“E-invoice” terdengar seolah berarti invoice apa pun yang dikirim lewat email. Dalam hukum pajak, bukan begitu. Di seluruh dunia, pemerintah mewajibkan invoice elektronik terstruktur — sering kali disalurkan melalui, atau dilaporkan secara real-time ke, platform pemerintah. Jika Anda menjual ke bisnis di negara seperti Italia, Meksiko, India, Polandia, Jerman, atau Prancis, aturan ini sudah atau segera memengaruhi Anda. Panduan ini menjelaskan apa itu e-invoice, format yang umum, dan perkembangan di negara-negara utama.
Aturan e-invoicing berubah dengan cepat dan jadwalnya sering ditunda atau disesuaikan. Tanggal di bawah mencerminkan aturan yang diadopsi atau diumumkan pada saat penulisan; selalu periksa panduan resmi terkini. Ini informasi umum, bukan nasihat hukum atau pajak.
E-invoice vs. invoice PDF
| Invoice PDF / lewat email | E-invoice terstruktur | |
|---|---|---|
| Format | Dokumen visual (PDF, gambar, Word) | Data yang dapat dibaca mesin (biasanya XML, kadang JSON) |
| Dibaca oleh | Manusia | Perangkat lunak — sistem pembeli dapat memprosesnya secara otomatis |
| Kolom terstandar | Tidak | Ya — mengikuti skema yang ditetapkan (mis. EN 16931, UBL, CII) |
| Pengiriman | Email, unggah, pos | Sering melalui jaringan (mis. Peppol) atau platform pemerintah |
| Keterlibatan pemerintah | Tidak ada | Di banyak negara: divalidasi, diklirkan, atau dilaporkan ke otoritas pajak |
PDF biasa — bahkan yang dikirim lewat email — umumnya bukan e-invoice menurut aturan e-invoicing wajib. Format hibrida seperti ZUGFeRD / Factur-X (PDF dengan XML terstruktur yang tertanam) dapat memenuhi syarat bila diterima, karena XML-lah bagian yang relevan secara hukum.
Model utama
- Model pasca-audit / pertukaran: usaha saling bertukar e-invoice terstruktur (sering melalui Peppol), dan otoritas pajak mengaudit kemudian. Contoh: kewajiban B2B Belgia, Jerman.
- Model klirens: setiap invoice harus dikirim ke dan divalidasi oleh platform pemerintah sebelum (atau saat) sampai ke pembeli. Contoh: Italia (SdI), Meksiko (CFDI), Polandia (KSeF), India (IRP untuk usaha yang tercakup).
- Pelaporan real-time: invoice dipertukarkan antar pihak, tetapi data invoice dilaporkan ke otoritas dalam waktu singkat. Banyak negara menggabungkan pelaporan dengan salah satu model di atas.
Format dan standar yang umum
| Standar / format | Di mana Anda akan menemuinya |
|---|---|
| EN 16931 | Standar semantik Eropa untuk e-invoice; dasar sebagian besar format UE |
| UBL dan UN/CEFACT CII | Sintaks XML yang mengimplementasikan EN 16931 |
| Peppol BIS Billing 3.0 | Format invoice pada jaringan Peppol (Belgia, Nordik, Belanda, Singapura, Australia/Selandia Baru, dan lainnya) |
| XRechnung | Format sektor publik Jerman (CIUS dari EN 16931) |
| ZUGFeRD / Factur-X | PDF + XML hibrida, dipakai di Jerman dan Prancis |
| FatturaPA | Format XML Italia untuk SdI |
| CFDI 4.0 | Format XML Meksiko |
Uni Eropa: ViDA
Paket VAT in the Digital Age (ViDA) UE diadopsi pada 2025. Unsur e-invoicing-nya, secara ringkas:
- Negara anggota kini dapat memberlakukan kewajiban e-invoicing B2B domestik tanpa memerlukan otorisasi khusus UE.
- Mulai 1 Juli 2030, e-invoicing dan pelaporan digital mendekati real-time menjadi wajib untuk transaksi B2B intra-UE, berdasarkan standar Eropa (EN 16931).
- Sistem e-invoicing dan pelaporan domestik diharapkan menyatu dengan model UE dalam beberapa tahun berikutnya.
Di bawah ViDA, definisi e-invoice UE adalah format terstruktur yang memungkinkan pemrosesan otomatis — PDF saja tidak memenuhi syarat.
Jerman
Jerman memperkenalkan e-invoicing B2B untuk transaksi domestik antar usaha yang berdomisili di Jerman secara bertahap:
- Mulai 1 Januari 2025: semua usaha harus mampu menerima e-invoice.
- Hingga akhir 2026: invoice kertas dan elektronik tidak terstruktur (mis. PDF) masih boleh diterbitkan; penerima harus setuju menerima PDF.
- Mulai 1 Januari 2027: usaha dengan omzet tahun sebelumnya di atas €800.000 harus menerbitkan e-invoice.
- Mulai 1 Januari 2028: semua usaha harus menerbitkan e-invoice untuk penjualan B2B domestik.
Format yang diterima meliputi XRechnung dan ZUGFeRD (versi 2.0.1 atau lebih baru, tidak termasuk profil paling dasar), atau format lain yang sesuai EN 16931 bila kedua pihak setuju. Pengecualian berlaku untuk sebagian transaksi, seperti invoice bernilai kecil (hingga €250) dan tiket tertentu. Invoice B2C tidak tercakup.
Prancis
Reformasi e-invoicing B2B Prancis pernah ditunda. Berdasarkan jadwal dalam undang-undang keuangan 2024:
- Mulai 1 September 2026: semua usaha harus mampu menerima e-invoice, dan perusahaan besar serta menengah harus menerbitkannya.
- Mulai 1 September 2027: usaha kecil dan mikro juga harus menerbitkan e-invoice.
Invoice dipertukarkan melalui platform tersertifikasi (platform swasta yang disetujui), dan usaha juga harus melakukan e-reporting data transaksi dan pembayaran untuk penjualan B2C dan internasional. Periksa panduan resmi terbaru tentang status penerapan bertahap.
Italia (SdI)
Italia adalah negara UE pertama dengan kewajiban B2B yang bersifat umum. Sejak 1 Januari 2019, sebagian besar invoice B2B dan B2C domestik harus diterbitkan sebagai file FatturaPA XML melalui Sistema di Interscambio (SdI) pemerintah, yang memvalidasi dan mengirimkannya. E-invoicing B2G wajib sejak 2014–2015. Kewajiban diperluas ke sebagian besar wajib pajak tarif tetap (forfettario) kecil mulai 2024. Invoice yang melewati SdI umumnya dianggap tidak diterbitkan.
Polandia (KSeF)
National e-Invoicing System (KSeF) Polandia adalah platform klirens. Sebagaimana diumumkan, penggunaan wajib diterapkan bertahap pada 2026:
- Mulai 1 Februari 2026: wajib pajak besar (penjualan di atas PLN 200 juta pada 2024) harus menerbitkan invoice di KSeF; semua usaha harus mampu menerimanya.
- Mulai 1 April 2026: kewajiban diperluas ke usaha lain.
- Hingga 1 Januari 2027: keringanan untuk usaha terkecil (dengan nilai invoice bulanan yang rendah), dan pelonggaran transisi atas sebagian sanksi.
Setiap invoice menerima nomor KSeF ketika diterima sistem.
Belgia
Belgia mewajibkan e-invoicing B2B terstruktur untuk transaksi domestik antar usaha terdaftar PPN mulai 1 Januari 2026, dengan Peppol BIS sebagai format default, dan telah mengumumkan pelaporan real-time menyusul mulai 2028.
India
E-invoicing GST India mewajibkan usaha yang tercakup mendaftarkan setiap invoice B2B pada Invoice Registration Portal (IRP), yang mengembalikan Invoice Reference Number (IRN) dan kode QR bertanda tangan. Ambang omzet diturunkan secara bertahap sejak 2020 dan berlaku bagi usaha dengan omzet agregat tahunan di atas ₹5 crore sejak 1 Agustus 2023. Beberapa sektor dikecualikan. Invoice yang seharusnya didaftarkan tetapi tidak didaftarkan tidak diperlakukan sebagai faktur pajak yang sah.
Meksiko (CFDI)
Meksiko memiliki salah satu sistem paling matang. Hampir semua invoice harus diterbitkan sebagai file XML CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet), divalidasi dan disegel oleh penyedia sertifikasi resmi (PAC) atas nama otoritas pajak (SAT). CFDI 4.0 wajib sejak 1 April 2023. Setiap invoice yang disegel menerima UUID (folio fiscal) yang unik, dan pembayaran yang diterima setelah invoice diterbitkan didokumentasikan dengan komplemen pembayaran.
Taiwan (e-GUI)
Taiwan menggunakan Government Uniform Invoice (GUI) — invoice bernomor yang rentang nomornya dialokasikan otoritas pajak untuk setiap periode dua bulan. GUI elektronik (e-GUI) diterbitkan dan diunggah ke platform e-invoice Kementerian Keuangan dalam tenggat singkat (misalnya dalam 48 jam untuk e-GUI B2C). Konsumen dapat menyimpannya pada “carrier” (seperti barcode ponsel) dan otomatis diikutkan dalam undian invoice Taiwan yang terkenal. Penyedia layanan elektronik asing yang terdaftar di Taiwan umumnya menerbitkan e-GUI cloud kepada konsumen.
Indonesia
Di Indonesia, Pengusaha Kena Pajak (PKP) menerbitkan Faktur Pajak secara elektronik (e-Faktur), dan sistem administrasi perpajakan Coretax digunakan untuk penerbitannya. Faktur Pajak adalah dokumen yang terpisah dari invoice tagihan komersial. Ketentuan, format, dan jadwal penerapan dapat berubah — periksa informasi resmi terbaru dari Direktorat Jenderal Pajak atau tanyakan kepada konsultan pajak Anda.
Sistem lain yang patut dicatat
- Brasil, Chili, Kolombia, Peru, dan negara Amerika Latin lainnya menjalankan sistem klirens yang sudah mapan.
- Arab Saudi menerapkan e-invoicing (FATOORA) secara bertahap sejak Desember 2021, dengan gelombang integrasi menurut ukuran usaha.
- Singapura, Australia, dan Selandia Baru mempromosikan e-invoicing berbasis Peppol, sejauh ini terutama untuk pemasok pemerintah.
- Jepang dengan Qualified Invoice System (sejak Oktober 2023) menetapkan persyaratan invoice untuk kredit pajak konsumsi tetapi tidak mewajibkan e-invoice terstruktur.
- Spanyol telah mengesahkan kewajiban e-invoicing B2B dengan penerapan bertahap; periksa jadwal terbaru.
Artinya bagi usaha kecil
- Cari tahu apakah suatu kewajiban berlaku bagi Anda. Biasanya bergantung pada tempat Anda berdomisili, tempat pelanggan Anda berada, apakah penjualannya B2B, B2G, atau B2C, dan kadang omzet Anda.
- Periksa kewajiban penerimaan Anda. Di Jerman dan Polandia, misalnya, Anda harus mampu menerima e-invoice sebelum diwajibkan menerbitkannya.
- Pilih alat atau penyedia yang sesuai untuk invoice yang tercakup — perangkat lunak akuntansi, access point Peppol, atau platform tersertifikasi, tergantung negaranya.
- Jaga data tetap bersih. E-invoice divalidasi secara otomatis; nomor PPN yang salah atau kolom yang hilang menyebabkan penolakan.
- Gunakan PDF untuk hal yang cocok baginya: penjualan B2C, negara tanpa kewajiban, banyak invoice B2B internasional, penawaran harga, kuitansi, dan proforma.
Di mana BillKit berperan
BillKit membuat invoice PDF, penawaran harga, dan kuitansi profesional di browser Anda. PDF tetap sah dan banyak dipakai di tempat yang tidak mewajibkan e-invoicing terstruktur — misalnya banyak invoice B2B lintas negara, sebagian besar invoice B2C, dan negara tanpa kewajiban. Bila suatu kewajiban berlaku untuk sebuah transaksi (seperti invoice B2B domestik di Italia atau Polandia), Anda perlu menerbitkan invoice itu melalui sistem e-invoicing yang sesuai. Untuk isi invoice secara umum, lihat isi invoice dan template invoice per negara kami.
Pengingat: jadwal dan persyaratan e-invoicing sering berubah, dan gambaran ini menyederhanakannya. Ini bukan nasihat hukum atau pajak — pastikan kewajiban terkini melalui sumber resmi atau penasihat pajak.