預開請款單（Proforma Invoice，也寫作 “pro forma” 或 “pro-forma”，常譯為「形式發票」或「預開發票」）是在貨物交付或服務執行之前寄出的預備性請款單。它看起來像請款單，但在會計與稅務意義上並不是付款要求。它的作用是讓買方清楚知道最終請款單將包含的內容，以便核准採購、安排付款，或準備進口文件。
**台灣讀者注意：**預開請款單並非稅務憑證，也不能取代統一發票。實際的稅務文件，仍須依你所在地的規定在適當時點開立。
預開請款單、請款單與報價單
| 報價單 | 預開請款單 | 請款單（商業發票／稅務請款單） | |
|---|---|---|---|
| 階段 | 洽談 | 交易已談定、交付前 | 貨物／服務已提供，或付款到期 |
| 目的 | 提出價格 | 呈現預期的最終帳單；便利預付款或內部核准 | 請求付款；記錄銷售 |
| 記錄收入？ | 否 | 否 | 是 |
| 稅務文件？ | 否 | 否 — 買方無法以它扣抵 VAT／GST | 是（有課稅時） |
| 編號 | 報價單系列 | 獨立的預開請款單系列 | 正式的連號請款單系列 |
| 可更改？ | 可 | 可，直到開立最終請款單為止 | 否 — 更正需開立折讓單 |
簡單來說：預開請款單就是以請款單格式呈現的報價單，在買方準備好下訂時寄出，內含最終請款單將有的所有細節。
什麼時候使用預開請款單
1. 要求預付款
許多賣家會要求新客戶或客製訂單先付款。買方的財務部門可能需要「一張請款單」才能撥款，但你又不想記錄一筆尚未發生的銷售。預開請款單就能解決這個問題：對方依預開請款單付款，你再在交付時（或依當地稅務規定，在收到款項後立即）開立正式請款單。
2. 國際貿易與報關
進口商經常需要預開請款單來：
- 申請進口許可
- 向銀行開立信用狀
- 安排外幣付款
- 讓報關行事先取得價值、重量與 HS 稅則號列等資訊
對於貨運而言，預開請款單應包含與最終商業發票相同的資訊：國貿條規（如 FOB、CIF、DAP）、原產地、HS 稅則號列、淨重與毛重，以及包裝明細。
3. 內部核准
大型組織通常需要一份文件，來建立採購單或取得預算核准。預開請款單提供了一個精確的數字 — 包含稅額與運費 — 供其核准。
4. 樣品與免費寄送的貨物
跨境寄送樣品時，預開請款單（或標註「無商業價值 — 樣品」的商業發票）會為報關目的申報價值，即使並沒有進行銷售。
預開請款單應包含的內容
- 標題「預開請款單」（Proforma Invoice）— 要清楚，以免有人誤把它登錄為正式請款單
- 來自獨立系列的預開請款單編號（例如
PF-2026-007）— 請見請款單編號 - 開立日期與有效期限（「有效至 2026 年 11 月 30 日」）
- 賣方與買方資料，包含稅籍編號
- 品項說明、數量、單價與總額
- 預期的稅額（VAT／GST／銷售稅）、運費、保險與其他費用
- 幣別 — 對跨國交易至關重要（請見以外幣開立請款單）
- 若預期預付款，附上付款條件與銀行資料
- 貨物：國貿條規、預計出貨日期、重量、HS 稅則號列與原產地
- 附註，例如：「本文件並非稅務請款單。最終請款單將於出貨時開立。」
預開請款單範例
| 欄位 | 範例 |
|---|---|
| 標題 | PROFORMA INVOICE |
| 編號 | PF-2026-007 |
| 日期／有效期限 | 2026 年 10 月 28 日／2026 年 11 月 27 日 |
| 賣方 | Ceramica Rossi S.r.l., Via Roma 10, Faenza, Italy · VAT IT01234567890 |
| 買方 | Harbor Home Goods Inc., 220 Pier St, Portland OR, USA |
| 國貿條規 | FCA Faenza (Incoterms® 2020) |
| 說明 | HS 稅則號列 | 數量 | 單價 | 小計 |
|---|---|---|---|---|
| 手工上釉餐盤，27 公分 | 6912.00 | 400 | €14.50 | €5,800.00 |
| 手工上釉碗，16 公分 | 6912.00 | 300 | €11.00 | €3,300.00 |
| 出口包裝（棧板） | — | 2 | €120.00 | €240.00 |
| 總計（EUR） | €9,340.00 |
VAT：0% — 出口至歐盟以外（最終請款單將註明出口）。付款：50% 預付款以銀行轉帳支付，餘款於出貨前付清。本文件並非稅務請款單。
（以上公司名稱、編號與代碼皆為示意。）
預開請款單之後會發生什麼？
- 買方接受並付款（全額或部分），依據預開請款單。
- 你交付貨物或執行服務。
- 你開立最終請款單，編號取自正式的請款單系列。除非有變動，內容應與預開請款單一致 — 若數量或價格不同，最終請款單應顯示實際數字。
- 列出已收款項：「減：2026 年 11 月 5 日已付預付款：−€4,670.00」。應付餘額：€4,670.00。
- 若買方需要，開立收據（請見請款單與收據的差別）。
稅務與會計重點
- **不要把預開請款單記為營收。**這還不是一筆銷售。請讓預開請款單遠離你的銷售帳，也不要放進請款單的編號序列。
- **預收款可能引發課稅。**在許多 VAT 制度中（包括歐盟與英國），在供應之前收到款項，可能就形成了該筆已收金額的稅務時點，這代表你可能必須針對預付款開立 VAT 請款單。規定因國家，以及涉及貨物或服務而異 — 在只依賴預開請款單之前，請先確認。請見如何在請款單上收取 VAT。
- **買方無法用預開請款單扣抵 VAT／GST。**他們需要的是最終的稅務請款單。
- 海關可能不接受預開請款單作為最終申報文件；貨物出口時，一般需要商業發票。
常見錯誤
- 使用你平常的請款單編號 — 這會在開立最終請款單時造成缺號或重號。
- 當價格取決於材料或匯率時，卻沒有寫上有效期限。
- 漏掉運費、保險或關稅，導致最終請款單讓買方措手不及。
- 只標示「請款單」而沒有「預開」— 買方的系統可能會把同一筆債務登錄兩次。
如何製作預開請款單
BillKit 的報價單產生器是製作預開請款單最快的方法：加入你的明細項目，將文件標題改為「預開請款單」，設定有效期限，並加上「非稅務請款單」的附註。訂單確認後，再用請款單產生器建立最終文件。
有關預開請款單、預收款與報關文件的規定，各國不同。本指南為一般性資訊，並非法律、稅務或關務建議。