Anzahlungsrechnung: Vorauszahlung richtig abrechnen

Geld im Voraus zu verlangen ist normal, sinnvoll und – klar formuliert – selten ein Problem. Eine Anzahlung bindet den Kunden, deckt Ihre ersten Kosten und sorgt dafür, dass Sie nie die ganze Arbeit leisten, bevor Geld fließt. Dieser Ratgeber erklärt, wie viel Sie verlangen, wie Sie eine Anzahlungsrechnung schreiben, wie Vorauszahlungen steuerlich behandelt werden und wie Sie in der Schlussrechnung abrechnen.

Warum eine Anzahlung nehmen?

• Verbindlichkeit. Ein Kunde, der schon etwas gezahlt hat, verschwindet mitten im Projekt viel seltener.
• Liquidität. Sie können Material kaufen oder Zeit blocken, ohne den Kunden vorzufinanzieren.
• Filter. Kunden, die bei einem großen Auftrag jede Anzahlung ablehnen, zahlen oft auch später schlecht.
• Fairness. Storniert der Kunde, nachdem Sie Zeit reserviert haben, entschädigt Sie die Anzahlung (vorbehaltlich Ihrer Bedingungen und des Rechts).

Wie viel verlangen?

Es gibt keine allgemeine Regel, aber die gängige Praxis sieht so aus:

Vereinbaren Sie die Anzahlung im Angebot oder Vertrag, bevor Sie sie in Rechnung stellen – siehe Angebot schreiben.

Anzahlungsrechnung vs. Proforma vs. Anzahlungsquittung

• Anzahlungsrechnung – eine echte Rechnung aus Ihrem normalen Rechnungsnummernkreis, die den Anzahlungsbetrag anfordert.
• Proforma-Rechnung – ein vorläufiges Dokument, das zeigt, wie die endgültige Rechnung aussehen wird; keine Steuerrechnung. Manche Kunden brauchen sie, um Mittel freizugeben. Siehe Proforma-Rechnung.
• Anzahlungsquittung – bestätigt, dass die Anzahlung gezahlt wurde. Nutzen Sie unsere Vorlage für eine Anzahlungsquittung.

Was Sie nutzen, hängt teils von den Steuerregeln (unten) und teils davon ab, was die Finanzabteilung Ihres Kunden braucht.

Was in eine Anzahlungsrechnung gehört

• Ihr normaler Rechnungskopf: Nummer, Datum, Ihre Angaben und die des Kunden
• Eine klare Beschreibung: „Anzahlung (40 %) für Webprojekt gemäß Angebot AN-2026-021“
• Der Gesamtwert des Projekts, zur Einordnung
• Der Anzahlungsbetrag und gegebenenfalls Steuer
• Fälligkeit – meist kurz, da die Arbeit mit der Zahlung beginnt („sofort fällig“ oder 7 Tage)
• Erstattungsbedingungen oder ein Verweis darauf in Ihren Bedingungen
• Wie es weitergeht: „Die Arbeit wird nach Eingang der Anzahlung eingeplant.“

Beispiel

Zahlbar innerhalb von 7 Tagen. Die Anzahlung ist nur erstattbar, wenn Studio Nord das Projekt absagt; siehe Bedingungen § 6. (Namen dienen nur der Veranschaulichung.)

Steuer auf Anzahlungen

Länder mit Umsatzsteuer

In vielen Umsatzsteuersystemen (darunter EU und Vereinigtes Königreich) entsteht durch eine Zahlung vor der Leistung bereits ein Steuerzeitpunkt für den erhaltenen Betrag – das heißt, auf die Anzahlung ist bei Zahlung Umsatzsteuer fällig, und Sie müssen dafür gegebenenfalls eine Rechnung mit Steuerausweis ausstellen. In Deutschland entsteht die Umsatzsteuer bei Vorauszahlungen in der Regel bereits mit der Vereinnahmung (bei der Regelbesteuerung); in der Schlussrechnung sind die Anzahlungen und die darauf entfallende Steuer abzusetzen. Es gibt Ausnahmen (etwa bestimmte tatsächlich erstattbare Kautionen und Sonderregeln für einzelne Waren und Leistungen), und die Einzelheiten unterscheiden sich je nach Land. Das ist ein häufiger Grund, eine echte Anzahlungsrechnung auszustellen statt nur einer Proforma. Siehe Umsatzsteuer auf Rechnungen.

US-Sales-Tax

Die Sales Tax knüpft im Allgemeinen an den steuerpflichtigen Verkauf selbst an, nicht an eine Vorauszahlung, doch die Zeitregeln unterscheiden sich je nach Bundesstaat. Wenn Sie Sales Tax erheben, prüfen Sie, wie Ihr Bundesstaat Vorauszahlungen behandelt.

Die steuerliche Behandlung von Anzahlungen unterscheidet sich je nach Land und Vorgang. Dies sind allgemeine Informationen, keine Steuerberatung.

Die Schlussrechnung: Anzahlung abziehen

Ist die Arbeit erledigt, stellen Sie den vollen Wert in Rechnung und ziehen dann ab, was bereits berechnet (und bezahlt) wurde:

Die Nennung der Anzahlungsrechnung erleichtert der Buchhaltung des Kunden den Abgleich – und stellt sicher, dass nicht zweimal Umsatzsteuer auf denselben Betrag berechnet wird. Gab es zwischendurch Meilensteinrechnungen, listen Sie jede auf.

Im Rechnungsgenerator von BillKit können Sie bereits erhaltene Anzahlungen im Feld „Bereits gezahlt“ erfassen, sodass der offene Betrag automatisch berechnet wird.

Erstattbar oder nicht erstattbar?

Halten Sie es im Vertrag und auf der Rechnung oder Quittung fest:

• Nicht erstattbare Buchungsgebühren sind bei terminabhängigen Leistungen (Fotografie, Events) üblich – doch Verbraucherschutzrecht kann begrenzen, was Sie behalten dürfen, besonders wenn Sie selbst absagen oder nicht liefern können.
• Erstattbare Anzahlungen sollten Bedingungen und Frist der Erstattung nennen.
• Erstatten Sie eine in Rechnung gestellte Anzahlung, stellen Sie eine Gutschrift zur Anzahlungsrechnung aus.

Mit Einwänden umgehen

• „Wir zahlen keine Anzahlungen.“ Bieten Sie stattdessen Meilensteinabrechnung an: ein kleinerer erster Meilenstein, abgerechnet bei einer definierten frühen Lieferung.
• „Unsere Buchhaltung braucht zuerst eine Rechnung.“ Dafür ist die Anzahlungsrechnung da – oder eine Proforma, wenn eine Freigabe nötig ist, bevor Sie eine Steuerrechnung ausstellen.
• „Können wir nach dem ersten Entwurf zahlen?“ Dann ist der erste Entwurf der erste Meilenstein – bepreisen und planen Sie ihn entsprechend.

Checkliste

• Anzahlungsbetrag und Erstattungsbedingungen schriftlich vereinbart
• Anzahlungsrechnung aus Ihrem normalen Rechnungsnummernkreis
• Beschreibung verweist auf Angebot und Gesamtwert des Projekts
• Steuerliche Behandlung von Vorauszahlungen geprüft
• Kurze Fälligkeit; Arbeit wird nach Zahlungseingang eingeplant
• Quittung gesendet, sobald bezahlt (wenn der Kunde sie möchte)
• Schlussrechnung zieht die Anzahlung ab und nennt deren Rechnungsnummer

Weitere Wege, Ihre Liquidität zu schützen, finden Sie unter Schneller bezahlt werden.