請款單要寫什麼？必填與建議欄位完整檢查清單

請款單如果少了關鍵資訊，可能被客戶的會計部門退回、被稅務機關不予認列，或單純被丟在一旁，等人寫信來問你。這份指南列出請款單應包含的所有內容，區分常見制度下法律要求的項目與良好做法，最後附上可列印的檢查清單。

想要快速上手的話，BillKit 請款單產生器已經為下列每一項準備好欄位。

台灣讀者注意：本指南討論的是一般國際通用的「請款單」（Invoice）。在台灣，已登記的營業人依法須開立統一發票，統一發票有自己的記載事項；請款單則是用來向客戶請求付款，並不取代統一發票。

簡短答案

幾乎世界各地的請款單，都應包含：

「請款單」（Invoice）字樣（使用該詞的國家則為「Tax Invoice」）
唯一且連號的請款單編號
請款單日期（若供應日期不同，也要寫上）
你的名稱、地址與稅籍編號（若已登記）
客戶的名稱與地址（必要時含稅籍編號）
每個項目的說明：數量、單價與小計
小計、稅率與稅額，以及應付總額 — 並標示幣別
付款期限與付款方式

其餘的內容，則取決於你所在的地區、對方是誰，以及你是否已登記 VAT、GST 或銷售稅。

必填與建議：完整清單

項目	為什麼重要	通常必填？
「請款單」／「Tax Invoice」標示	與報價單或收據區分	是（用詞各國不同）
請款單編號	唯一識別，建立稽核軌跡	是（VAT／GST 請款單）
請款單（開立）日期	起算付款條件，並決定所屬稅期	是
供應／交付日期	與開立日期不同時，決定稅款何時到期	VAT 請款單常要求
賣方的法定名稱與地址	識別應收款對象與納稅義務人	是
賣方稅籍編號（VAT／GST／ABN）	讓買方能扣抵進項稅額	已登記者必填
公司登記資料	部分國家要求載於商業文件	視國家與實體類型而定
買方的名稱與地址	識別應付款對象	完整 VAT 請款單必填
買方稅籍編號	反向課稅與部分 B2B 請款單需要	有時
貨物／服務說明	顯示付款內容	是
數量與單價	讓買方核對總額	歐盟與英國的 VAT 請款單必填
各稅率下的淨額	正確計算稅額	VAT 請款單必填
稅率與稅額	讓買方能扣抵稅款	有收稅就必填
總額與幣別	應付金額	是
免稅或反向課稅用語	說明為何不收稅	適用時必填
付款期限／付款條件	訂定付款的截止日	強烈建議
付款方式與銀行資料	減少付款阻力	強烈建議
採購單號／客戶參考編號	許多公司沒有它就無法核准請款單	客戶使用採購單時
Logo、感謝語	專業形象	選填

你的資料（賣方）

請寫上你的法定名稱 — 也就是合法提供服務的個人或公司名稱。如果你使用不同的商號名稱，請兩者並列（例如「王小明，以『小明文案』為商號」）。再加上地址、真的有人在看的電子郵件，以及（若有）稅籍編號。

如果你是有限公司，請查詢所在國家的規定：例如英國要求公司在文件上顯示登記名稱，商業文件上也常見公司編號與登記辦公室地址。許多歐盟國家對商業信函與請款單也有類似的揭露規定。

客戶的資料（買方）

請使用客戶的法人名稱，而不是品牌名稱或個人姓名（除非你是向個人請款）。大型組織往往有多個法人，請款單抬頭寫錯，就會被退回。

在歐盟跨國 B2B 銷售適用反向課稅時，以及當地規定要求時，請附上買方的 VAT 號碼。例如澳洲的 GST 規定，要求金額達 A$1,000 以上的稅務請款單須載明買方的身分或 ABN。

日期與編號

請款單日期 — 你開立的日期。
供應日期（稅務時點）— 貨物交付或服務完成的日期（若不同）。
付款期限 — 款項必須到帳的日期。請見付款條件詳解。
請款單編號 — 唯一且連號。請閱讀請款單編號指南，了解能讓稽核人員放心的格式。

明細項目

每一行請寫明清楚的說明、數量、單價（未稅）與小計。如果不同項目適用不同稅率，請逐行標示稅率，或依稅率分組。

好的說明要具體：「文案撰寫 — 5 個商品頁（每頁約 300 字），含 1 次修改」，比「寫作」好得多。如果客戶得回頭問某一項是什麼，就等於替自己多增加了好幾天的收款時間。

總額與稅額

請透明地呈現計算過程：

項目	範例
小計（未稅）	NT$100,000
折扣（10%）	−NT$10,000
應稅金額	NT$90,000
營業稅 5%	NT$4,500
應付總額（TWD）	NT$94,500

如果你不收稅，請說明原因。常見例子包括：

未登記，因為低於門檻 — 有些國家要求特定的聲明用語（例如德國的小規模營業人規定，通常引用「§ 19 UStG」）。
跨國 B2B 服務的反向課稅 — 註明「Reverse charge」，並列出雙方的 VAT 號碼。請見如何在請款單上收取 VAT。
免稅供應 — 在當地規定要求時，引用免稅依據。
銷往稅區外的出口 — 視情況註明為零稅率或不適用課稅。

美國的賣家請閱讀美國請款單的銷售稅，因為當地規定是以州為單位。

付款資訊

最快收到款項的請款單，會明確告訴客戶怎麼付款：

銀行名稱、戶名、帳號，以及 IBAN／BIC／SWIFT（美國則為 routing number）
若接受信用卡或線上付款，附上付款連結
匯款時應填的參考編號（請款單編號）
可接受的幣別 — 以及國際匯款的銀行手續費由誰負擔。若你向國外請款，請見以外幣開立請款單。

條款與備註

頁尾文字請簡短實用：付款條件、逾期利息或費用（僅限合約約定或法律允許者）、法律要求的聲明，以及一句感謝。如果你採用月費制或定期請款，請註明涵蓋期間（「2026 年 11 月服務」）。

簡易請款單

有些稅制允許對小額交易（通常是零售）開立較簡短的「簡易」請款單。歐盟 VAT 指令允許會員國對 €100 以下的金額採用簡易請款單（部分國家設定不同上限），英國則允許對含 VAT 在 £250 以內的供應開立簡易 VAT 請款單。簡易請款單可以省略買方地址等資料，但並非所有情況都適用（例如歐盟境內供應）。如有疑慮，請開立完整請款單。

特殊情況

**預開請款單（Proforma Invoice）**不是稅務請款單，而是以請款單形式呈現的預先報價。請見預開請款單。
更正應透過折讓單／貸項通知單處理，而不是修改原件。
電子發票國家（義大利，以及越來越多的德國、法國、波蘭等）要求部分請款單使用結構化電子格式。請見什麼是電子發票。
收據用來確認已收款，內容不同 — 請見請款單與收據的差別，或用收據產生器製作。

可列印的檢查清單

各國的專屬規定，請瀏覽我們的各國請款單範本。

本檢查清單反映的是廣泛通用的規定與良好做法。各國要求不同，且會隨時間變動；本內容並非法律或稅務建議。請就你的情況向稅務機關或會計師確認。