プロフォーマインボイス（「proforma」「pro forma」「pro-forma」とも表記され、日本語では「仮請求書」「見積送り状」と呼ばれることもあります）は、商品の納品やサービスの提供の前に送る、予備的な請求書です。請求書の形をしていますが、会計や税務の意味での支払い請求ではありません。最終的な請求書にどのような内容が記載されるかを買い手に正確に伝え、購入の承認、支払いの手配、輸入書類の準備に使ってもらうためのものです。
プロフォーマインボイス・請求書・見積書の違い
| 見積書 | プロフォーマインボイス | 請求書（コマーシャルインボイス／税務請求書） | |
|---|---|---|---|
| 段階 | 交渉中 | 取引が合意済みで、納品前 | 商品・サービスの提供済み、または支払期限が到来 |
| 目的 | 価格を提示する | 予定される最終的な請求額を示し、前払いや社内承認を可能にする | 支払いを請求し、売上を記録する |
| 収入として記録するか | いいえ | いいえ | はい |
| 税務書類か | いいえ | いいえ。買い手はこれでVAT/GSTを控除できない | はい（課税される場合） |
| 番号付け | 見積書の番号体系 | 別のプロフォーマの番号体系 | 正式な連番の請求書の番号体系 |
| 変更できるか | できる | 最終請求書の発行までは可能 | できない。訂正にはクレジットノートが必要 |
つまり、プロフォーマは請求書形式の見積書で、買い手が購入を決める段階になったときに、最終請求書に載る詳細をすべて記載して送るものです。
プロフォーマインボイスを使う場面
1. 前払いを求める場合
新規のお客様やオーダーメイドの注文では、前払いを求める販売者が多くいます。買い手の経理部門は、資金を支出するために「請求書」を必要とすることがありますが、まだ成立していない売上を記録したくはありません。プロフォーマなら、この問題を解決できます。買い手はプロフォーマに基づいて支払い、販売者は納品時に（現地の税務ルールによっては、入金を受けた時点で直ちに）正式な請求書を発行します。
2. 国際取引と通関
輸入者は多くの場合、次のためにプロフォーマを必要とします。
- 輸入許可や許認可の申請
- 取引銀行での信用状（L/C）の開設
- 外貨での支払いの手配
- 通関業者に、価額、重量、HSコードなどの情報を事前に提供すること
貨物の場合、プロフォーマには、最終的なコマーシャルインボイスと同じ情報を記載します。インコタームズ（例：FOB、CIF、DAP）、原産国、HS関税分類コード、正味重量と総重量、梱包の詳細などです。
3. 社内承認
大きな組織では、発注書を起票したり予算の承認を得たりするために、書類が必要になることがよくあります。プロフォーマがあれば、税金と送料を含む正確な金額を承認してもらえます。
4. サンプルや無償の出荷
サンプルを国境を越えて送る場合、プロフォーマ（または「商業的価値なし：サンプル」と記載したコマーシャルインボイス）には、何も販売しなくても、通関のための価額を記載します。
プロフォーマインボイスに記載する項目
- 表題は**「プロフォーマインボイス」**。誰かが本物の請求書として計上しないよう、はっきり明記する
- 別の番号体系による、プロフォーマの参照番号（例：
PF-2026-007）。請求書番号のガイドをご覧ください - 発行日と有効期限（「2026年11月30日まで有効」）
- 売り手と買い手の情報（税務上の番号を含む）
- 品目の内容、数量、単価、合計
- 予定される税金（VAT/GST/売上税/消費税）、送料、保険料、その他の費用
- 通貨。国をまたぐ取引では特に重要です（外貨建ての請求書をご覧ください）
- 前払いを期待する場合は、支払条件と口座情報
- 貨物の場合：インコタームズ、出荷予定日、重量、HSコード、原産国
- 「これは税務上の請求書ではありません。出荷時に最終請求書を発行します」といった注記
プロフォーマインボイスの記載例
| 項目 | 記載例 |
|---|---|
| 表題 | PROFORMA INVOICE（プロフォーマインボイス） |
| 番号 | PF-2026-007 |
| 日付／有効期限 | 2026年10月28日／2026年11月27日 |
| 売り手 | 瀬戸陶器株式会社、愛知県瀬戸市○○町1-2-3 · 登録番号 T1234567890123 |
| 買い手 | Harbor Home Goods Inc., 220 Pier St, Portland OR, USA |
| インコタームズ | FCA 名古屋（Incoterms® 2020） |
| 品名・内容 | HSコード | 数量 | 単価 | 金額 |
|---|---|---|---|---|
| 手描き釉薬のディナープレート 27cm | 6912.00 | 400 | ¥2,200 | ¥880,000 |
| 手描き釉薬のボウル 16cm | 6912.00 | 300 | ¥1,650 | ¥495,000 |
| 輸出用梱包（パレット） | — | 2 | ¥18,000 | ¥36,000 |
| 合計（JPY） | ¥1,411,000 |
消費税：0%（輸出免税。最終請求書で輸出であることを記載します）。お支払い：50%を銀行振込で前払い、残額は出荷前。これは税務上の請求書ではありません。
（会社名、番号、コードは例示です。）
プロフォーマの後はどうなる？
- 買い手が承諾し、プロフォーマに基づいて（全額または一部を）支払う。
- 商品を納品するか、サービスを提供する。
- 正式な請求書の番号体系から番号を付けて、**最終請求書を発行する。**変更がなければプロフォーマと一致させます。数量や価格が変わった場合は、実際の数値を最終請求書に記載します。
- 受領済みの入金を表示する：「前受金（2026年11月5日入金）を控除：−¥705,500」。請求残額：¥705,500。
- 買い手が必要とする場合は、領収書を発行する（請求書と領収書の違いをご覧ください）。
税務・会計上のポイント
- **プロフォーマは売上として計上しない。**まだ販売が成立していません。プロフォーマは売上台帳にも、請求書の番号体系にも含めないでください。
- **前払いは課税のきっかけになりうる。**EUや英国を含む多くのVAT制度では、供給前に支払いを受けると、受け取った金額について課税時点が生じることがあり、前受金についてVAT請求書の発行が必要になる場合があります。ルールは国や、商品かサービスかによって異なります。プロフォーマだけに頼る前に確認してください。請求書でのVATの扱いをご覧ください。
- **買い手は、プロフォーマではVAT/GSTを控除できない。**最終的な税務請求書が必要です。
- **通関ではプロフォーマが受け付けられないことがある。**貨物の出荷時には、一般にコマーシャルインボイスが必要です。
よくある間違い
- 通常の請求書の番号体系を使う。最終請求書の発行時に、欠番や重複が生じます。
- 材料費や為替レートで価格が変わるのに、有効期限を書かない。
- 送料、保険料、関税を入れ忘れて、最終請求書で買い手を驚かせる。
- 「プロフォーマ」を付けずに「請求書」と表記する。買い手のシステムが、債務を二重に計上するおそれがあります。
プロフォーマの作成方法
BillKitの見積書作成ツールなら、プロフォーマを最も手早く作成できます。明細を追加し、書類の表題を「プロフォーマインボイス」に変更し、有効期限を設定して、「税務上の請求書ではありません」という注記を加えるだけです。注文が確定したら、請求書作成ツールで最終的な書類を作成します。
プロフォーマインボイス、前払い、通関書類に関するルールは、国によって異なります。このガイドは一般的な情報であり、法律・税務・通関上の助言ではありません。