訂金請款單：如何開立預收款請款單

先收一筆錢是很正常、也很合理的做法 — 只要說清楚，客戶很少會反對。訂金能讓客戶下定決心、支應你前期的成本，也讓你不必在還沒看到半毛錢之前就做完所有工作。本文說明訂金該收多少、訂金請款單怎麼寫、預收款的稅務怎麼看，以及如何在尾款請款單上結清。

台灣讀者注意：在台灣，「發票」通常指政府規定的統一發票。營業人收取訂金時，是否須開立統一發票、何時開立，涉及營業稅相關規定，建議向稅捐稽徵機關或會計師確認；本文談的是一般的訂金請款單與收據。

為什麼要收訂金？

• **承諾。**已經付過一些錢的客戶，專案進行到一半消失的機率低得多。
• **現金流。**你可以先買材料或預留時間，而不必替客戶墊錢。
• **篩選。**大案子卻拒絕付任何訂金的客戶，往往也是之後拖延付款的那一種。
• **公平。**如果你已經保留了時間而客戶取消，訂金可以補償你的損失（視你的條款與法律而定）。

該收多少？

沒有通用規則，但常見做法大致如下：

請在開立請款單前，先在報價單或合約中約定訂金 — 請見如何寫報價單。

訂金請款單、形式請款單與訂金收據

• 訂金請款單 — 從你一般請款單編號系列開立的正式請款單，請求訂金金額。
• 形式請款單（Proforma Invoice） — 預先展示最終請款單樣貌的初步文件，不是稅務憑證。有些客戶需要它才能撥款。請見形式請款單。
• 訂金收據 — 確認訂金已付款。請使用我們的訂金收據範本。

該用哪一種，一部分取決於稅務規定（見下文），一部分取決於客戶的財務部門需要什麼。

訂金請款單上要寫什麼

• 你一般請款單的表頭：編號、日期、你與客戶的資料
• 清楚的說明：「網站專案訂金（40%），依報價單 Q-2026-021」
• 專案總價值，提供脈絡
• 訂金金額，以及適用時的稅額
• 付款期限 — 通常很短，因為收到款項才開工（「收到即付」或 7 天）
• 退款條件，或在條款中引用的位置
• 後續流程：「收到訂金後將安排開工。」

範例

請於 7 天內付款。訂金僅在北方工作室取消專案時可退還；詳見條款第 6 條。（名稱為示意。）

訂金的稅務

採用加值型營業稅的制度

在許多加值型稅制中（包括歐盟與英國），在供應之前收款，會就收到的金額產生納稅時點 — 也就是收到訂金時就須課稅，並可能需要為它開立稅務發票。也有例外（例如某些真正可退還的保證金，以及特定貨物與服務的特別規定），細節因國家而異。這也是為什麼要開正式的訂金請款單，而不只是形式請款單。請見如何在請款單上課徵加值稅。在台灣，營業人收取訂金時的營業稅與統一發票處理，請向稅捐稽徵機關或會計師確認。

美國銷售稅

銷售稅一般附著於應稅銷售本身，而不是預收款，但時點規定因州而異。如果你有收銷售稅，請確認所在州如何處理預收款。

訂金的稅務處理因國家與交易類型而異。本文僅為一般性資訊，並非稅務建議。

尾款請款單：扣除訂金

工作完成後，開立全額請款單，然後扣除已開立（且已付款）的金額：

列出訂金請款單的編號，客戶的會計就容易對帳 — 也能確保同一筆金額不會被重複課稅。如果中間還有里程碑請款單，請逐一列出。

在 BillKit 的請款單產生器中，你可以用「已付金額」欄位記錄已收到的訂金，系統會替你計算應付餘額。

可退還還是不可退還？

請在合約，以及請款單或收據上講清楚：

• 不可退的預約費，在特定日期的服務（攝影、活動）很常見 — 但消費者保護相關法規仍可能限制你可以留下的金額，尤其是在你取消或無法履約的情況。
• 可退還的訂金，應載明退款條件與時程。
• 如果你退還了已開立請款單的訂金，請針對該訂金請款單開立折讓單（貸項通知單）。
• 在台灣，「訂金」與「定金」在法律上的效果可能不同，建議在文件中寫明性質，細節請洽專業人士。

處理客戶的異議

• **「我們不付訂金。」**改提議里程碑計費：較小的第一期款項，在明確的早期交付物完成時請款。
• **「財務部門需要先有請款單。」**這正是訂金請款單的用途 — 或者，若對方需要在你開出稅務憑證前先核准，就用形式請款單。
• **「可以在第一份初稿之後再付嗎？」**那麼初稿就是第一個里程碑 — 照此訂價與排程。

檢查清單

• 訂金金額與退款條件已書面約定
• 從一般請款單編號系列開立訂金請款單
• 說明中引用報價單與專案總價值
• 已確認預收款的稅務處理
• 付款期限短；收到款項後排定工作
• 付款後寄出收據（如果客戶需要）
• 尾款請款單扣除訂金並引用其編號

想知道更多保護現金流的方法，請見如何更快收到款項。