“E-factuur” klinkt alsof het elke factuur kan zijn die je per e-mail verstuurt. In het belastingrecht is dat niet zo. Overal ter wereld maken overheden gestructureerde elektronische facturen verplicht, vaak via een overheidsplatform of met realtime melding daaraan. Als je zaken doet met bedrijven in landen als Italië, Mexico, India, Polen, Duitsland of Frankrijk, hebben deze regels al invloed op je, of krijgen ze die binnenkort. Deze gids legt uit wat een e-factuur is, welke formaten er bestaan en hoe het er in belangrijke landen voor staat.
E-facturatieregels veranderen snel en tijdschema’s worden vaak uitgesteld of aangepast. De onderstaande data geven de regels weer zoals ze ten tijde van schrijven zijn vastgesteld of aangekondigd; controleer altijd de actuele officiële richtlijnen. Dit is algemene informatie, geen juridisch of fiscaal advies.
E-factuur versus pdf-factuur
| Pdf-/gemailde factuur | Gestructureerde e-factuur | |
|---|---|---|
| Formaat | Een visueel document (pdf, afbeelding, Word) | Machineleesbare gegevens (meestal XML, soms JSON) |
| Gelezen door | Mensen | Software: het systeem van de koper kan haar automatisch verwerken |
| Gestandaardiseerde velden | Nee | Ja: volgt een vastgelegd schema (bijv. EN 16931, UBL, CII) |
| Verzending | E-mail, upload, post | Vaak via een netwerk (bijv. Peppol) of een overheidsplatform |
| Betrokkenheid van de overheid | Geen | In veel landen: gevalideerd, goedgekeurd of gemeld aan de belastingdienst |
Een gewone pdf, ook als je die per e-mail verstuurt, is volgens verplichte e-facturatieregels in het algemeen geen e-factuur. Een hybride formaat zoals ZUGFeRD / Factur-X (een pdf met ingebedde gestructureerde XML) kan wel gelden waar dat wordt geaccepteerd, omdat de XML het juridisch relevante deel is.
De belangrijkste modellen
- Uitwisselingsmodel met controle achteraf: bedrijven wisselen gestructureerde e-facturen uit (vaak via Peppol) en de belastingdienst controleert later. Voorbeeld: de B2B-verplichting in België en die in Duitsland.
- Clearancemodel: elke factuur moet vóór (of tijdens) de aflevering bij de koper worden ingediend bij en gevalideerd door een overheidsplatform. Voorbeelden: Italië (SdI), Mexico (CFDI), Polen (KSeF), India (IRP voor bedrijven binnen het bereik).
- Realtime rapportage: de factuur wordt tussen partijen uitgewisseld, maar de factuurgegevens worden binnen korte tijd aan de autoriteit gemeld. Veel landen combineren rapportage met een van de bovenstaande modellen.
Veelgebruikte formaten en standaarden
| Standaard / formaat | Waar je het tegenkomt |
|---|---|
| EN 16931 | Europese semantische standaard voor e-facturen; basis voor de meeste EU-formaten |
| UBL en UN/CEFACT CII | XML-syntaxen die EN 16931 implementeren |
| Peppol BIS Billing 3.0 | Factuurformaat op het Peppol-netwerk (België, Scandinavië, Nederland, Singapore, Australië/Nieuw-Zeeland en andere) |
| XRechnung | Duits formaat voor de publieke sector (CIUS van EN 16931) |
| ZUGFeRD / Factur-X | Hybride pdf + XML, gebruikt in Duitsland en Frankrijk |
| FatturaPA | Italiaans XML-formaat voor het SdI |
| CFDI 4.0 | Mexicaans XML-formaat |
Europese Unie: ViDA
Het Europese pakket VAT in the Digital Age (ViDA) is in 2025 aangenomen. De elementen over e-facturatie, in het kort:
- Lidstaten kunnen nu nationale B2B-verplichtingen voor e-facturatie invoeren zonder dat daarvoor een bijzondere EU-machtiging nodig is.
- Vanaf 1 juli 2030 worden e-facturatie en bijna-realtime digitale rapportage verplicht voor B2B-transacties binnen de EU, op basis van de Europese standaard (EN 16931).
- Nationale e-facturatie- en rapportagesystemen zullen naar verwachting in de jaren daarna naar het EU-model toegroeien.
Onder ViDA is een e-factuur volgens de EU een gestructureerd formaat dat automatische verwerking mogelijk maakt. Een pdf alleen voldoet daar niet aan.
Nederland
Voor zover mij bekend kent Nederland geen algemene verplichting voor B2B-e-facturatie tussen bedrijven. Wel geldt voor leveranciers van overheidsinstanties dat facturen elektronisch en in een gestructureerd formaat moeten worden aangeleverd, doorgaans via het Peppol-netwerk. Veel Nederlandse boekhoudpakketten ondersteunen Peppol en UBL. Controleer de actuele stand van zaken en de eisen van je afnemer, bijvoorbeeld via de Belastingdienst of je boekhouder.
België
België heeft gestructureerde B2B-e-facturatie verplicht gesteld voor binnenlandse transacties tussen btw-plichtige bedrijven vanaf 1 januari 2026, met Peppol BIS als standaardformaat, en heeft aangekondigd dat realtime rapportage vanaf 2028 volgt. Een pdf per e-mail geldt voor deze transacties niet langer als geldige factuur.
Duitsland
Duitsland voert B2B-e-facturatie voor binnenlandse transacties tussen in Duitsland gevestigde bedrijven gefaseerd in:
- Vanaf 1 januari 2025: alle bedrijven moeten e-facturen kunnen ontvangen.
- Tot eind 2026: papieren en niet-gestructureerde elektronische facturen (bijv. pdf) mogen nog worden uitgegeven; de ontvanger moet instemmen met het ontvangen van pdf’s.
- Vanaf 1 januari 2027: bedrijven met een omzet in het voorgaande jaar boven € 800.000 moeten e-facturen uitgeven.
- Vanaf 1 januari 2028: alle bedrijven moeten e-facturen uitgeven voor binnenlandse B2B-verkopen.
Geaccepteerde formaten zijn onder meer XRechnung en ZUGFeRD (versie 2.0.1 of hoger, met uitzondering van de meest eenvoudige profielen), of andere formaten die aan EN 16931 voldoen als beide partijen instemmen. Voor sommige transacties gelden uitzonderingen, zoals facturen voor kleine bedragen (tot € 250) en bepaalde kaartjes. B2C-facturen vallen er niet onder.
Frankrijk
De Franse hervorming van B2B-e-facturatie is eerder uitgesteld. Volgens het tijdschema uit de financiële wet van 2024:
- Vanaf 1 september 2026: alle bedrijven moeten e-facturen kunnen ontvangen en grote en middelgrote bedrijven moeten ze uitgeven.
- Vanaf 1 september 2027: ook kleine en micro-ondernemingen moeten e-facturen uitgeven.
Facturen worden uitgewisseld via gecertificeerde platforms (erkende private platforms), en bedrijven moeten ook transactie- en betaalgegevens voor B2C- en internationale verkopen melden (e-reporting). Controleer de laatste officiële richtlijnen over de stand van de invoering.
Italië (SdI)
Italië was het eerste EU-land met een algemene B2B-verplichting. Sinds 1 januari 2019 moeten de meeste binnenlandse B2B- en B2C-facturen worden uitgegeven als FatturaPA-XML-bestanden via het Sistema di Interscambio (SdI) van de overheid, dat ze valideert en aflevert. E-facturatie aan de overheid (B2G) is sinds 2014–2015 verplicht. De verplichting is vanaf 2024 uitgebreid naar de meeste kleine belastingplichtigen met het forfaitaire stelsel (forfettario). Facturen die het SdI omzeilen, gelden doorgaans als niet uitgegeven.
Polen (KSeF)
Het Nationale E-facturatiesysteem (KSeF) van Polen is een clearanceplatform. Zoals aangekondigd is het verplichte gebruik in 2026 gefaseerd ingevoerd:
- Vanaf 1 februari 2026: grote belastingplichtigen (omzet boven PLN 200 miljoen in 2024) moeten facturen in KSeF uitgeven; alle bedrijven moeten ze kunnen ontvangen.
- Vanaf 1 april 2026: de verplichting wordt uitgebreid naar andere bedrijven.
- Tot 1 januari 2027: versoepeling voor de kleinste bedrijven (met lage maandelijkse factuurbedragen) en een tijdelijke versoepeling van sommige sancties.
Elke factuur krijgt een KSeF-nummer zodra het systeem haar accepteert.
India
De GST-e-facturatie in India verplicht bedrijven binnen het bereik om elke B2B-factuur te registreren op een Invoice Registration Portal (IRP), dat een Invoice Reference Number (IRN) en een ondertekende QR-code teruggeeft. De omzetdrempel is sinds 2020 in stappen verlaagd en geldt sinds 1 augustus 2023 voor bedrijven met een totale jaaromzet boven ₹5 crore. Sommige sectoren zijn vrijgesteld. Een factuur die had moeten worden geregistreerd maar dat niet is, wordt niet als geldige belastingfactuur behandeld.
Mexico (CFDI)
Mexico heeft een van de meest volwassen systemen. Vrijwel alle facturen moeten worden uitgegeven als CFDI-XML-bestanden (Comprobante Fiscal Digital por Internet), gevalideerd en gestempeld door een erkende certificeringsaanbieder (PAC) namens de belastingdienst (SAT). CFDI 4.0 is sinds 1 april 2023 verplicht. Elke gestempelde factuur krijgt een unieke UUID (folio fiscal), en betalingen die na facturering worden ontvangen, worden vastgelegd met een betalingscomplement.
Taiwan (e-GUI)
Taiwan gebruikt Government Uniform Invoices (GUI): genummerde facturen waarvan de nummerreeksen per periode van twee maanden door de belastingdienst worden toegewezen. Elektronische GUI’s (e-GUI’s) worden uitgegeven en binnen korte termijnen geüpload naar het e-factuurplatform van het ministerie van Financiën (bijvoorbeeld binnen 48 uur voor B2C-e-GUI’s). Consumenten kunnen ze opslaan op een “carrier” (zoals een mobiele barcode) en ze worden automatisch opgenomen in de bekende factuurloterij van Taiwan. Buitenlandse aanbieders van elektronische diensten die in Taiwan zijn geregistreerd, geven doorgaans cloud-e-GUI’s aan consumenten uit.
Andere opvallende systemen
- Brazilië, Chili, Colombia, Peru en andere Latijns-Amerikaanse landen hebben al lang bestaande clearancesystemen.
- Saoedi-Arabië voert sinds december 2021 gefaseerd e-facturatie (FATOORA) in, met integratiegolven per bedrijfsgrootte.
- Singapore, Australië en Nieuw-Zeeland stimuleren e-facturatie op basis van Peppol, tot nu toe vooral voor leveranciers van de overheid.
- Het Qualified Invoice System van Japan (sinds oktober 2023) stelt factuureisen voor aftrek van consumptiebelasting, maar maakt gestructureerde e-facturen niet verplicht.
- Spanje heeft een verplichting voor B2B-e-facturatie in de wet vastgelegd, met invoering in fasen; controleer het laatste tijdschema.
Wat dit betekent voor kleine bedrijven
- Zoek uit of een verplichting voor jou geldt. Dat hangt meestal af van waar je gevestigd bent, waar je klant zit, of de verkoop B2B, B2G of B2C is en soms van je omzet.
- Controleer je ontvangstverplichtingen. In Duitsland en Polen moet je bijvoorbeeld e-facturen kunnen ontvangen voordat je ze moet uitgeven.
- Kies een conforme tool of aanbieder voor facturen binnen het bereik: boekhoudsoftware, een Peppol-toegangspunt of een gecertificeerd platform, afhankelijk van het land.
- Houd je gegevens op orde. E-facturen worden automatisch gevalideerd; foute btw-nummers of ontbrekende velden leiden tot afwijzing.
- Gebruik pdf’s waar ze goed voor zijn: B2C-verkopen, landen zonder verplichting, veel internationale B2B-facturen, offertes, kwitanties en proforma’s.
Waar BillKit past
BillKit maakt in je browser professionele pdf-facturen, offertes en kwitanties. Pdf’s blijven geldig en worden veel gebruikt waar gestructureerde e-facturatie niet verplicht is, bijvoorbeeld bij veel grensoverschrijdende B2B-facturen, de meeste B2C-facturen en in landen zonder verplichting. Geldt er voor een transactie een verplichting (zoals bij binnenlandse B2B-facturen in Italië of Polen), dan moet je die factuur uitgeven via een conform e-facturatiesysteem. Voor de algemene inhoud van een factuur, zie wat moet er op een factuur staan en onze factuursjablonen per land.
Let op: e-facturatietijdschema’s en -eisen veranderen vaak en dit overzicht vereenvoudigt ze. Het is geen juridisch of fiscaal advies. Controleer de actuele verplichtingen bij officiële bronnen of een belastingadviseur.