Los errores ocurren: un precio equivocado, un artículo devuelto, un pedido cancelado, un descuento acordado después. Una vez enviada una factura, casi nunca la solución correcta es editarla. En su lugar, se emite una nota de crédito (en España, una factura rectificativa; en EE. UU. se llama credit memo y bajo el GST australiano, adjustment note). Esta guía explica cuándo la necesitas, qué incluir en ella y cómo afecta a los impuestos y a los reembolsos.
¿Qué es una nota de crédito?
Una nota de crédito es un documento emitido por un vendedor que reduce o anula el importe adeudado de una factura anterior. Es, en esencia, una factura en negativo: hace referencia a la original, indica qué se abona y por qué, y ajusta el impuesto en consecuencia.
| Factura | Nota de crédito | |
|---|---|---|
| Efecto | El cliente te debe dinero | Reduce lo que el cliente debe (o lo que tú le debes a él) |
| Importes | Positivos | Se muestran como un abono (a menudo con valores negativos) |
| Referencias | Presupuesto / pedido | El número de la factura original |
| Impuestos | Cobra IVA/GST/impuesto sobre ventas | Revierte el impuesto correspondiente |
| Numeración | Serie de facturas | Serie de notas de crédito (o la serie de facturas, donde se permita) |
¿Por qué no editar simplemente la factura?
Una vez emitida, una factura forma parte de tus registros contables y de los de tu cliente. Puede que ya la haya contabilizado, aprobado o deducido el IVA. Si la cambias y la reenvías con el mismo número, los dos libros ya no coinciden y un auditor verá una factura alterada en silencio. En los sistemas de IVA, se espera por lo general que las correcciones se hagan con un documento que se refiera a la factura original; eso es lo que hace una nota de crédito.
Regla general: si una factura no se ha enviado a nadie, todavía puedes corregirla (o anularla y dejar constancia del motivo). Una vez enviada, corrígela con una nota de crédito.
Cuándo emitir una nota de crédito
- Error de precio o cantidad: cobraste de más.
- Mercancía devuelta: el cliente devolvió todos o parte de los artículos.
- Pedido o servicio cancelado: el trabajo no se llevó a cabo después de facturar.
- Descuento posterior o gesto comercial: acordaste reducir el precio.
- Mercancía dañada o problema con el servicio: abono parcial como compensación.
- Datos del cliente erróneos: p. ej., factura emitida a la entidad legal equivocada. Abona la original por completo y emite una nueva factura a la entidad correcta.
- Tratamiento fiscal erróneo: p. ej., se cobró IVA cuando debía aplicarse la inversión del sujeto pasivo.
Si cobraste de menos, normalmente emites una factura adicional (o una nota de débito, en algunos países) por la diferencia en lugar de una nota de crédito.
Qué debe incluir una nota de crédito
- El título «Nota de crédito» (o «Factura rectificativa», «Nota de abono», según corresponda).
- Un número de nota de crédito único (p. ej.,
NC-2026-0004); consulta la numeración de facturas. - La fecha de emisión.
- Tus datos y tu número de identificación fiscal, y los datos del cliente, los mismos que en la factura original.
- Una referencia clara a la factura original (número y fecha).
- El motivo del abono.
- Descripción, cantidades e importes que se abonan.
- El tipo de impuesto y la cuota de impuesto que se abona.
- El total del abono.
- Qué ocurre a continuación: reembolso, abono en la cuenta del cliente o compensación con otra factura.
Las normas del IVA de la UE tratan un documento que modifica una factura como una factura por derecho propio, y debe remitirse de forma específica e inequívoca a la original. El Reino Unido, Australia y la mayoría de los demás sistemas de IVA/GST tienen requisitos similares.
Ejemplo: abono parcial por un cobro excesivo
Factura original FAC-2026-0050 (3 oct. 2026):
| Descripción | Cant. | Precio unitario | Total |
|---|---|---|---|
| Fotografía de producto: sesiones de media jornada | 2 | 500,00 € | 1.000,00 € |
| IVA 21 % | 210,00 € | ||
| Total | 1.210,00 € |
El cliente en realidad contrató una jornada completa a 800 €, no dos medias jornadas. Emites:
Nota de crédito NC-2026-0004 (28 oct. 2026): Ref.: factura FAC-2026-0050 del 3 oct. 2026. Motivo: corrección de precio; se acordó una sesión de jornada completa a 800 €, no dos sesiones de media jornada.
| Descripción | Cant. | Precio unitario | Total |
|---|---|---|---|
| Corrección de los honorarios de fotografía de producto | 1 | −200,00 € | −200,00 € |
| IVA 21 % | −42,00 € | ||
| Total del abono | −242,00 € |
Efecto neto: el cliente debe 968,00 € (800 € + 168 € de IVA). Si ya pagó 1.210 €, le reembolsas 242 € o lo conservas como abono para el futuro.
Ejemplo: anulación total y nueva emisión
Facturaste a la entidad legal equivocada:
- NC-2026-0005 abona en su totalidad la FAC-2026-0061 (todas las líneas, todos los impuestos), motivo: «Emitida a una entidad incorrecta».
- FAC-2026-0066 se emite a la entidad correcta con los mismos conceptos.
Ambos documentos se remiten mutuamente en sus notas, de modo que cualquiera que los lea puede seguir el rastro.
Notas de crédito y reembolsos
Una nota de crédito es un documento contable; un reembolso es un pago. A menudo van juntos, pero no son lo mismo:
| Situación | Qué haces |
|---|---|
| El cliente aún no ha pagado | Emites la nota de crédito; el cliente paga el importe reducido |
| El cliente ha pagado y quiere que le devuelvas el dinero | Emites la nota de crédito y después reembolsas el importe (y conservas la prueba del reembolso) |
| El cliente ha pagado y volverá a comprar | Emites la nota de crédito y mantienes el abono en su cuenta, si está de acuerdo |
| El cliente tiene otra factura sin pagar | Emites la nota de crédito y la compensas con esa factura, si se acuerda |
Cuando pagues un reembolso, conserva el justificante del pago junto con la nota de crédito. Si el cliente necesita una confirmación, puedes enviar una breve nota o un documento que indique el importe, la fecha y el método del reembolso; consulta factura vs. recibo para ver cómo funcionan las confirmaciones de pago.
Efectos fiscales
- IVA/GST: la nota de crédito reduce tu impuesto repercutido en el periodo en que se emite (o como especifiquen tus normas locales). Tu cliente empresarial debe reducir el impuesto soportado que dedujo. Usa el mismo tipo que en la factura original. Consulta cómo cobrar el IVA en las facturas.
- Impuesto sobre ventas de EE. UU.: si reembolsas una venta gravada, por lo general puedes reducir el impuesto sobre ventas que debes en la cuantía del impuesto reembolsado, siguiendo las normas de tu estado. Consulta el impuesto sobre ventas en las facturas de EE. UU..
- Países con facturación electrónica: donde la facturación electrónica es obligatoria, las notas de crédito deben emitirse, por lo general, a través del mismo sistema. Consulta qué es una factura electrónica.
- Plazos: algunos países limitan el tiempo que puede pasar desde la factura original para hacer un ajuste fiscal.
Errores comunes
- Eliminar o sobrescribir la factura original. Consérvala; la nota de crédito va junto a ella.
- No indicar el número de la factura original.
- Abonar el importe neto olvidando el impuesto.
- Usar un tipo de impuesto distinto del original.
- Emitir una nota de crédito sin motivo.
- Reembolsar sin una nota de crédito, de modo que tus libros muestren unos ingresos que ya no tienes.
Proceso rápido
- Confirma qué hay que corregir y acuérdalo con el cliente.
- Crea una nota de crédito que haga referencia a la factura original e indique el motivo.
- Abona las líneas correctas y el impuesto correspondiente.
- Envíala a la misma persona de contacto que recibió la original.
- Reembolsa, mantén el abono o compensa, según lo acordado.
- Si hace falta, emite una nueva factura correcta con un número nuevo desde el generador de facturas.
Los requisitos de las notas de crédito y las normas de ajuste de impuestos difieren entre países. Esta guía es información general, no asesoramiento legal ni fiscal.