Een kwitantie is een kort document dat bewijst dat er is betaald: wie heeft betaald, wie het geld heeft ontvangen, hoeveel, wanneer, hoe en waarvoor. Klanten hebben kwitanties nodig om kosten te declareren, betaalde huur aan te tonen, geld terug te vragen of een aftrekpost te onderbouwen. Verkopers hebben ze nodig als vastlegging van ontvangen geld. Deze gids laat precies zien wat erop moet staan, met een voorbeeld dat je kunt overnemen.
Liever een formulier invullen? De gratis kwitantiegenerator heeft een veld voor alles hieronder en geeft je in minder dan een minuut een pdf.
Kwitantie versus factuur in één zin
Een factuur vraagt om geld; een kwitantie bevestigt dat het geld is ontvangen. Heeft de klant nog niet betaald, dan heb je een factuur nodig: zie hoe je een factuur schrijft. Voor een uitgebreidere vergelijking lees je factuur of kwitantie.
Wat elke kwitantie moet bevatten
| Onderdeel | Voorbeeld | Waarom het ertoe doet |
|---|---|---|
| Het woord “Kwitantie” | KWITANTIE | Maakt het onderscheid met een factuur of offerte |
| Kwitantienummer | K-2026-0105 | Beide partijen kunnen ernaar verwijzen; houdt je administratie op orde |
| Betaaldatum | 28 oktober 2026 | Bewijst wanneer het geld is overgedragen |
| Jouw naam of bedrijfsnaam en contactgegevens | Lina Park Bijles, lina@voorbeeld.nl | Laat zien wie het geld heeft ontvangen |
| Naam van de betaler | Daniël Romero | Laat zien wie heeft betaald (optioneel bij anonieme winkelverkoop) |
| Waarvoor is betaald | Wiskundebijles, 4 lessen in oktober | Koppelt de betaling aan goederen of diensten |
| Betaald bedrag en valuta | € 240,00 EUR | Het kernfeit van het document |
| Inbegrepen belasting, indien van toepassing | Btw 21% € 41,65 | Nodig als de koper belasting terugvraagt of opgeeft |
| Betaalmethode | Bankoverschrijving, ref. 88412 | Helpt om de betaling terug te vinden |
| Bijbehorend factuurnummer | Voor factuur 2026-0311 | Laat de boekhouder van de betaler de documenten koppelen |
| Resterend saldo | € 0,00 | Onmisbaar bij deelbetalingen |
| Handtekening of naam van de ontvanger | Lina Park | Geeft authenticiteit, vooral bij contant geld |
Je hebt niet elke regel in elke situatie nodig (een kassabon van een koffiezaak noemt de klant niet), maar voor diensten, huur, aanbetalingen en privéverkopen zet je ze er allemaal op.
Stap voor stap
- Geef het een titel en een nummer. Gebruik een aparte reeks voor kwitanties, bijv.
K-2026-0001. Zie factuurnummering voor formaten. - Vermeld de betaaldatum: de dag waarop je het geld ontving, niet de dag waarop je de kwitantie schreef, als die verschillen.
- Zet je eigen gegevens en die van de betaler erop. Gebruik bij zakelijke klanten de juridische naam van het bedrijf.
- Omschrijf waarvoor is betaald. Wees specifiek: “Aanbetaling keukenkasten, bestelling 1043” is beter dan “Aanbetaling”.
- Vermeld de bedragen. Gebruik regels als er meerdere zaken waren en daarna een totaal. Toon belasting apart als je die hebt berekend.
- Noem de betaalmethode en een referentie (laatste vier cijfers van de kaart, overboekingsreferentie).
- Toon het saldo: “Volledig betaald” of “Resterend saldo: € 500,00”.
- Onderteken of zet je naam erop, stuur een pdf of geef een afdruk mee, en bewaar zelf een kopie.
Uitgewerkt voorbeeld
| Veld | Waarde |
|---|---|
| Titel / nummer | KWITANTIE · K-2026-0105 |
| Ontvangen door | Martin Installatie B.V., Eikenlaan 4, Utrecht · 030 123 4567 |
| Ontvangen van | Ana Lopez, Dennenweg 19, Utrecht |
| Betaaldatum | 28 okt 2026 |
| Betaalmethode | Pinpas eindigend op 4412 |
| Bijbehorende factuur | 2026-0311 |
| Omschrijving | Aantal | Prijs | Bedrag |
|---|---|---|---|
| Jaarlijks onderhoud cv-ketel | 1 | € 160,00 | € 160,00 |
| Vervangende ontstekingselektrode (onderdeel) | 1 | € 45,00 | € 45,00 |
| Totaal betaald | € 205,00 | ||
| Resterend saldo | € 0,00 |
Bedankt, volledig ontvangen.
(Namen en nummers zijn fictief.)
Bijzondere situaties
Deelbetalingen en aanbetalingen
Geef een kwitantie voor het bedrag dat je daadwerkelijk hebt ontvangen, verwijs naar de factuur of overeenkomst en toon wat er nog openstaat: “€ 1.000,00 ontvangen op factuur 0042 (totaal € 3.000,00). Resterend saldo: € 2.000,00.” Voor aanbetalingen vooraf, zie aanbetalingsfacturen en het sjabloon voor een kwitantie van een aanbetaling.
Contante betalingen
Contant geld laat geen bankspoor achter, dus de kwitantie is het enige bewijs. Schrijf het bedrag in cijfers en letters, tel het geld in het bijzijn van de betaler, onderteken de kwitantie en bewaar een genummerde kopie. Ons sjabloon voor een kwitantie bij contante betaling heeft de juiste velden.
Huur
Huurders hebben huurkwitanties vaak nodig voor toeslagen, belastingvoordeel of aanvragen, en in sommige rechtsgebieden moeten verhuurders ze verstrekken bij contante huur. Vermeld het pand en de gedekte huurperiode. Zie het sjabloon voor een huurkwitantie.
Giften
Bewijzen voor giften aan goede doelen volgen in veel landen bijzondere belastingregels. Gebruik het sjabloon voor een donatiebewijs en controleer de eisen in jouw land, bijvoorbeeld of de organisatie een erkende status heeft.
Terugbetalingen
Geef je geld terug, dan is het juiste document meestal een creditnota en geen negatieve kwitantie.
Kan een kwitantie een factuur vervangen?
In de praktijk soms wel: bij een verkoop die ter plekke wordt betaald kan een gedetailleerde kwitantie het enige document zijn. Is de koper echter een btw-plichtig bedrijf dat de belasting wil terugvragen, dan is meestal een document nodig dat voldoet aan de volledige (of vereenvoudigde) factuureisen van jouw land. Twijfel je, geef dan een factuur met de vermelding “Betaald” en een kwitantie.
Veelgemaakte fouten
- Geen nummer of datum. Dan is de kwitantie moeilijk terug te vinden en makkelijk te betwisten.
- Vage omschrijving. “Diensten” helpt niemand bij het indienen van een declaratie.
- Belasting rekenen of tonen waarvoor je niet geregistreerd bent.
- Geen saldoregel bij deelbetalingen. Dat leidt later tot onenigheid.
- Geen kopie bewaren. Je eigen kwitanties horen bij je financiële administratie.
Snelle checklist
- “Kwitantie” en een uniek nummer
- Betaaldatum
- Jouw gegevens en die van de betaler
- Specifieke omschrijving van waarvoor is betaald
- Bedrag, valuta en eventuele belasting
- Betaalmethode en referentie
- Bijbehorend factuurnummer (indien van toepassing)
- Resterend saldo of “Volledig betaald”
- Handtekening of naam
Bekijk kant-en-klare versies voor veelvoorkomende situaties in onze kwitantiesjablonen, of open de kwitantiegenerator en begin met typen.
De eisen aan kwitanties verschillen per land en doel (belasting, huur, giften). Deze gids is algemene informatie, geen juridisch of fiscaal advies.