Aanbetalingsfactuur: zo factureer je vooruit

Vooraf om geld vragen is normaal, verstandig en wordt, mits duidelijk, zelden bezwaarlijk gevonden. Een aanbetaling bindt de klant, dekt je eerste kosten en zorgt ervoor dat je nooit al het werk doet voordat je geld ziet. Deze gids legt uit hoeveel je vraagt, hoe je een aanbetalingsfactuur schrijft, hoe belasting werkt bij vooruitbetalingen en hoe je afrekent op de eindfactuur.

Waarom een aanbetaling vragen?

• Betrokkenheid. Een klant die iets heeft betaald, verdwijnt veel minder snel midden in een project.
• Cashflow. Je kunt materiaal inkopen of tijd reserveren zonder de klant voor te financieren.
• Selectie. Klanten die bij een grote klus elke aanbetaling weigeren, zijn vaak ook degenen die te laat betalen.
• Eerlijkheid. Annuleert de klant nadat jij tijd hebt gereserveerd, dan compenseert een aanbetaling jou (binnen je voorwaarden en de wet).

Hoeveel vraag je?

Er is geen algemene regel, maar de gangbare praktijk ziet er zo uit:

Spreek de aanbetaling af in de offerte of het contract voordat je haar factureert: zie offerte maken.

Aanbetalingsfactuur, proformafactuur of kwitantie?

• Aanbetalingsfactuur: een echte factuur uit je gewone factuurreeks, waarmee je om het bedrag van de aanbetaling vraagt.
• Proformafactuur: een voorlopig document dat laat zien hoe de definitieve factuur eruit komt te zien; geen btw-factuur. Sommige klanten hebben er een nodig om geld vrij te maken. Zie proformafactuur.
• Kwitantie voor de aanbetaling: bevestigt dat de aanbetaling is betaald. Gebruik ons sjabloon voor een kwitantie van een aanbetaling.

Wat je gebruikt, hangt deels af van de belastingregels (hieronder) en deels van wat de financiële afdeling van je klant nodig heeft.

Wat zet je op een aanbetalingsfactuur?

• Je gewone factuurkop: nummer, datum, jouw gegevens en die van de klant
• Een duidelijke omschrijving: “Aanbetaling (40%) websiteproject conform offerte O-2026-021”
• De totale projectwaarde, ter context
• Het bedrag van de aanbetaling en eventuele btw
• De vervaldatum: meestal kort, omdat het werk start na betaling (“Direct te betalen” of 7 dagen)
• De voorwaarden voor terugbetaling, of een verwijzing naar je voorwaarden
• Wat er daarna gebeurt: “Zodra de aanbetaling binnen is, plan ik het werk in.”

Voorbeeld

Te betalen binnen 7 dagen. Aanbetaling alleen terugbetaalbaar als Studio Noord het project annuleert; zie voorwaarden, artikel 6. (Namen zijn fictief.)

Belasting over aanbetalingen

Landen met btw

In veel btw-stelsels (waaronder de EU en het VK) ontstaat bij ontvangst van een betaling vóór de levering een belastbaar moment voor het ontvangen bedrag. Dat betekent dat er btw verschuldigd kan zijn over de aanbetaling zodra die wordt betaald, en dat je er mogelijk een btw-factuur voor moet uitgeven. Er zijn uitzonderingen (bijvoorbeeld bepaalde echt terugbetaalbare borgsommen en bijzondere regels voor sommige goederen en diensten) en de details verschillen per land. Dat is een veelvoorkomende reden om een echte aanbetalingsfactuur uit te geven in plaats van alleen een proformafactuur. Zie btw op facturen.

Amerikaanse sales tax

Sales tax hangt doorgaans aan de belaste verkoop zelf en niet aan een vooruitbetaling, maar de timingregels verschillen per staat. Int je sales tax, controleer dan hoe jouw staat vooruitbetalingen behandelt.

De belastingbehandeling van aanbetalingen verschilt per land en soort transactie. Dit is algemene informatie, geen belastingadvies.

De eindfactuur: trek de aanbetaling af

Is het werk klaar, factureer dan de volledige waarde en trek af wat al is gefactureerd (en betaald):

Door het nummer van de aanbetalingsfactuur te noemen, kan de administratie van de klant makkelijk afstemmen. Zo voorkom je ook dat er twee keer btw wordt gerekend over hetzelfde bedrag. Waren er tussentijdse mijlpaalfacturen, noem ze dan allemaal.

In de factuurgenerator van BillKit kun je reeds ontvangen aanbetalingen vastleggen in het veld “Betaald bedrag”, zodat het openstaande saldo automatisch wordt berekend.

Terugbetaalbaar of niet?

Leg het vast in het contract en op de factuur of kwitantie:

• Niet-terugbetaalbare boekingsbedragen zijn gebruikelijk bij diensten met een vaste datum (fotografie, evenementen), maar consumentenwetgeving kan beperken wat je mag houden, vooral als jij annuleert of niet kunt leveren.
• Terugbetaalbare aanbetalingen noemen de voorwaarden en termijn voor terugbetaling.
• Betaal je een gefactureerde aanbetaling terug, geef dan een creditnota uit op de aanbetalingsfactuur.

Omgaan met bezwaren

• “Wij betalen geen aanbetalingen.” Bied in plaats daarvan facturering per mijlpaal aan: een kleinere eerste mijlpaal, gefactureerd bij een vroege oplevering.
• “Onze financiële afdeling heeft eerst een factuur nodig.” Daar dient de aanbetalingsfactuur voor, of een proformafactuur als ze goedkeuring nodig hebben voordat je een btw-factuur uitgeeft.
• “Kunnen we na het eerste concept betalen?” Dan is het eerste concept de eerste mijlpaal: prijs en plan het ook zo.

Checklist

• Bedrag van de aanbetaling en terugbetalingsvoorwaarden schriftelijk afgesproken
• Aanbetalingsfactuur uitgegeven uit je gewone factuurreeks
• Omschrijving verwijst naar de offerte en de totale projectwaarde
• Belastingbehandeling van vooruitbetalingen gecontroleerd
• Korte vervaldatum; werk ingepland zodra de betaling binnen is
• Kwitantie gestuurd na betaling (als de klant die wil)
• Eindfactuur trekt de aanbetaling af en noemt het factuurnummer

Meer manieren om je cashflow te beschermen vind je in sneller betaald krijgen.