Proforma invoice (ditulis juga “pro forma” atau “pro-forma”) adalah invoice pendahuluan yang dikirim sebelum barang dikirim atau jasa dilaksanakan. Bentuknya seperti invoice, tetapi bukan tuntutan pembayaran dalam pengertian akuntansi atau perpajakan. Dokumen ini memberi tahu pembeli persis apa yang akan dimuat invoice final, sehingga mereka dapat menyetujui pembelian, mengatur pembayaran, atau menyiapkan dokumen impor.
Proforma vs. invoice vs. penawaran harga
| Penawaran harga | Proforma invoice | Invoice (komersial/faktur pajak) | |
|---|---|---|---|
| Tahap | Negosiasi | Kesepakatan tercapai, sebelum pengiriman | Barang/jasa diserahkan atau pembayaran jatuh tempo |
| Tujuan | Menawarkan harga | Menunjukkan perkiraan tagihan akhir; memungkinkan pembayaran di muka atau persetujuan internal | Meminta pembayaran; mencatat penjualan |
| Mencatat pendapatan? | Tidak | Tidak | Ya |
| Dokumen pajak? | Tidak | Tidak — pembeli tidak dapat mengkreditkan PPN/GST darinya | Ya (jika pajak berlaku) |
| Penomoran | Seri penawaran | Seri proforma tersendiri | Seri invoice resmi yang berurutan |
| Dapat diubah? | Ya | Ya, sampai invoice final diterbitkan | Tidak — koreksi memerlukan nota kredit |
Singkatnya: proforma adalah penawaran harga dalam format invoice, dikirim ketika pembeli siap berkomitmen, dengan setiap detail yang akan ada pada invoice final.
Kapan memakai proforma invoice
1. Meminta pembayaran di muka
Banyak penjual mewajibkan pembayaran di muka dari pelanggan baru atau untuk pesanan custom. Bagian keuangan pembeli mungkin memerlukan “sebuah invoice” untuk mencairkan dana, tetapi Anda tidak ingin mencatat penjualan yang belum terjadi. Proforma menyelesaikan hal ini: mereka membayar berdasarkan proforma, lalu Anda menerbitkan invoice sebenarnya saat pengiriman (atau segera setelah pembayaran diterima, tergantung aturan pajak setempat).
2. Perdagangan internasional dan kepabeanan
Importir sering memerlukan proforma untuk:
- Mengajukan izin impor atau perizinan
- Membuka letter of credit (L/C) di bank mereka
- Mengatur pembayaran dalam valuta asing
- Memberi informasi awal kepada pengurus kepabeanan (customs broker) tentang nilai, berat, dan kode HS
Untuk pengiriman, proforma sebaiknya memuat informasi yang sama dengan commercial invoice yang akan terbit nanti: Incoterms (mis. FOB, CIF, DAP), negara asal, kode tarif HS, berat bersih dan kotor, serta rincian pengemasan.
3. Persetujuan internal
Organisasi besar sering memerlukan dokumen untuk menerbitkan purchase order atau mendapat persetujuan anggaran. Proforma memberi mereka angka yang tepat — termasuk pajak dan ongkos kirim — untuk disetujui.
4. Sampel dan pengiriman tanpa biaya
Saat mengirim sampel lintas negara, proforma (atau commercial invoice bertanda “No commercial value — samples”) menyatakan nilai untuk keperluan kepabeanan meskipun tidak ada yang dijual.
Apa yang dicantumkan pada proforma invoice
- Judul “Proforma Invoice” — dengan jelas, agar tidak ada yang membukukannya sebagai invoice sungguhan
- Nomor referensi proforma dari seri terpisah (mis.
PF-2026-007) — lihat penomoran invoice - Tanggal terbit dan tanggal berlaku (“Berlaku hingga 30 Nov 2026”)
- Data penjual dan pembeli, termasuk nomor pajak
- Deskripsi item, jumlah, harga satuan, dan total
- Perkiraan pajak (PPN/GST/pajak penjualan), ongkos kirim, asuransi, dan biaya lain
- Mata uang — krusial untuk transaksi lintas negara (lihat membuat invoice dalam mata uang asing)
- Syarat pembayaran dan detail bank jika Anda mengharapkan pembayaran di muka
- Untuk barang: Incoterms, perkiraan tanggal pengiriman, berat, kode HS, dan negara asal
- Catatan seperti “Ini bukan faktur pajak. Invoice final akan diterbitkan saat pengiriman.”
Contoh proforma invoice
| Kolom | Contoh |
|---|---|
| Judul | PROFORMA INVOICE |
| Nomor | PF-2026-007 |
| Tanggal / berlaku hingga | 28 Okt 2026 / 27 Nov 2026 |
| Penjual | PT Kopi Gayo Lestari, Jl. Takengon No. 10, Aceh Tengah, Indonesia · NPWP 00.000.000.0-000.000 |
| Pembeli | Harbor Coffee Imports Inc., 220 Pier St, Portland OR, USA |
| Incoterms | FOB Tanjung Priok (Incoterms® 2020) |
| Deskripsi | Kode HS | Jml | Harga satuan | Total |
|---|---|---|---|---|
| Biji kopi Arabika Gayo (green bean), per kg | 0901.11 | 1.000 | US$8,50 | US$8.500,00 |
| Biji kopi Arabika Toraja (green bean), per kg | 0901.11 | 500 | US$9,00 | US$4.500,00 |
| Kemasan ekspor (pallet) | — | 2 | US$120,00 | US$240,00 |
| Total (USD) | US$13.240,00 |
PPN: 0% — ekspor ke luar daerah pabean (invoice final akan merujuk ekspor tersebut). Pembayaran: 50% di muka melalui transfer bank, sisanya sebelum pengiriman. Ini bukan faktur pajak.
(Nama perusahaan, nomor, dan kode di atas hanya ilustrasi.)
Apa yang terjadi setelah proforma?
- Pembeli menyetujui dan membayar (penuh atau sebagian) berdasarkan proforma.
- Anda mengirim barang atau melaksanakan jasa.
- Anda menerbitkan invoice final dengan nomor dari seri invoice resmi Anda. Isinya harus sesuai proforma kecuali ada yang berubah — jika jumlah atau harga berbeda, invoice final menampilkan angka sebenarnya.
- Tampilkan pembayaran yang diterima: “Dikurangi uang muka dibayar 05 Nov 2026: −US$6.620,00”. Sisa tagihan: US$6.620,00.
- Terbitkan kuitansi jika pembeli memerlukannya (lihat invoice vs. kuitansi).
Poin pajak dan akuntansi
- Jangan mencatat proforma sebagai pendapatan. Itu belum penjualan. Jauhkan proforma dari buku penjualan dan dari urutan nomor invoice Anda.
- Pembayaran di muka dapat memicu pajak. Dalam banyak sistem PPN (termasuk UE dan Inggris), menerima pembayaran sebelum penyerahan dapat menciptakan tax point atas jumlah yang diterima, yang berarti Anda mungkin harus menerbitkan faktur pajak untuk uang muka itu. Aturannya berbeda menurut negara dan apakah yang diserahkan barang atau jasa — periksa sebelum mengandalkan proforma saja. Lihat cara memungut PPN/VAT pada invoice.
- Pembeli tidak dapat mengkreditkan PPN/GST dengan proforma. Mereka memerlukan faktur pajak final.
- Bea cukai mungkin tidak menerima proforma sebagai dokumen deklarasi akhir; commercial invoice umumnya diperlukan saat barang dikirim.
Kesalahan umum
- Memakai penomoran invoice biasa — ini menimbulkan celah atau duplikat saat invoice final terbit.
- Tidak mencantumkan tanggal berlaku padahal harga bergantung pada bahan baku atau kurs.
- Lupa ongkos kirim, asuransi, atau bea, sehingga invoice final mengagetkan pembeli.
- Memberi label “Invoice” tanpa “Proforma” — sistem pembeli bisa mencatat utang dua kali.
Membuat proforma
Generator penawaran harga BillKit adalah cara tercepat membuat proforma: tambahkan baris item, beri judul dokumen “Proforma Invoice”, tetapkan tanggal berlaku, dan sertakan catatan “bukan faktur pajak”. Ketika pesanan dikonfirmasi, buat dokumen finalnya dengan generator invoice.
Aturan tentang proforma invoice, pembayaran di muka, dan dokumen kepabeanan berbeda-beda menurut negara. Panduan ini informasi umum, bukan nasihat hukum, pajak, atau kepabeanan.