Fatture e ricevute si somigliano (entrambe elencano voci, prezzi e totali), ma svolgono compiti opposti. Una fattura è una richiesta di pagamento. Una ricevuta è la prova che il pagamento è stato effettuato. Confonderle può disorientare i clienti e creare problemi di contabilità, quindi vale la pena capire bene quale ti serve.
La differenza in una tabella
| Fattura | Ricevuta | |
|---|---|---|
| Scopo | Chiede il pagamento | Conferma che il pagamento è stato ricevuto |
| Quando | Prima del pagamento (a lavoro concluso o in corso) | Dopo il pagamento |
| Dice | «Devi questo importo entro questa data» | «Hai pagato questo importo in questa data» |
| Dati chiave | Scadenza, condizioni di pagamento, coordinate bancarie | Data del pagamento, metodo di pagamento, importo pagato |
| Saldo indicato | Importo da pagare | Zero (o il saldo residuo per i pagamenti parziali) |
| L’acquirente la usa per | Approvare e programmare un pagamento; detrarre l’imposta | Provare la spesa; chiedere un rimborso |
| Il venditore la usa per | Registrare il ricavo da incassare (crediti verso clienti) | Registrare l’incasso |
Quando inviare una fattura
Invia una fattura ogni volta che un cliente ti pagherà in seguito: dopo la consegna, a una scadenza intermedia o con cadenza periodica. È la situazione normale per:
- Freelance e agenzie che fatturano progetti o ore
- Vendite B2B con pagamento dilazionato (ad esempio 30 giorni)
- Abbonamenti e canoni ricorrenti
- Acconti richiesti prima dell’inizio dei lavori
Una fattura dovrebbe contenere una scadenza e istruzioni di pagamento chiare. La nostra guida su come fare una fattura ne illustra i dettagli. In Italia ricorda che, tra operatori con partita IVA, la fattura va in genere emessa in formato elettronico tramite SDI.
Quando inviare una ricevuta
Invia una ricevuta quando hai incassato del denaro. Situazioni tipiche:
- Un cliente salda una fattura e chiede una conferma
- Un cliente paga subito: in negozio, al banco di un mercato, dopo un intervento di riparazione
- Ricevi un acconto e vuoi darne atto
- Un cliente ha bisogno di una prova di pagamento per un rimborso spese o per la propria dichiarazione dei redditi
I negozi e i sistemi di cassa producono le ricevute in automatico (in Italia, con il documento commerciale emesso dal registratore telematico). I freelance e le attività di servizi spesso no, e a quel punto un cliente ne chiede una. È qui che torna utile un generatore di ricevute.
Cosa deve contenere una ricevuta
| Campo | Esempio |
|---|---|
| Dicitura «Ricevuta» e numero | Ricevuta RIC-2026-0105 |
| Data del pagamento | 28 ottobre 2026 |
| Nome e recapiti del venditore | Rossi Riparazioni, Via Garibaldi 4, Bologna |
| Nome dell’acquirente (facoltativo per il dettaglio) | Ana Lopez |
| Cosa è stato pagato | Manutenzione della caldaia e sostituzione di un componente |
| Importo pagato e valuta | 280,00 € EUR |
| Metodo di pagamento | Carta che termina con 4412 / bonifico / contanti |
| Numero della fattura collegata | Per la fattura 2026/311 |
| Imposta inclusa | IVA 50,49 € (se applicabile) |
| Saldo residuo | 0,00 € |
Servono mai entrambe?
Sì, spesso. In un tipico progetto B2B:
- Invii un preventivo per concordare il prezzo (vedi preventivo, stima e fattura).
- Invii una fattura a lavoro concluso.
- Il cliente paga.
- Invii una ricevuta, oppure indichi la fattura come «Pagata», se il cliente ha bisogno di una conferma.
Molte aziende saltano il punto 4 perché l’estratto conto e la fattura saldata sono prove sufficienti. Ma i consumatori, chi chiede il rimborso delle spese al datore di lavoro e i clienti di alcuni Paesi possono chiedere espressamente una ricevuta.
Una fattura saldata può fare da ricevuta?
Spesso sì, nella pratica. Una fattura contrassegnata come «PAGATA», con data e metodo di pagamento, viene accettata come prova di pagamento in molte situazioni. Ma non è sempre intercambiabile: alcune politiche aziendali sui rimborsi spese, bandi o autorità richiedono un documento intitolato «Ricevuta». Se qualcuno te ne chiede una, dagliela: ci vuole un minuto.
E per le vendite pagate subito?
Quando il pagamento avviene contestualmente alla vendita (ad esempio un cliente paga in contanti alla consegna), puoi emettere un unico documento. In molti sistemi IVA quel documento deve comunque rispettare i requisiti di una fattura se l’acquirente è un’impresa che vuole detrarre l’IVA. Un approccio comune è una fattura con la dicitura «Pagata per intero il [data] con [metodo]». Per le vendite ai consumatori di solito basta una ricevuta, anche se alcuni Paesi richiedono specifici documenti fiscali emessi da registratori di cassa autorizzati.
Pagamenti parziali e acconti
Se un cliente paga solo una parte di una fattura:
- Emetti una ricevuta per l’importo incassato, richiamando il numero della fattura
- Indica il saldo residuo
- Non modificare la fattura originale: l’importo ancora dovuto resta tracciato rispetto a essa
Esempio: fattura 2026/042 da 3.000 €. Il cliente versa un acconto di 1.000 €. Ricevuta: «Ricevuti 1.000,00 € il 28 ott 2026 tramite bonifico a valere sulla fattura 2026/042. Saldo residuo: 2.000,00 €.»
Rimborsi
Se restituisci del denaro, né una nuova fattura né una ricevuta negativa sono la soluzione ideale. Il documento standard è la nota di credito, che riduce o annulla una fattura. Vedi note di credito e rimborsi.
Aspetti fiscali
- Le fatture con IVA permettono agli acquirenti business di detrarre l’imposta. Una semplice ricevuta di solito non basta, a meno che non soddisfi i requisiti di una fattura semplificata nel Paese in questione. Vedi cosa indicare in una fattura.
- Conservazione: conserva le copie di tutte le fatture e ricevute che emetti. I periodi di conservazione variano da Paese a Paese, di solito tra 5 e 10 anni.
- Numerazione: assegna alle ricevute una serie progressiva propria (ad es.
RIC-2026-0001), separata da quella delle fatture, per tenere in ordine i registri. Vedi la numerazione delle fatture.
Guida rapida alla scelta
- Denaro non ancora incassato? → Fattura (creane una)
- Denaro appena incassato? → Ricevuta (creane una)
- Prezzo non ancora concordato? → Preventivo (creane uno)
- Denaro da restituire o fattura errata? → Nota di credito
Questa guida illustra la prassi generale. Le norme fiscali e documentali variano da Paese a Paese e da settore a settore; non costituisce consulenza legale o fiscale.