Die meisten Rechnungen kommen heute per E-Mail – und die E-Mail ist fast so wichtig wie die Rechnung. Eine klare Betreffzeile, der richtige Empfänger und eine kurze, konkrete Nachricht bringen Rechnungen schneller in die Zahlungswarteschlange. Dieser Ratgeber behandelt die Mechanik und liefert Vorlagen zum Kopieren.
Das Wesentliche
| Element | Bewährte Praxis |
|---|---|
| Format | PDF-Anhang (keine bearbeitbare Word- oder Tabellendatei) |
| Dateiname | RE-2026-0047_IhrUnternehmen.pdf |
| Empfänger | Die Person bzw. Adresse, die Rechnungen bearbeitet (oft die Kreditorenbuchhaltung), plus Ihr Projektkontakt |
| Betreffzeile | Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum – und die Bestellnummer des Kunden, falls er eine nutzt |
| Text | 3–5 Sätze: wofür, Betrag, Fälligkeit, wie zu zahlen, Dank |
| Zeitpunkt | Am Tag der Lieferung der Arbeit oder des Meilensteins |
Betreffzeilen, die funktionieren
Die Betreffzeile sollte es erlauben, die Rechnung zu bearbeiten, ohne sie zu öffnen:
Rechnung RE-2026-0047 – 1.850,00 € – fällig am 14.11.2026Rechnung RE-2026-0047 zu Bestellung 7781 – Northwind Kaffee – fällig 14.11.Anzahlungsrechnung RE-2026-0040 – Website-Projekt – sofort fällig
Vermeiden Sie „Rechnung im Anhang“ oder „Kurze Sache“ – sie gehen in vollen Postfächern unter und lassen sich nicht suchen.
An wen senden?
Fragen Sie zu Beginn jeder Kundenbeziehung: „An wen sollen Rechnungen gehen, und brauchen Sie etwas Bestimmtes darauf?“ Viele Unternehmen haben eine eigene Adresse für die Kreditorenbuchhaltung und bearbeiten Rechnungen nicht, die nur an den Projektleiter gingen. Im Zweifel senden Sie an die Buchhaltung und setzen Ihren Ansprechpartner in Kopie, damit er sie freigeben kann.
PDF anhängen – oder verlinken?
- Hängen Sie das PDF an – bei den meisten Kunden. Es ist in sich geschlossen, funktioniert mit jedem E-Mail-System und kann unverändert an die Buchhaltung weitergeleitet werden.
- Links zu einer Online-Rechnung sind praktisch, wenn sie eine Zahlungsschaltfläche enthalten, doch manche Unternehmenssysteme entfernen Links oder brauchen ein Dokument für ihre Unterlagen – hängen Sie nach Möglichkeit zusätzlich ein PDF an.
- Senden Sie nie eine bearbeitbare Datei als endgültige Rechnung.
Erstellen Sie das PDF im Rechnungsgenerator und hängen Sie es an Ihre E-Mail an. BillKit läuft in Ihrem Browser und versendet keine E-Mails für Sie – Sie behalten die Kontrolle darüber, was wohin geht.
E-Mail-Vorlagen zum Kopieren
1. Standardrechnung
Betreff: Rechnung RE-2026-0047 – 1.850,00 € – fällig am 14.11.2026
Guten Tag Frau Sharma,
anbei erhalten Sie die Rechnung RE-2026-0047 über 1.850,00 € für die Content-Arbeiten im Oktober (4 Artikel und der Newsletter). Die Zahlung ist bis zum 14. November 2026 fällig.
Die Bankverbindung finden Sie auf der Rechnung; bitte geben Sie RE-2026-0047 als Verwendungszweck an.
Vielen Dank – es war eine Freude, daran zu arbeiten. Freundliche Grüße Daniel Roth
2. Erste Rechnung an einen neuen Kunden
Betreff: Rechnung RE-2026-0051 – Logo-Projekt – fällig am 21.11.2026
Guten Tag Herr Sommer,
anbei meine erste Rechnung für das Logo-Projekt (RE-2026-0051, 1.350,00 €), fällig am 21. November 2026.
Da es unsere erste gemeinsame Rechnung ist: Teilen Sie mir bitte mit, ob Ihr Team noch etwas zur Bearbeitung braucht – eine Bestellnummer, ein Lieferantenformular oder eine andere Rechnungsadresse? Ich passe sie gern an.
Freundliche Grüße Alex Braun
3. Anzahlungsrechnung
Betreff: Anzahlungsrechnung RE-2026-0040 – Website-Projekt – sofort fällig
Guten Tag Herr Jordan,
vielen Dank für die Freigabe des Angebots. Anbei die Rechnung über die Anzahlung von 40 % (RE-2026-0040, 4.760,00 € inkl. Umsatzsteuer). Sobald sie eingegangen ist, bestätige ich den Starttermin – derzeit vorgemerkt für den 10. November.
Freundliche Grüße Mia Winter
Wie Sie solche Rechnungen aufbauen, steht unter Anzahlungsrechnung.
4. Meilenstein- oder wiederkehrende Rechnung
Betreff: Rechnung RE-2026-0118 – Retainer November – fällig am 8.11.2026
Guten Tag Herr Kern,
hier die Rechnung für den Retainer November (RE-2026-0118, 2.737,00 € inkl. Umsatzsteuer), fällig am 8. November. Sie enthält auch die 3 im Oktober freigegebenen Zusatzstunden.
Zusammenfassung Oktober: 20 Retainer-Stunden + 3 freigegebene Zusatzstunden; geliefert wurden 4 Blogartikel, der Newsletter und der Monatsbericht.
Mit freundlichen Grüßen Sophie Lang
5. Korrigierte Rechnung
Betreff: Korrigierte Rechnung RE-2026-0066 (ersetzt RE-2026-0061) – Northwind Kaffee GmbH
Guten Tag Frau Sharma,
wie besprochen war RE-2026-0061 an die falsche Gesellschaft adressiert. Anbei die Gutschrift GS-2026-0005, die sie aufhebt, und eine neue Rechnung RE-2026-0066 an die Northwind Kaffee GmbH. Betrag und Fälligkeitsdatum bleiben unverändert.
Bitte entschuldigen Sie den zusätzlichen Schritt. Daniel Roth
Korrekturen sollten über eine Gutschrift erfolgen, nicht über ein geändertes Original.
6. Rechnung mit Zahlungslink
Betreff: Rechnung RE-2026-0072 – 480,00 € – fällig am 15.11.2026
Guten Tag Frau Taylor,
anbei die Rechnung RE-2026-0072 über 480,00 € (Rasenpflege Oktober). Sie können per Karte unter [Ihr Zahlungslink] oder per Überweisung mit den Daten auf der Rechnung zahlen.
Vielen Dank! Jamie Fischer
Bevor Sie auf „Senden“ klicken: Checkliste
- PDF angehängt und lässt sich korrekt öffnen
- Dateiname enthält die Rechnungsnummer
- An die Buchhaltung gesendet (und Ansprechpartner in Kopie)
- Betreff enthält Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum
- Bestellnummer angegeben, wenn der Kunde Bestellungen nutzt
- Betrag und Fälligkeitsdatum in der E-Mail stimmen mit der Rechnung überein
- Zahlungsangaben stehen auf der Rechnung
- Rechnung und Fälligkeitsdatum in Ihrer Übersicht erfasst
Nach dem Versand
- Bitten Sie um Bestätigung bei ersten Rechnungen: „Könnten Sie bestätigen, dass sie angekommen ist?“
- Notieren Sie das Fälligkeitsdatum und bei Neukunden eine Erinnerung einige Tage davor.
- Fassen Sie zügig nach, wenn es überfällig ist – unsere Vorlagen für Zahlungserinnerungen setzen dort an, wo diese enden.
Sicherheitstipps für E-Mails
Rechnungsbetrug funktioniert oft, indem Lieferanten imitiert und Bankdaten geändert werden. Schützen Sie Ihre Kunden und sich selbst:
- Halten Sie Ihre Bankdaten gleichbleibend; ändern sie sich je, informieren Sie Kunden auch telefonisch.
- Ermutigen Sie Kunden, jede Änderung von Bankdaten über eine bekannte Telefonnummer zu bestätigen.
- Senden Sie Rechnungen nicht von privaten oder geteilten Konten, auf die andere Zugriff haben.
- Seien Sie misstrauisch bei E-Mails wie „bitte erneut mit neuen Bankdaten senden“, die angeblich von Kunden oder Kollegen stammen.
Ist eine Rechnung per E-Mail rechtlich gültig?
In den meisten Ländern werden per E-Mail versandte PDF-Rechnungen akzeptiert, teils vorbehaltlich der Zustimmung des Kunden. Einige Länder verlangen inzwischen für bestimmte B2B-Umsätze strukturierte E-Rechnungen statt PDFs – siehe Was ist eine E-Rechnung. Dies sind allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.