imposto quando as vendas deles para o estado superam um limite. Muitos estados usam US$ 100.000 em vendas anuais; alguns usam um valor maior, e alguns também contam o número de transações (frequentemente 200). Os limites e o que conta para eles variam.
Cinco estados não têm imposto estadual sobre vendas: Alasca, Delaware, Montana, Nova Hampshire e Oregon, embora algumas localidades do Alasca cobrem impostos locais.
Se você tem nexus em um estado, em geral deve se registrar para obter uma licença de imposto sobre vendas lá antes de cobrar o imposto. Cobrar imposto sem licença não é permitido.
Passo 2: O que você vende é tributável?
- Os bens tangíveis são tributáveis na maioria dos estados, com isenções que variam: mantimentos, medicamentos com receita e roupas são exemplos comuns de itens isentos ou com alíquota reduzida em alguns estados.
- Os serviços muitas vezes não são tributáveis, mas muitos estados tributam serviços específicos (por exemplo, reparos, instalação, limpeza, telecomunicações ou alguns serviços pessoais), e alguns estados tributam uma ampla gama de serviços.
- Produtos digitais e SaaS são tratados de formas muito diferentes de estado para estado: tributáveis em alguns (como Nova York e Washington), parcialmente tributáveis em outros e isentos em muitos.
- Operações mistas, como um serviço que inclui materiais tangíveis, podem tornar toda a cobrança tributável em alguns estados, a menos que você discrimine as partes separadamente.
Dica prática: discrimine as partes tributáveis e não tributáveis em linhas separadas da fatura. Muitas vezes é isso que permite cobrar imposto apenas sobre a parte tributável.
Passo 3: Qual alíquota se aplica?
A maioria dos estados usa a regra de destino: a alíquota é a combinada do local onde o cliente recebe o bem ou o serviço. Uma minoria de estados usa a regra de origem para vendedores do próprio estado (com base no local do vendedor), e alguns têm regras híbridas.
A alíquota combinada é a alíquota estadual mais as alíquotas de condado, cidade e distrito. Por exemplo, a alíquota combinada na cidade de Nova York é de 8,875% (4% do estado + 4,5% da cidade + 0,375% do Metropolitan Commuter Transportation District). Dois endereços no mesmo CEP podem ter alíquotas diferentes, então use a ferramenta de consulta de alíquotas do seu estado ou um software de impostos em vez de adivinhar.
Passo 4: Verifique as isenções
Alguns clientes não pagam imposto sobre vendas em certas compras:
- Revendedores que compram bens para revender: eles entregam a você um certificado de revenda.
- Organizações isentas (certas entidades beneficentes, escolas e órgãos do governo), com um certificado de isenção.
- Fabricantes que compram certos materiais ou equipamentos, dependendo do estado.
Colete e guarde um certificado válido para cada venda isenta. Se você for auditado e não conseguir apresentá-lo, talvez tenha de pagar do próprio bolso o imposto que deixou de cobrar.
Como mostrar o imposto sobre vendas na fatura
Muitos estados exigem que o imposto sobre vendas seja discriminado separadamente na fatura ou no recibo, e essa é a melhor prática em todo lugar. Mostre:
- O subtotal tributável (e as linhas não tributáveis separadamente)
- A alíquota e/ou a jurisdição
- O valor do imposto sobre vendas
- O total
Exemplo: itens tributáveis e não tributáveis misturados
Suponha um cliente em um local com alíquota combinada de 8,25% (estado + condado + cidade), em que os bens e a taxa de entrega do vendedor são tributáveis e o serviço de consultoria não é:
| Descrição | Qtd. | Preço unit. | Valor | Tributável |
|---|---|---|---|---|
| Cadeira de escritório | 4 | US$ 250,00 | US$ 1.000,00 | Sim |
| Entrega | 1 | US$ 120,00 | US$ 120,00 | Sim |
| Consultoria de espaço de trabalho | 3 h | US$ 100,00 | US$ 300,00 | Não |
| Subtotal tributável | US$ 1.120,00 | |||
| Imposto sobre vendas (8,25%) | US$ 92,40 | |||
| Subtotal não tributável | US$ 300,00 | |||
| Total a pagar | US$ 1.512,40 |
Se a entrega, a instalação ou a consultoria são tributáveis depende do estado e da forma como as cobranças são estruturadas. Muitos estados tributam taxas de entrega sobre bens tributáveis; alguns tributam certos serviços de design ou consultoria. Trate isto apenas como um exemplo de layout.
Em vendas isentas
Mostre US$ 0,00 de imposto e anote o motivo: “Isento — certificado de revenda arquivado” ou “Organização isenta de impostos, certificado nº 12345 arquivado.”
Cobrança, declaração e recolhimento
O imposto sobre vendas coletado não é seu dinheiro: você o guarda em nome do estado. Você precisará:
- Apresentar declarações no calendário que o seu estado definir (mensal, trimestral ou anual, normalmente conforme o volume).
- Recolher o imposto que cobrou, por jurisdição quando exigido.
- Apresentar a declaração mesmo em períodos sem vendas, se o seu estado exigir.
Vendas em marketplaces
Se você vende por um marketplace como a Amazon ou o Etsy, as leis de marketplace facilitator de quase todos os estados com imposto sobre vendas tornam o marketplace responsável por cobrar e recolher o imposto sobre essas vendas. As suas vendas diretas (por exemplo, faturas que você mesmo envia) continuam sendo de sua responsabilidade.
Use tax
Se você compra itens tributáveis para o seu negócio de um vendedor que não cobrou imposto sobre vendas, talvez deva o use tax ao seu estado. É o espelho do imposto sobre vendas e costuma passar despercebido.
Erros comuns
- Cobrar imposto em um estado onde você não é registrado.
- Aplicar a sua alíquota local a clientes de outras jurisdições quando o estado usa a regra de destino.
- Presumir que serviços nunca são tributáveis.
- Misturar itens tributáveis e não tributáveis em uma só linha.
- Não guardar os certificados de isenção.
- Ignorar o nexus econômico à medida que as suas vendas online crescem.
Freelancers e prestadores de serviços
Se você vende apenas serviços, talvez não precise cobrar imposto sobre vendas, mas confira a lista de serviços tributáveis do seu estado. Separadamente, clientes dos EUA normalmente pedirão aos freelancers um Formulário W-9 e podem emitir um formulário 1099 para a declaração do imposto de renda. São questões de imposto de renda e não aparecem na própria fatura. Veja como cobrar clientes como freelancer.
Como configurar no BillKit
No gerador de fatura, defina o nome do imposto como “Sales tax”, informe a alíquota combinada do local do seu cliente e use as observações para registrar qualquer isenção. Se algumas linhas não forem tributáveis, indique isso com clareza ou emita faturas separadas para itens tributáveis e não tributáveis, se for mais simples para os seus registros. Se você também vende para o exterior, compare com como o IVA funciona nas faturas.
Lembrete: as regras do imposto sobre vendas variam por estado e localidade e mudam com frequência. Use os recursos oficiais do seu estado ou um profissional de impostos para confirmar o que se aplica a você.