Estados Unidos no tiene un IVA nacional ni un impuesto federal sobre ventas. En su lugar, el impuesto sobre ventas (sales tax) lo fijan los estados, y a menudo también los condados, las ciudades y los distritos especiales. Eso hace que el impuesto sobre ventas de EE. UU. sea muy distinto del IVA: que lo cobres, cuánto y sobre qué depende de dónde estén tú y tu cliente y de lo que vendas. Esta guía explica los conceptos clave y cómo mostrar correctamente el impuesto sobre ventas en una factura.
Las normas del impuesto sobre ventas difieren en cada estado y cambian con regularidad. Esta guía es información general, no asesoramiento fiscal ni legal. Consulta el departamento de ingresos (department of revenue) de tu estado o a un profesional fiscal.
Impuesto sobre ventas vs. IVA en un minuto
| Impuesto sobre ventas de EE. UU. | IVA (UE, Reino Unido y otros) | |
|---|---|---|
| Quién lo fija | Los estados y las jurisdicciones locales | El Gobierno nacional |
| Cuándo se cobra | Por lo general, solo en la venta minorista final | En cada fase de la cadena de suministro |
| Compras de empresas | Exentas cuando se compran para revender (con un certificado) | Las empresas pagan IVA y lo deducen |
| Servicios | A menudo exentos, pero varía según el estado | Por lo general, gravados |
| Tipo | Tipo combinado estatal + local, del 0 % a más del 10 % | Un tipo general nacional (más tipos reducidos) |
Paso 1: ¿Tienes nexo?
Solo tienes que cobrar impuesto sobre ventas en un estado donde tengas nexo, es decir, una conexión suficiente con ese estado. Hay dos tipos principales:
- Nexo físico: una oficina, empleados, inventario (incluso en un almacén de un tercero) u otra presencia física en el estado.
- Nexo económico: desde la sentencia del Tribunal Supremo de 2018 en South Dakota v. Wayfair, los estados pueden exigir a los vendedores de otros estados que cobren el impuesto cuando sus ventas en el estado superan un umbral. Muchos estados usan 100.000 $ de ventas anuales; algunos usan una cifra mayor, y algunos cuentan también el número de operaciones (a menudo 200). Los umbrales y lo que cuenta para ellos varían.
Cinco estados no tienen impuesto estatal sobre ventas: Alaska, Delaware, Montana, Nuevo Hampshire y Oregón, aunque algunas localidades de Alaska sí imponen impuestos locales sobre ventas.
Si tienes nexo en un estado, por lo general debes registrarte para obtener un permiso de impuesto sobre ventas allí antes de cobrar el impuesto. No se permite cobrar el impuesto sin permiso.
Paso 2: ¿Está gravado lo que vendes?
- Los bienes tangibles están gravados en la mayoría de los estados, con exenciones que varían: los alimentos, los medicamentos con receta y la ropa son ejemplos habituales de artículos exentos o con tipo reducido en algunos estados.
- Los servicios a menudo no están gravados, pero muchos estados gravan servicios concretos (por ejemplo, reparaciones, instalación, limpieza, telecomunicaciones o algunos servicios personales), y unos pocos estados gravan una amplia gama de servicios.
- Los productos digitales y el SaaS reciben un trato muy distinto de un estado a otro: gravados en algunos (como Nueva York y Washington), parcialmente gravados en otros y exentos en muchos.
- Las operaciones mixtas, por ejemplo, un servicio que incluye materiales tangibles, pueden hacer que todo el cobro esté gravado en algunos estados, salvo que detalles las partes por separado.
Consejo práctico: detalla por separado las partes gravadas y no gravadas en líneas distintas de la factura. A menudo eso es lo que permite cobrar el impuesto solo sobre la parte gravada.
Paso 3: ¿Qué tipo se aplica?
La mayoría de los estados usan el criterio de destino: el tipo es el tipo combinado del lugar donde el cliente recibe los bienes o el servicio. Una minoría de estados usa el criterio de origen para los vendedores del propio estado (según la ubicación del vendedor), y algunos tienen normas híbridas.
El tipo combinado es el tipo estatal más los tipos del condado, la ciudad y los distritos. Por ejemplo, el tipo combinado en la ciudad de Nueva York es del 8,875 % (4 % estatal + 4,5 % de la ciudad + 0,375 % del Distrito de Transporte Metropolitano de Cercanías). Dos direcciones con el mismo código postal pueden tener tipos distintos, así que usa la herramienta de consulta de tipos de tu estado o un software fiscal en lugar de adivinar.
Paso 4: Comprueba las exenciones
Algunos clientes no pagan impuesto sobre ventas en ciertas compras:
- Revendedores que compran bienes para revenderlos: te entregan un certificado de reventa.
- Organizaciones exentas (determinadas organizaciones benéficas, escuelas y organismos públicos), con un certificado de exención.
- Fabricantes que compran ciertos materiales o equipos, según el estado.
Solicita y conserva un certificado válido de cada venta exenta. Si te auditan y no puedes presentarlo, puede que tengas que pagar tú mismo el impuesto no cobrado.
Cómo mostrar el impuesto sobre ventas en una factura
Muchos estados exigen que el impuesto sobre ventas se indique por separado en la factura o el recibo, y es buena práctica en todos. Muestra:
- El subtotal gravado (y las líneas no gravadas por separado).
- El tipo y/o la jurisdicción.
- El importe del impuesto sobre ventas.
- El total.
Ejemplo: conceptos gravados y no gravados mezclados
Supón un cliente en un lugar con un tipo combinado del 8,25 % (estado + condado + ciudad), donde los bienes y el cargo de entrega del vendedor están gravados y el servicio de consultoría no:
| Descripción | Cant. | Precio unitario | Importe | Gravado |
|---|---|---|---|---|
| Silla de oficina | 4 | 250,00 $ | 1.000,00 $ | Sí |
| Entrega | 1 | 120,00 $ | 120,00 $ | Sí |
| Consultoría de espacio de trabajo | 3 h | 100,00 $ | 300,00 $ | No |
| Subtotal gravado | 1.120,00 $ | |||
| Impuesto sobre ventas (8,25 %) | 92,40 $ | |||
| Subtotal no gravado | 300,00 $ | |||
| Total a pagar | 1.512,40 $ |
Que la entrega, la instalación o la consultoría estén gravadas depende del estado y de cómo se estructuren los cargos. Muchos estados gravan los cargos de entrega de bienes gravados; algunos gravan ciertos servicios de diseño o consultoría. Considéralo únicamente un ejemplo de maquetación.
En las ventas exentas
Muestra un impuesto de 0,00 $ e indica el motivo: «Exenta: certificado de reventa archivado» o «Organización exenta de impuestos, certificado n.º 12345 archivado».
Cobrar, declarar e ingresar
El impuesto sobre ventas que cobras no es dinero tuyo: lo conservas en nombre del estado. Tendrás que:
- Presentar declaraciones según el calendario que te asigne tu estado (mensual, trimestral o anual, normalmente según el volumen).
- Ingresar el impuesto cobrado, por jurisdicción donde se exija.
- Presentar la declaración incluso en los periodos sin ventas, si tu estado lo exige.
Ventas a través de marketplaces
Si vendes a través de un marketplace como Amazon o Etsy, las leyes de facilitador de marketplace de casi todos los estados con impuesto sobre ventas hacen responsable al marketplace de cobrar e ingresar el impuesto de esas ventas. Tus ventas directas (p. ej., las facturas que envías tú mismo) siguen siendo responsabilidad tuya.
Impuesto de uso (use tax)
Si compras artículos gravados para tu negocio a un vendedor que no cobró el impuesto sobre ventas, puede que debas un impuesto de uso a tu estado. Es la imagen especular del impuesto sobre ventas y se suele pasar por alto.
Errores comunes
- Cobrar el impuesto en un estado donde no estás registrado.
- Aplicar tu propio tipo local a clientes de otras jurisdicciones cuando el estado usa el criterio de destino.
- Suponer que los servicios nunca están gravados.
- Agrupar conceptos gravados y no gravados en una sola línea.
- No conservar los certificados de exención.
- Ignorar el nexo económico a medida que crecen tus ventas online.
Autónomos y empresas de servicios
Si solo vendes servicios, puede que no tengas que cobrar impuesto sobre ventas en absoluto, pero consulta la lista de servicios gravados de tu estado. Por otro lado, los clientes estadounidenses suelen pedir a los autónomos un formulario W-9 y pueden emitir un formulario 1099 para la declaración del impuesto sobre la renta. Son cuestiones del impuesto sobre la renta y no aparecen en la propia factura. Consulta cómo facturar como autónomo.
Configurarlo en BillKit
En el generador de facturas, pon como nombre del impuesto «Impuesto sobre ventas», introduce el tipo combinado de la ubicación de tu cliente y usa las notas para dejar constancia de cualquier exención. Si algunas líneas no están gravadas, indícalo con claridad, o emite facturas separadas para los artículos gravados y no gravados si te resulta más sencillo para tus registros. Si vendes también a nivel internacional, compáralo con cómo funciona el IVA en las facturas.
Recordatorio: las normas del impuesto sobre ventas varían según el estado y la localidad y cambian con frecuencia. Utiliza los recursos oficiales de tu estado o a un profesional fiscal para confirmar lo que te corresponde.