Erros acontecem: um preço errado, um item devolvido, um pedido cancelado, um desconto combinado depois do fato. Depois que uma fatura é enviada, a correção certa quase nunca é editá-la. Em vez disso, você emite uma nota de crédito (chamada de credit memo nos EUA e de adjustment note no GST australiano). Este guia explica quando você precisa de uma, o que colocar nela e como ela afeta os impostos e os reembolsos.
O que é uma nota de crédito?
Uma nota de crédito é um documento emitido por um vendedor que reduz ou cancela o valor devido de uma fatura anterior. Na prática, é uma fatura negativa: ela cita a original, informa o que está sendo creditado e por quê e ajusta o imposto de acordo.
| Fatura | Nota de crédito | |
|---|---|---|
| Efeito | O cliente deve dinheiro a você | Reduz o que o cliente deve (ou o que você deve de volta) |
| Valores | Positivos | Exibidos como crédito (muitas vezes valores negativos) |
| Referências | Orçamento / pedido | O número da fatura original |
| Imposto | Cobra IVA/GST/imposto sobre vendas | Reverte o imposto correspondente |
| Numeração | Série de faturas | Série de notas de crédito (ou a série de faturas, onde permitido) |
Por que não simplesmente editar a fatura?
Depois que uma fatura é emitida, ela faz parte dos seus registros contábeis, e dos do seu cliente. Ele pode já tê-la lançado, aprovado ou recuperado o IVA dela. Se você a alterar e reenviar com o mesmo número, os dois conjuntos de livros deixam de bater, e um auditor verá uma fatura alterada em silêncio. Em sistemas de IVA, em geral espera-se que as correções sejam feitas por um documento que faça referência à fatura original; é isso que uma nota de crédito faz.
A regra de ouro: se uma fatura não foi enviada a ninguém, você ainda pode corrigi-la (ou cancelá-la e registrar o motivo). Depois de enviada, corrija-a com uma nota de crédito.
Quando emitir uma nota de crédito
- Erro de preço ou quantidade: você cobrou a mais.
- Mercadorias devolvidas: o cliente devolveu alguns ou todos os itens.
- Pedido ou serviço cancelado: o trabalho não seguiu em frente depois de faturado.
- Desconto posterior à fatura ou gesto de boa vontade: você concordou em reduzir o preço.
- Mercadoria danificada ou problema no serviço: crédito parcial como compensação.
- Dados do cliente errados: por exemplo, fatura emitida para a pessoa jurídica errada. Credite integralmente a original e emita uma nova fatura para a pessoa jurídica correta.
- Tratamento de imposto errado: por exemplo, IVA cobrado quando deveria ter se aplicado o reverse charge.
Se você cobrou a menos, em geral emite uma fatura adicional (ou uma nota de débito, em alguns países) pela diferença, e não uma nota de crédito.
O que uma nota de crédito deve conter
- O título “Nota de Crédito” (ou “Credit Memo”, “Adjustment Note”, conforme o caso)
- Um número único de nota de crédito (por exemplo,
NC-2026-0004). Veja numeração de faturas - A data de emissão
- Seus dados e número fiscal e os dados do cliente, os mesmos da fatura original
- Uma referência clara à fatura original (número e data)
- O motivo do crédito
- Descrição, quantidades e valores que estão sendo creditados
- A alíquota e o valor do imposto que está sendo creditado
- O crédito total
- O que acontece depois: reembolso, crédito na conta do cliente ou compensação com outra fatura
As regras de IVA da UE tratam um documento que altera uma fatura como uma fatura por si só, e ele deve fazer referência específica e inequívoca à original. O Reino Unido, a Austrália e a maioria dos outros sistemas de IVA/GST têm requisitos semelhantes.
Exemplo: crédito parcial por cobrança a maior
Fatura original FAT-2026-0050 (3/10/2026):
| Descrição | Qtd. | Preço unit. | Total |
|---|---|---|---|
| Fotografia de produtos — sessões de meio período | 2 | € 500,00 | € 1.000,00 |
| IVA 21% | € 210,00 | ||
| Total | € 1.210,00 |
O cliente, na verdade, contratou um dia inteiro pelo valor de € 800, e não dois meios períodos. Você emite:
Nota de crédito NC-2026-0004 (28/10/2026) — Ref.: fatura FAT-2026-0050 de 3/10/2026. Motivo: correção de preço — uma sessão de dia inteiro a € 800 combinada, e não duas sessões de meio período.
| Descrição | Qtd. | Preço unit. | Total |
|---|---|---|---|
| Correção do valor da fotografia de produtos | 1 | −€ 200,00 | −€ 200,00 |
| IVA 21% | −€ 42,00 | ||
| Crédito total | −€ 242,00 |
Efeito líquido: o cliente deve € 968,00 (€ 800 + € 168 de IVA). Se ele já pagou € 1.210, você reembolsa € 242 ou mantém como crédito para uso futuro.
Exemplo: cancelamento total e reemissão
Você faturou a pessoa jurídica errada:
- A NC-2026-0005 credita a FAT-2026-0061 integralmente (todas as linhas, todo o imposto), motivo: “Emitida para a entidade incorreta.”
- A FAT-2026-0066 é emitida para a entidade correta, com os mesmos itens.
Os dois documentos fazem referência um ao outro nas observações, de modo que qualquer pessoa que os leia consegue seguir o rastro.
Notas de crédito e reembolsos
Uma nota de crédito é um documento contábil; um reembolso é um pagamento. Muitas vezes andam juntos, mas não são a mesma coisa:
| Situação | O que fazer |
|---|---|
| O cliente ainda não pagou | Emita a nota de crédito; o cliente paga o valor reduzido |
| O cliente já pagou e quer o dinheiro de volta | Emita a nota de crédito e depois reembolse o valor (e guarde o comprovante do reembolso) |
| O cliente já pagou e vai comprar de novo | Emita a nota de crédito e mantenha o crédito na conta dele, se ele concordar |
| O cliente tem outra fatura em aberto | Emita a nota de crédito e compense com essa fatura, se combinado |
Ao pagar um reembolso, guarde o comprovante de pagamento junto com a nota de crédito. Se o cliente precisar de uma confirmação, você pode enviar uma nota curta ou um documento com o valor, a data e a forma do reembolso. Veja fatura x recibo para saber como funcionam as confirmações de pagamento.
No Brasil, a correção de uma nota fiscal já emitida segue procedimentos próprios do sistema emissor (por exemplo, cancelamento ou devolução, conforme o caso e os prazos); confirme com o seu contador. O que está descrito aqui se aplica às faturas comerciais.
Efeitos fiscais
- IVA/GST: a nota de crédito reduz o seu imposto sobre saídas no período em que é emitida (ou conforme as regras locais). O seu cliente empresarial deve reduzir o imposto sobre insumos que recuperou. Use a mesma alíquota da fatura original. Veja como cobrar IVA nas faturas.
- Imposto sobre vendas dos EUA: se você reembolsa uma venda tributável, em geral pode reduzir o imposto sobre vendas que deve pelo imposto reembolsado, seguindo as regras do seu estado. Veja imposto sobre vendas em faturas nos EUA.
- Países com fatura eletrônica: onde a fatura eletrônica é obrigatória, as notas de crédito geralmente devem ser emitidas pelo mesmo sistema. Veja o que é uma fatura eletrônica.
- Prazos: alguns países limitam por quanto tempo após a fatura original um ajuste fiscal pode ser feito.
Erros comuns
- Apagar ou sobrescrever a fatura original. Guarde-a; a nota de crédito fica ao lado dela.
- Não citar o número da fatura original.
- Creditar o valor líquido e esquecer o imposto.
- Usar uma alíquota diferente da original.
- Emitir uma nota de crédito sem motivo.
- Reembolsar sem uma nota de crédito, deixando os livros mostrando uma receita que você já não tem.
Processo rápido
- Confirme o que precisa ser corrigido e combine com o cliente.
- Crie uma nota de crédito citando a fatura original e informando o motivo.
- Credite as linhas certas e o imposto correspondente.
- Envie à mesma pessoa que recebeu a original.
- Reembolse, mantenha como crédito ou compense, conforme combinado.
- Se necessário, emita uma nova fatura correta, com um novo número, no gerador de fatura.
Os requisitos de nota de crédito e as regras de ajuste fiscal diferem entre os países. Este guia traz informações gerais e não constitui orientação jurídica ou fiscal.