Een proformafactuur (ook geschreven als “pro forma”) is een voorlopige factuur die je verstuurt voordat goederen worden geleverd of diensten worden verricht. Ze ziet eruit als een factuur, maar is in boekhoudkundige of fiscale zin geen verzoek tot betaling. Ze laat de koper juist precies zien wat de definitieve factuur gaat bevatten, zodat hij de aankoop kan goedkeuren, de betaling kan regelen of importpapieren kan voorbereiden.
Proformafactuur, factuur en offerte
| Offerte | Proformafactuur | Factuur (handels-/belastingfactuur) | |
|---|---|---|---|
| Fase | Onderhandeling | Deal rond, vóór levering | Goederen/diensten geleverd of betaling verschuldigd |
| Doel | Een prijs aanbieden | De verwachte eindrekening tonen; vooruitbetaling of goedkeuringen mogelijk maken | Om betaling vragen; de verkoop vastleggen |
| Legt inkomsten vast? | Nee | Nee | Ja |
| Belastingdocument? | Nee | Nee: de koper kan er geen btw mee terugvragen | Ja (als er btw geldt) |
| Nummering | Offertereeks | Aparte proformareeks | Officiële doorlopende factuurreeks |
| Te wijzigen? | Ja | Ja, tot de definitieve factuur is uitgegeven | Nee: correcties vragen om een creditnota |
Kortom: een proforma is een offerte in factuurvorm, verstuurd zodra de koper klaar is om zich te binden, met alle gegevens die de definitieve factuur ook krijgt.
Wanneer gebruik je een proformafactuur?
1. Vooruitbetaling vragen
Veel verkopers eisen vooruitbetaling van nieuwe klanten of bij orders op maat. De financiële afdeling van de koper heeft misschien “een factuur” nodig om geld vrij te geven, maar jij wilt geen verkoop boeken die nog niet heeft plaatsgevonden. Een proforma lost dat op: de klant betaalt op basis van de proforma en jij geeft de echte factuur uit bij levering (of direct bij ontvangst van de betaling, afhankelijk van de lokale belastingregels).
2. Internationale handel en douane
Importeurs hebben vaak een proforma nodig om:
- Een invoervergunning aan te vragen
- Bij hun bank een kredietbrief (letter of credit) te openen
- Betalingen in vreemde valuta te regelen
- Douane-expediteurs vooraf informatie te geven over waarde, gewicht en HS-codes
Voor zendingen moet de proforma dezelfde gegevens bevatten als de uiteindelijke handelsfactuur: Incoterms (bijv. FOB, CIF, DAP), land van oorsprong, HS-tariefcodes, netto- en brutogewichten en verpakkingsgegevens.
3. Interne goedkeuringen
Grote organisaties hebben vaak een document nodig om een inkooporder aan te maken of budget goed te laten keuren. Een proforma geeft hun een exact bedrag, inclusief btw en verzendkosten, om goed te keuren.
4. Monsters en zendingen zonder kosten
Bij het versturen van monsters over de grens vermeldt een proforma (of een handelsfactuur met de tekst “Geen commerciële waarde, monsters”) een waarde voor douanedoeleinden, ook al wordt er niets verkocht.
Wat hoort er op een proformafactuur?
- De titel “Proformafactuur”: duidelijk, zodat niemand haar als een echte factuur boekt
- Een proformanummer uit een aparte reeks (bijv.
PF-2026-007), zie factuurnummering - Uitgiftedatum en geldigheidsdatum (“Geldig tot 30 november 2026”)
- Gegevens van verkoper en koper, inclusief belastingnummers
- Omschrijvingen, aantallen, prijzen per eenheid en totalen
- Verwachte belasting (btw/GST/sales tax), verzend-, verzekerings- en overige kosten
- Valuta: cruciaal bij grensoverschrijdende deals (zie factureren in een vreemde valuta)
- Betaalvoorwaarden en bankgegevens als je vooruitbetaling verwacht
- Bij goederen: Incoterms, geschatte verzenddatum, gewichten, HS-codes en land van oorsprong
- Een opmerking als “Dit is geen belastingfactuur. Bij verzending wordt een definitieve factuur uitgegeven.”
Voorbeeld van een proformafactuur
| Veld | Voorbeeld |
|---|---|
| Titel | PROFORMAFACTUUR |
| Nummer | PF-2026-007 |
| Datum / geldig tot | 28 okt 2026 / 27 nov 2026 |
| Verkoper | Ceramica Rossi S.r.l., Via Roma 10, Faenza, Italië · Btw IT01234567890 |
| Koper | Harbor Home Goods Inc., 220 Pier St, Portland OR, VS |
| Incoterms | FCA Faenza (Incoterms® 2020) |
| Omschrijving | HS-code | Aantal | Prijs per eenheid | Totaal |
|---|---|---|---|---|
| Handgeglazuurd dinerbord, 27 cm | 6912.00 | 400 | € 14,50 | € 5.800,00 |
| Handgeglazuurde kom, 16 cm | 6912.00 | 300 | € 11,00 | € 3.300,00 |
| Exportverpakking (pallets) | — | 2 | € 120,00 | € 240,00 |
| Totaal (EUR) | € 9.340,00 |
Btw: 0%, export buiten de EU (de definitieve factuur verwijst naar de export). Betaling: 50% vooruit per bankoverschrijving, restant vóór verzending. Dit is geen belastingfactuur.
(Bedrijfsnamen, nummers en codes hierboven zijn fictief.)
Wat gebeurt er na de proforma?
- De koper accepteert en betaalt (geheel of gedeeltelijk) op basis van de proforma.
- Jij levert de goederen of verricht de dienst.
- Jij geeft de definitieve factuur uit met een nummer uit je officiële factuurreeks. Ze komt overeen met de proforma, tenzij er iets is gewijzigd; wijken aantallen of prijzen af, dan toont de definitieve factuur de werkelijke bedragen.
- Toon ontvangen betalingen: “Af: vooruitbetaling van 5 november 2026: −€ 4.670,00”. Te betalen saldo: € 4.670,00.
- Geef een kwitantie uit als de koper er een nodig heeft (zie factuur of kwitantie).
Fiscale en boekhoudkundige punten
- Boek een proforma niet als omzet. Het is nog geen verkoop. Houd proforma’s buiten je verkoopboek en buiten je factuurnummerreeks.
- Vooruitbetalingen kunnen belasting opleveren. In veel btw-stelsels (waaronder de EU en het VK) kan het ontvangen van een betaling vóór de levering een belastingmoment voor het ontvangen bedrag creëren, waardoor je mogelijk een btw-factuur voor de vooruitbetaling moet uitgeven. De regels verschillen per land en per soort levering (goederen of diensten); controleer dat voordat je alleen op een proforma vertrouwt. Zie hoe je btw op facturen berekent.
- Kopers kunnen met een proforma geen btw/GST terugvragen. Daarvoor hebben ze de definitieve belastingfactuur nodig.
- De douane accepteert een proforma mogelijk niet als definitief aangiftedocument; bij verzending is doorgaans een handelsfactuur vereist.
Veelgemaakte fouten
- Je gewone factuurnummering gebruiken. Dat leidt tot gaten of dubbele nummers zodra de definitieve factuur wordt uitgegeven.
- Geen geldigheidsdatum vermelden terwijl prijzen afhangen van materialen of wisselkoersen.
- Verzend-, verzekerings- of invoerkosten vergeten, waardoor de definitieve factuur de koper verrast.
- Het document “Factuur” noemen zonder “Proforma”: het systeem van de koper kan dan een verplichting dubbel boeken.
Een proforma maken
De offertegenerator van BillKit is de snelste manier om een proforma te maken: voeg je factuurregels toe, noem het document “Proformafactuur”, stel een geldigheidsdatum in en neem de opmerking “geen belastingfactuur” op. Zodra de bestelling is bevestigd, maak je het definitieve document met de factuurgenerator.
Regels over proformafacturen, vooruitbetalingen en douanedocumenten verschillen per land. Deze gids geeft algemene informatie en is geen juridisch, fiscaal of douaneadvies.