Zoho Invoice und BillKit sind beide kostenlos nutzbar, stehen aber an entgegengesetzten Enden des Spektrums. Zoho Invoice ist ein vollständiges Rechnungssystem: Konten, Kunden, wiederkehrende Abrechnung, Erinnerungen, Zahlungsanbieter, ein Kundenportal. BillKit ist ein schlanker Generator ohne Konto, der ein Formular in Ihrem Browser in ein PDF verwandelt. So entscheiden Sie.
Offenlegung: BillKit ist unser Produkt. Funktionen und Planbegrenzungen von Zoho Invoice ändern sich; dies gibt unseren Kenntnisstand von Oktober 2026 wieder. Aktuelle Details finden Sie auf zoho.com/invoice.
Auf einen Blick
| BillKit | Zoho Invoice | |
|---|---|---|
| Was es ist | Generator im Browser für Rechnungen, Angebote, Quittungen | Cloud-Rechnungssystem |
| Konto und Einrichtung | Keine | Konto erforderlich; Einrichtung der Organisation |
| Preis | Kostenlos; optional Pro (monatlich oder einmalig) | Gratisplan mit Nutzungsgrenzen |
| Datenspeicherung | Nur in Ihrem Browser | In der Zoho-Cloud, geräte- und nutzerübergreifend synchronisiert |
| Angebote / Kostenvoranschläge | Ja | Ja |
| Quittungen | Ja (eigener Generator) | Zahlungsquittungen für erfasste Zahlungen |
| Wiederkehrende Rechnungen | Nein | Ja |
| Automatische Zahlungserinnerungen | Nein | Ja |
| Online-Zahlungen | Nein | Ja, über integrierte Zahlungsanbieter (Anbietergebühren fallen an) |
| Kundenportal | Nein | Ja |
| Zeiterfassung / Ausgaben | Nein | Ja |
| Mehrere Nutzer | Nein | Ja (Plangrenzen prüfen) |
| Buchhaltung | Nein | Upgrade-Pfad zum Buchhaltungsprodukt von Zoho |
| Zeit bis zum ersten PDF | Etwa eine Minute | Länger – erst Organisation, Kunde und Artikel einrichten |
Wo Zoho Invoice die bessere Wahl ist
Für viele Unternehmen, die regelmäßig Rechnungen schreiben, leistet Zoho Invoice schlicht mehr zum selben Preis (kostenlos):
- Stammkunden: automatische wiederkehrende Rechnungen und Erinnerungen sparen jeden Monat Stunden – siehe Wiederkehrende Rechnungen und Retainer.
- Online bezahlt werden: Zahlungsanbieter lassen Kunden direkt von der Rechnung aus zahlen.
- Nachverfolgung: Kundensalden, Zahlungsstatus und Berichte über alle Rechnungen.
- Teams: mehrere Nutzer und Rollen.
- Zeitbasierte Abrechnung: Zeit auf Projekten erfassen und abrechnen.
- Wachstum: ein Weg zur vollständigen Buchhaltung im selben Ökosystem.
Wenn eines davon für Sie wichtig ist, passt Zoho Invoice sehr wahrscheinlich besser.
Wo BillKit die bessere Wahl ist
BillKit ist besser, wenn Einfachheit und Datenschutz wichtiger sind als Automatisierung:
- Kein Konto, keine Einrichtung – öffnen Sie den Rechnungsgenerator und laden Sie in etwa einer Minute ein PDF herunter.
- Gelegentliche Rechnungen – ein vollständiges System ist bei wenigen Rechnungen im Jahr übertrieben.
- Datenschutz – Ihre Dokumente entstehen in Ihrem Browser und werden nicht auf unsere Server hochgeladen. Später muss nichts aus einem Cloud-Konto gelöscht werden.
- Einmalige Dokumente für andere – z. B. eine Mietquittung, eine Quittung für einen Autoverkauf oder ein schnelles Angebot, ohne ein Geschäftskonto anzulegen.
- Schnelle mehrsprachige oder Mehrwährungsdokumente – 11 Oberflächensprachen und über 150 Währungen, mit optionaler zweiter Steuer.
Die Abwägungen in der Praxis
Automatisierung vs. Kontrolle
Zoho kann Rechnungen versenden, nachfassen und Zahlungen automatisch erfassen. Bei BillKit laden Sie das PDF herunter und senden es selbst – unsere E-Mail-Vorlagen und Vorlagen für Zahlungserinnerungen helfen dabei – und verfolgen Zahlungen selbst (der lokale Verlauf von BillKit kann Dokumente als bezahlt/offen markieren).
Cloud vs. lokal
Zoho speichert alles in der Cloud: überall abrufbar, mit der Steuerberatung teilbar, gesichert. BillKit speichert den Verlauf nur in Ihrem Browser: privat, aber an einen Browser gebunden und weg, wenn Sie Browserdaten löschen. Bewahren Sie Ihre PDFs auf.
Kostenlose Grenzen
Beide sind kostenlos nutzbar. Der Gratisplan von Zoho hat Nutzungsgrenzen (aktuelle Zahlen prüfen). Die Gratisstufe von BillKit hat keine Dokumentgrenze, ergänzt aber eine kleine Zeile „Made with BillKit“, bietet 3 Vorlagen und zeigt im Verlauf die 3 neuesten Dokumente; Pro hebt diese Grenzen auf.
Compliance-Funktionen
Zoho bietet in manchen Regionen länderspezifische Funktionen. Bei keinem der Tools sollten Sie davon ausgehen, dass sie überall die verpflichtende E-Rechnung abdecken – BillKit erzeugt nur PDFs. Wo strukturierte E-Rechnungen verlangt werden, nutzen Sie eine zertifizierte Lösung (Was ist eine E-Rechnung).
Drei typische Szenarien
Eine Agentur, die jeden Monat 15 Retainer-Kunden abrechnet. Zoho Invoice ist die klare Wahl: Wiederholungsprofile, automatische Erinnerungen und Online-Zahlungen nehmen den Großteil des monatlichen Aufwands ab. Das manuell in einem Generator zu tun, wäre langsam und fehleranfällig.
Ein Berater, der ein oder zwei Rechnungen im Quartal sendet. BillKit ist schneller: keine Einrichtung der Organisation, keine Kundendatensätze zu pflegen, nur das Dokument. Führen Sie eine einfache Tabelle darüber, was bezahlt ist.
Ein Vermieter, eine Babysitterin oder jemand, der ein Auto verkauft. Das sind einmalige Dokumente, kein laufender Abrechnungsbetrieb. Die Quittungsvorlagen und Angebotsvorlagen von BillKit öffnen den passenden Generator mit Beispielinhalt, ohne dass Sie etwas registrieren müssen.
Wechsel von einem zum anderen
Starten Sie mit BillKit und nutzen später Zoho Invoice (oder ein anderes Rechnungssystem), setzen Sie Ihre Rechnungsnummern fort, erfassen Sie Ihre offenen Rechnungen, damit die Salden stimmen, und bewahren Sie frühere PDFs als Unterlagen auf. Verlassen Sie ein Cloud-System, exportieren Sie vorher Ihre Rechnungen und Kundendaten.
Häufig gestellte Fragen
Ist Zoho Invoice wirklich kostenlos? Es hat einen Gratisplan mit Nutzungsgrenzen angeboten; aktuelle Grenzen und Bezahlstufen finden Sie auf der Website von Zoho.
Kann BillKit Erinnerungen senden? Nein. BillKit erstellt nur Dokumente. Nutzen Sie unsere Vorlagen für Zahlungserinnerungen und Ihre eigene E-Mail.
Was ist privater? BillKit verarbeitet Dokumente in Ihrem Browser und lädt sie nicht auf unsere Server hoch. Zoho speichert Daten in seiner Cloud, mit den üblichen Vorteilen – Zugriff von überall, Teilen und Sicherung.
Fazit
- Sie schreiben regelmäßig Rechnungen und wollen wiederkehrende Abrechnung, Erinnerungen und Online-Zahlungen → Zoho Invoice.
- Sie wollen ein schnelles, privates PDF ohne Konto – oder Quittungen und Angebote für einmalige Situationen → BillKit.
Beides schließt sich nicht aus: Manche behalten BillKit für gelegentliche Angebote und Quittungen und führen ihre Hauptabrechnung in einem System wie Zoho. Weitere Optionen finden Sie in unserem Überblick über kostenlose Rechnungsgeneratoren.