«Factura electrónica» suena como si fuera cualquier factura enviada por correo. En derecho tributario, no lo es. En todo el mundo, los gobiernos están haciendo obligatorias las facturas electrónicas estructuradas, a menudo enviadas a través de una plataforma pública, o comunicadas a ella en tiempo real. Si vendes a empresas de países como Italia, México, India, Polonia, Alemania o Francia, estas normas ya te afectan o lo harán pronto. Esta guía explica qué es una factura electrónica, los formatos habituales y la situación en los países clave.
Las normas de facturación electrónica cambian con rapidez y los calendarios se aplazan o se ajustan con frecuencia. Las fechas de abajo reflejan las normas aprobadas o anunciadas en el momento de redactar el texto; consulta siempre la información oficial vigente. Esto es información general, no asesoramiento legal ni fiscal.
Factura electrónica vs. factura en PDF
| Factura en PDF / enviada por correo | Factura electrónica estructurada | |
|---|---|---|
| Formato | Un documento visual (PDF, imagen, Word) | Datos legibles por máquina (normalmente XML, a veces JSON) |
| Lo lee | Una persona | Un software: el sistema del comprador puede procesarla automáticamente |
| Campos normalizados | No | Sí: sigue un esquema definido (p. ej., EN 16931, UBL, CII) |
| Transmisión | Correo, subida, correo postal | A menudo a través de una red (p. ej., Peppol) o una plataforma pública |
| Intervención del Gobierno | Ninguna | En muchos países: se valida, se autoriza o se comunica a la administración tributaria |
Un PDF simple, incluso enviado por correo, por lo general no es una factura electrónica según las normas obligatorias de facturación electrónica. Un formato híbrido como ZUGFeRD / Factur-X (un PDF con XML estructurado incrustado) puede ser válido donde se acepte, porque el XML es la parte jurídicamente relevante.
Los modelos principales
- Modelo de intercambio / control posterior: las empresas intercambian facturas electrónicas estructuradas (a menudo mediante Peppol) y la administración tributaria las audita más tarde. Ejemplo: la obligación B2B de Bélgica y la de Alemania.
- Modelo de autorización previa (clearance): cada factura debe enviarse a una plataforma pública y ser validada por ella antes de llegar al comprador (o al mismo tiempo). Ejemplos: Italia (SdI), México (CFDI), Polonia (KSeF), India (IRP para las empresas incluidas).
- Comunicación en tiempo real: la factura se intercambia entre las partes, pero los datos de la factura se comunican a la administración en un plazo breve. Muchos países combinan la comunicación con alguno de los modelos anteriores.
Formatos y normas habituales
| Norma / formato | Dónde lo encontrarás |
|---|---|
| EN 16931 | Norma semántica europea de facturas electrónicas; base de la mayoría de los formatos de la UE |
| UBL y UN/CEFACT CII | Sintaxis XML que implementan la EN 16931 |
| Peppol BIS Billing 3.0 | Formato de factura de la red Peppol (Bélgica, países nórdicos, Países Bajos, Singapur, Australia/Nueva Zelanda y otros) |
| XRechnung | Formato alemán del sector público (CIUS de la EN 16931) |
| ZUGFeRD / Factur-X | PDF híbrido + XML, usado en Alemania y Francia |
| FatturaPA | Formato XML de Italia para el SdI |
| CFDI 4.0 | Formato XML de México |
Unión Europea: ViDA
El paquete IVA en la era digital (ViDA) de la UE se adoptó en 2025. En resumen, sus elementos de facturación electrónica son:
- Los Estados miembros pueden ahora introducir obligaciones nacionales de facturación electrónica B2B sin necesitar una autorización especial de la UE.
- A partir del 1 de julio de 2030, la facturación electrónica y la comunicación digital casi en tiempo real serán obligatorias para las operaciones B2B intracomunitarias, con base en la norma europea (EN 16931).
- Se espera que los sistemas nacionales de facturación electrónica y de comunicación converjan con el modelo de la UE en los años siguientes.
Con ViDA, la definición de factura electrónica en la UE es un formato estructurado que permite el tratamiento automático; un PDF por sí solo no cumple.
España
España ha legislado una obligación de facturación electrónica B2B (ley «Crea y Crece»), cuya aplicación está prevista por fases, y por separado el sistema VERI*FACTU, que regula el software de facturación y el envío de registros a la Agencia Tributaria. Los calendarios se han aplazado en varias ocasiones y las obligaciones dependen del tipo de contribuyente y de su volumen de facturación: comprueba los plazos y requisitos vigentes en la información oficial de la Agencia Tributaria o con tu asesor.
Alemania
Alemania introdujo por fases la facturación electrónica B2B para las operaciones nacionales entre empresas establecidas en Alemania:
- Desde el 1 de enero de 2025: todas las empresas deben poder recibir facturas electrónicas.
- Hasta finales de 2026: todavía pueden emitirse facturas en papel y electrónicas no estructuradas (p. ej., PDF); el destinatario debe aceptar recibir PDF.
- Desde el 1 de enero de 2027: las empresas con una facturación del año anterior superior a 800.000 € deben emitir facturas electrónicas.
- Desde el 1 de enero de 2028: todas las empresas deben emitir facturas electrónicas en las ventas B2B nacionales.
Los formatos aceptados incluyen XRechnung y ZUGFeRD (versión 2.0.1 o posterior, excluidos los perfiles más básicos), u otros formatos conformes con la EN 16931 si ambas partes están de acuerdo. Se aplican excepciones a algunas operaciones, como las facturas de pequeño importe (hasta 250 €) y ciertos billetes. Las facturas B2C no están cubiertas.
Francia
La reforma de la facturación electrónica B2B de Francia ya se ha aplazado antes. Según el calendario fijado en la ley de finanzas de 2024:
- Desde el 1 de septiembre de 2026: todas las empresas deben poder recibir facturas electrónicas, y las grandes y medianas empresas deben emitirlas.
- Desde el 1 de septiembre de 2027: las pequeñas empresas y microempresas también deben emitir facturas electrónicas.
Las facturas se intercambian a través de plataformas certificadas (plataformas privadas autorizadas), y las empresas también deben comunicar electrónicamente los datos de las operaciones y los pagos en las ventas B2C e internacionales. Consulta la información oficial más reciente sobre el estado de la implantación.
Italia (SdI)
Italia fue el primer país de la UE con una obligación B2B general. Desde el 1 de enero de 2019, la mayoría de las facturas nacionales B2B y B2C deben emitirse como archivos FatturaPA XML a través del Sistema di Interscambio (SdI) del Gobierno, que las valida y las entrega. La facturación electrónica B2G es obligatoria desde 2014–2015. La obligación se amplió a la mayoría de los pequeños contribuyentes del régimen de tarifa plana (forfettario) desde 2024. Las facturas que eluden el SdI se consideran, por lo general, no emitidas.
Polonia (KSeF)
El Sistema Nacional de Facturación Electrónica (KSeF) de Polonia es una plataforma de autorización previa. Según lo anunciado, su uso obligatorio se fue implantando durante 2026:
- Desde el 1 de febrero de 2026: los grandes contribuyentes (ventas superiores a 200 millones de PLN en 2024) deben emitir las facturas en el KSeF; todas las empresas deben poder recibirlas.
- Desde el 1 de abril de 2026: la obligación se extiende a las demás empresas.
- Hasta el 1 de enero de 2027: alivio para las empresas más pequeñas (las de bajos importes mensuales facturados) y flexibilización transitoria de algunas sanciones.
Cada factura recibe un número KSeF cuando el sistema la acepta.
Bélgica
Bélgica hizo obligatoria la facturación electrónica B2B estructurada para las operaciones nacionales entre empresas registradas en el IVA desde el 1 de enero de 2026, con Peppol BIS como formato por defecto, y ha anunciado que la comunicación en tiempo real llegará a partir de 2028.
India
La facturación electrónica del GST de India exige que las empresas incluidas registren cada factura B2B en un Invoice Registration Portal (IRP), que devuelve un Invoice Reference Number (IRN) y un código QR firmado. El umbral de facturación se ha ido reduciendo por fases desde 2020 y se aplica a las empresas con una facturación anual agregada superior a 5 crore de ₹ desde el 1 de agosto de 2023. Algunos sectores están exentos. Una factura que debía registrarse y no se registró no se considera una factura fiscal válida.
México (CFDI)
México tiene uno de los sistemas más maduros. Prácticamente todas las facturas deben emitirse como archivos XML CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet), validados y timbrados por un proveedor autorizado de certificación (PAC) en nombre de la administración tributaria (SAT). El CFDI 4.0 es obligatorio desde el 1 de abril de 2023. Cada factura timbrada recibe un UUID (folio fiscal) único, y los pagos recibidos después de facturar se documentan con un complemento de pago.
Taiwán (e-GUI)
Taiwán usa facturas oficiales uniformes (GUI): facturas numeradas cuyos rangos asigna la administración tributaria para cada periodo de dos meses. Las GUI electrónicas (e-GUI) se emiten y se suben a la plataforma de facturas electrónicas del Ministerio de Hacienda en plazos breves (por ejemplo, en 48 horas para las e-GUI B2C). Los consumidores pueden guardarlas en un «portador» (como un código de barras móvil) y participan automáticamente en la conocida lotería de facturas de Taiwán. Los proveedores extranjeros de servicios electrónicos registrados en Taiwán suelen emitir e-GUI en la nube a los consumidores.
Otros sistemas destacados
- Brasil, Chile, Colombia, Perú y otros países latinoamericanos tienen sistemas de autorización previa consolidados desde hace años.
- Arabia Saudí ha implantado por fases la facturación electrónica (FATOORA) desde diciembre de 2021, con oleadas de integración según el tamaño de la empresa.
- Singapur, Australia y Nueva Zelanda promueven la facturación electrónica basada en Peppol, hasta ahora sobre todo para los proveedores del Gobierno.
- El Sistema de Facturas Cualificadas de Japón (desde octubre de 2023) fija los requisitos de las facturas para los créditos del impuesto al consumo, pero no obliga a usar facturas electrónicas estructuradas.
Qué significa esto para las pequeñas empresas
- Averigua si te afecta una obligación. Suele depender de dónde estés establecido, dónde esté tu cliente, si la venta es B2B, B2G o B2C y, a veces, de tu facturación.
- Comprueba tus obligaciones de recepción. En Alemania y Polonia, por ejemplo, debes poder recibir facturas electrónicas antes de estar obligado a emitirlas.
- Elige una herramienta o un proveedor conforme para las facturas incluidas: un software de contabilidad, un punto de acceso Peppol o una plataforma certificada, según el país.
- Mantén tus datos en orden. Las facturas electrónicas se validan automáticamente; los números de IVA erróneos o los campos que faltan provocan rechazos.
- Usa el PDF para lo que sirve: ventas B2C, países sin obligación, muchas facturas B2B internacionales, presupuestos, recibos y facturas proforma.
Dónde encaja BillKit
BillKit crea facturas, presupuestos y recibos profesionales en PDF en tu navegador. Los PDF siguen siendo válidos y se usan ampliamente donde no se exige la facturación electrónica estructurada, por ejemplo, en muchas facturas B2B transfronterizas, en la mayoría de las facturas B2C y en los países sin obligación. Cuando una obligación se aplica a una operación (como las facturas B2B nacionales en Italia o Polonia), tendrás que emitir esa factura mediante un sistema de facturación electrónica conforme. Para el contenido general de una factura, consulta qué debe incluir una factura y nuestras plantillas de factura por país.
Recordatorio: los calendarios y requisitos de la facturación electrónica cambian a menudo, y este resumen los simplifica. No constituye asesoramiento legal ni fiscal: confirma las obligaciones vigentes con fuentes oficiales o con un asesor fiscal.