前払いを求めることは、ごく普通で理にかなった方法であり、明確に伝えれば、ほとんど反対されません。手付金（内金）は、お客様に責任を持ってもらい、初期の費用をまかない、お金を一切見ないままで全ての作業をするという状況を避けられます。このガイドでは、どれくらい求めるか、前受金の請求書の書き方、前払いにおける税の扱い、最終請求書での精算の仕方を解説します。
なぜ手付金をもらうのか
- 責任の共有。 すでに何らかの支払いをしているお客様は、案件の途中で音信不通になる可能性がはるかに低くなります。
- 資金繰り。 お客様のために資金を立て替えなくても、材料を購入したり、作業時間を確保したりできます。
- 見極め。 大きな仕事で手付金を一切拒むお客様は、支払いが遅れがちな場合が多くあります。
- 公平性。 時間を確保した後でお客様がキャンセルした場合、手付金が補償になります（契約条件と法令によります）。
どれくらい求めるか
万国共通のルールはありませんが、一般的な慣行は次のとおりです。
| 状況 | 一般的な手付金 |
|---|---|
| 小規模なフリーランスの仕事、新規のお客様 | 前払い50％ |
| 制作やWebの案件、数週間にわたる | 30〜50％、残りはマイルストーンごと |
| オーダーメイドの商品 | 30〜50％（または材料費をまかなえる額） |
| イベント、撮影、会場 | 予約金またはリテーナー。日程を押さえた後は返金不可とすることが多い |
| 住宅改修・工事 | 状況によって異なる。上限を定めている地域もある（例：カリフォルニア州では、住宅改修契約の頭金を10％または1,000ドルのいずれか少ない額までと制限） |
| 支払実績のよいリピートのお客様 | なしの場合もある。またはマイルストーン請求のみ |
請求する前に、見積書または契約書で手付金に合意しておきましょう。見積書の書き方をご覧ください。
前受金の請求書、プロフォーマ・インボイス、手付金の領収書
- 前受金の請求書：通常の請求書の番号体系で発行する、本物の請求書で、手付金の額を請求します。
- プロフォーマ・インボイス：最終的な請求書がどのようなものになるかを示す事前の書類で、税務上の請求書ではありません。お客様が資金を承認するために必要とする場合があります。プロフォーマ・インボイスをご覧ください。
- 手付金の領収書：手付金が支払われたことを確認する書類です。手付金領収書のテンプレートをご利用ください。
どれを使うかは、税のルール（下記）と、お客様の経理部門が何を必要とするかによって一部決まります。
前受金の請求書に記載する内容
- 通常の請求書の見出し：番号、日付、ご自身とお客様の情報
- 明確な内容：「見積書 Q-2026-021 に基づくWebサイト制作の手付金（40％）」
- 参考として、案件全体の金額
- 手付金の額と、該当する場合は税
- 支払期日：入金をもって作業を始めるため、通常は短くします（「受領時払い」または7日以内）
- 返金の条件、または契約条件への参照
- 次の手順：「手付金のご入金後に、作業の日程を調整します。」
例
| 内容 | 金額 |
|---|---|
| 見積書 Q-2026-021 に基づくWebサイト制作 — 総額 1,000,000円（税抜） | |
| 手付金 40％ | 400,000円 |
| VAT 21％ | 84,000円 |
| お支払総額 | 484,000円 |
7日以内にお支払いください。手付金は、スタジオ・ノルドが案件を中止した場合に限り返金します。契約条件の第6条をご覧ください。（名称はイメージ例です。）
手付金と税
VAT・GSTのある国
EUや英国を含む多くのVAT制度では、サービスの提供前に支払いを受けると、受け取った金額について課税のタイミングが生じます。つまり、手付金が支払われた時点でVATが発生し、その分のVAT請求書の発行が必要になる場合があります。例外（実際に返金される一部の保証金や、特定の物品・サービスに関する特別ルールなど）があり、詳細は国によって異なります。単なるプロフォーマではなく、正式な手付金の請求書を発行する理由の1つがこれです。請求書のVATの扱い方をご覧ください。
米国の売上税
売上税は、一般に前払いではなく、課税対象の販売そのものに伴いますが、タイミングのルールは州によって異なります。売上税を徴収する場合は、前払金の扱いを州に確認してください。
手付金の税務上の扱いは、国や取引の種類によって異なります。これは一般的な情報であり、税務上の助言ではありません。日本の消費税の取扱いは、税務署や税理士にご確認ください。
最終請求書：手付金を差し引く
作業が完了したら、全額を請求し、すでに請求した（支払い済みの）分を差し引きます。
| 内容 | 金額 |
|---|---|
| 見積書 Q-2026-021 に基づくWebサイト制作 | 1,000,000円 |
| 差引：請求書 INV-2026-0040 で請求済みの手付金 | −400,000円 |
| 差引後の金額 | 600,000円 |
| VAT 21％ | 126,000円 |
| お支払残高 | 726,000円 |
手付金の請求書の番号を記載すると、お客様の経理担当者が照合しやすくなり、同じ金額にVATが二重に課されることも防げます。途中でマイルストーンの請求書があった場合は、それぞれを記載してください。
BillKitの請求書作成ツールでは、「支払済み金額」欄に受領済みの手付金を入力すると、お支払残高が自動で計算されます。
返金できる手付金か、できない手付金か
契約書と、請求書または領収書に明記しましょう。
- 返金不可の予約金は、日付が決まっているサービス（撮影、イベントなど）で一般的です。ただし、特にこちらがキャンセルした場合や納品できない場合は、消費者保護法により、留保できる金額が制限されることがあります。
- 返金可能な手付金には、返金の条件と時期を明記します。
- 請求済みの手付金を返金する場合は、手付金の請求書に対するクレジットノートを発行します。
反対されたときの対応
- 「うちは前払いはしません。」 代わりにマイルストーン請求を提案します。金額を小さくした最初のマイルストーンを、早い段階の納品物の時点で請求します。
- 「まず請求書が経理部門に必要です。」 そのための前受金の請求書です。または、税務上の請求書を発行する前に承認が必要な場合は、プロフォーマ・インボイスを使います。
- 「最初のドラフトの後に支払ってもよいですか。」 その場合は、最初のドラフトを最初のマイルストーンとして、価格とスケジュールを設定します。
チェックリスト
- 手付金の額と返金条件を書面で合意した
- 通常の請求書の番号体系で、手付金の請求書を発行した
- 内容に、見積書と案件全体の金額を記載した
- 前払金の税の扱いを確認した
- 支払期日は短くし、入金をもって作業を調整する
- 入金時に領収書を送った（お客様が希望する場合）
- 最終請求書で手付金を差し引き、その請求書の番号を記載した
資金繰りを守るための方法は、入金を早める方法でも紹介しています。