Invoice yang kurang satu detail penting bisa ditolak oleh bagian keuangan klien, tidak diakui oleh otoritas pajak, atau sekadar menumpuk sementara seseorang mengirim email menanyakannya kepada Anda. Panduan ini mencantumkan semua yang harus ada pada invoice, memisahkan mana yang wajib secara hukum dalam sistem yang umum dari mana yang sekadar praktik baik, dan ditutup dengan daftar periksa yang bisa dicetak.
Jika Anda ingin langsung mulai, generator invoice BillKit sudah menyediakan kolom untuk setiap butir di bawah ini.
Jawaban singkat
Hampir setiap invoice di dunia sebaiknya memuat:
- Kata “Invoice” (atau “Tax Invoice” di tempat istilah itu dipakai)
- Nomor invoice yang unik dan berurutan
- Tanggal invoice (dan tanggal penyerahan jika berbeda)
- Nama, alamat, dan nomor pajak Anda (jika terdaftar)
- Nama dan alamat klien Anda (dan nomor pajak bila diwajibkan)
- Deskripsi setiap item: jumlah, harga satuan, dan total baris
- Subtotal, tarif pajak dan jumlah pajak, serta total tagihan — dalam mata uang yang dinyatakan
- Tanggal jatuh tempo pembayaran dan petunjuk pembayaran
Selebihnya bergantung pada tempat Anda berada, siapa yang Anda tagih, dan apakah Anda terdaftar untuk PPN, GST, atau pajak penjualan.
Wajib vs. disarankan: daftar lengkap
| Unsur | Mengapa penting | Biasanya wajib? |
|---|---|---|
| Label “Invoice” / “Tax Invoice” | Membedakannya dari penawaran harga atau kuitansi | Ya (istilah bervariasi) |
| Nomor invoice | Identifikasi unik, jejak audit | Ya, untuk invoice PPN/GST |
| Tanggal invoice (terbit) | Memulai syarat pembayaran, menentukan masa pajak | Ya |
| Tanggal penyerahan/pengiriman | Menentukan kapan pajak terutang jika berbeda dari tanggal terbit | Sering, untuk invoice PPN |
| Nama resmi dan alamat penjual | Mengidentifikasi siapa yang harus dibayar dan siapa yang berutang pajak | Ya |
| ID pajak penjual (NPWP/VAT/GST/ABN) | Memungkinkan pembeli mengkreditkan pajak masukan | Ya, jika terdaftar |
| Data registrasi perusahaan | Sebagian negara mewajibkannya pada dokumen bisnis | Tergantung negara dan jenis badan usaha |
| Nama dan alamat pembeli | Mengidentifikasi siapa yang berutang | Ya untuk invoice PPN lengkap |
| ID pajak pembeli | Diperlukan untuk reverse charge dan sebagian invoice B2B | Kadang-kadang |
| Deskripsi barang/jasa | Menunjukkan apa yang dibayar | Ya |
| Jumlah dan harga satuan | Memungkinkan pembeli memverifikasi total | Ya untuk invoice PPN di UE dan Inggris |
| Jumlah neto per tarif pajak | Perhitungan pajak yang benar | Ya untuk invoice PPN |
| Tarif dan jumlah pajak | Memungkinkan pembeli mengkreditkan pajak | Ya, jika pajak dipungut |
| Total jumlah dan mata uang | Apa yang harus dibayar | Ya |
| Keterangan pembebasan atau reverse charge | Menjelaskan mengapa pajak tidak dipungut | Ya, bila berlaku |
| Tanggal jatuh tempo / syarat pembayaran | Menetapkan batas waktu pembayaran | Sangat disarankan |
| Metode pembayaran dan detail bank | Menghilangkan hambatan | Sangat disarankan |
| Nomor PO / referensi klien | Banyak perusahaan tidak dapat menyetujui invoice tanpa nomor ini | Bila klien memakai PO |
| Logo, ucapan terima kasih | Profesionalisme | Opsional |
Data Anda (penjual)
Cantumkan nama resmi Anda — nama orang atau perusahaan yang secara hukum menyediakan jasa. Jika Anda berdagang dengan nama lain, tampilkan keduanya (“Jane Smith, berdagang sebagai Smith Copywriting”). Tambahkan alamat Anda, email yang benar-benar dibaca seseorang, dan nomor pajak Anda jika ada.
Di Indonesia, usaha yang sudah menjadi Pengusaha Kena Pajak (PKP) memiliki kewajiban menerbitkan Faktur Pajak, yang terpisah dari invoice tagihan komersial; invoice komersial Anda sebaiknya tetap mencantumkan NPWP. Jika Anda berbentuk perseroan terbatas, periksa aturan negara Anda: Inggris, misalnya, mewajibkan perusahaan menampilkan nama terdaftarnya, dan dokumen bisnis lazimnya memuat nomor perusahaan dan alamat kantor terdaftar. Banyak negara UE memiliki aturan pengungkapan serupa untuk surat dan invoice bisnis.
Data klien Anda (pembeli)
Gunakan nama badan hukum klien, bukan nama merek atau nama orang, kecuali Anda menagih perorangan. Organisasi besar sering memiliki beberapa badan hukum; invoice yang ditujukan ke badan yang salah akan dikembalikan.
Cantumkan nomor PPN (VAT) pembeli ketika Anda menerapkan reverse charge pada penjualan B2B lintas negara di UE, dan di mana pun aturan setempat mewajibkannya. Aturan GST Australia, misalnya, mewajibkan tax invoice senilai A$1.000 atau lebih menampilkan identitas atau ABN pembeli.
Tanggal dan penomoran
- Tanggal invoice — tanggal Anda menerbitkannya.
- Tanggal penyerahan (tax point) — tanggal barang diserahkan atau jasa selesai, jika berbeda.
- Tanggal jatuh tempo — kapan pembayaran harus diterima. Lihat penjelasan syarat pembayaran.
- Nomor invoice — unik dan berurutan. Baca penomoran invoice untuk format yang membuat auditor tenang.
Baris item
Untuk setiap baris cantumkan deskripsi yang jelas, jumlah, harga satuan (sebelum pajak), dan total baris. Jika Anda menerapkan tarif pajak berbeda untuk item yang berbeda, tampilkan tarif per baris atau kelompokkan baris menurut tarif.
Deskripsi yang baik itu spesifik: “Copywriting — 5 halaman produk (sekitar 300 kata per halaman), termasuk 1 putaran revisi” lebih baik daripada “Menulis”. Jika klien harus bertanya apa itu sesuatu, Anda baru saja menambah beberapa hari pada waktu pembayaran.
Total dan pajak
Tampilkan perhitungannya secara transparan:
| Baris | Contoh |
|---|---|
| Subtotal (neto) | Rp20.000.000 |
| Diskon (10%) | −Rp2.000.000 |
| Jumlah kena pajak | Rp18.000.000 |
| PPN 11% | Rp1.980.000 |
| Total tagihan (IDR) | Rp19.980.000 |
(Contoh di atas hanya ilustrasi perhitungan; pastikan tarif PPN dan dasar pengenaan pajak yang berlaku untuk transaksi Anda.)
Jika Anda tidak memungut pajak, jelaskan alasannya. Contoh yang umum:
- Tidak terdaftar karena di bawah batas — sebagian negara mewajibkan pernyataan tertentu (aturan usaha kecil Jerman, misalnya, biasanya dirujuk sebagai “§ 19 UStG”).
- Reverse charge atas jasa B2B lintas negara — tulis “Reverse charge” dan tampilkan kedua nomor PPN. Lihat cara memungut PPN/VAT pada invoice.
- Penyerahan yang dibebaskan — sebutkan dasar pembebasan bila aturan setempat mewajibkannya.
- Ekspor ke luar wilayah pajak — catat bahwa tarifnya nol atau tidak dikenai pajak, sesuai keadaan.
Penjual di AS sebaiknya membaca pajak penjualan pada invoice di AS, karena aturannya berbasis negara bagian.
Informasi pembayaran
Invoice yang paling cepat dibayar memberi tahu klien persis cara membayar:
- Nama bank, nama pemilik rekening, nomor rekening (untuk pembayaran internasional IBAN dan BIC/SWIFT)
- Tautan pembayaran jika Anda menerima kartu atau pembayaran online
- Referensi yang harus dipakai (nomor invoice)
- Mata uang yang diterima — dan siapa yang menanggung biaya bank untuk transfer internasional. Jika Anda menagih ke luar negeri, lihat membuat invoice dalam mata uang asing.
Syarat dan catatan
Buat teks bagian kaki singkat dan berguna: syarat pembayaran, bunga atau denda keterlambatan (hanya jika disepakati dalam kontrak atau diizinkan hukum), pernyataan hukum yang diwajibkan, dan ucapan terima kasih. Jika Anda bekerja dengan retainer atau penagihan berulang, nyatakan periode yang dicakup (“Jasa bulan November 2026”).
Invoice yang disederhanakan
Beberapa sistem pajak mengizinkan invoice “sederhana” yang lebih singkat untuk jumlah kecil — biasanya penjualan ritel. Direktif PPN UE memungkinkan negara anggota mengizinkan invoice sederhana untuk jumlah hingga €100 (sebagian menetapkan batas berbeda), dan Inggris mengizinkan invoice PPN sederhana untuk penyerahan hingga £250 termasuk PPN. Invoice sederhana boleh menghilangkan detail seperti alamat pembeli, tetapi tidak dapat dipakai dalam semua situasi (misalnya penyerahan intra-UE). Jika ragu, terbitkan invoice lengkap.
Kasus khusus
- Proforma invoice bukan faktur pajak; ia adalah penawaran di muka dalam bentuk invoice. Lihat proforma invoice.
- Koreksi sebaiknya ditangani dengan nota kredit, bukan dengan mengubah invoice asli.
- Negara dengan e-invoice (Italia, makin banyak Jerman, Prancis, Polandia, dan lainnya) mewajibkan format elektronik terstruktur untuk sebagian invoice. Lihat apa itu e-invoice.
- Kuitansi mengonfirmasi pembayaran dan memuat detail yang berbeda — lihat invoice vs. kuitansi atau buat dengan generator kuitansi.
Daftar periksa yang bisa dicetak
- Label “Invoice” atau “Tax Invoice”
- Nomor invoice yang unik dan berurutan
- Tanggal invoice, tanggal penyerahan (jika berbeda), dan tanggal jatuh tempo
- Nama resmi, alamat, kontak, dan ID pajak Anda
- Nama resmi, alamat klien (dan ID pajak bila diwajibkan)
- Nomor PO atau referensi klien, jika mereka memakainya
- Baris item yang jelas dengan jumlah, harga satuan, dan total baris
- Subtotal, diskon, tarif pajak, jumlah pajak
- Total tagihan beserta mata uang
- Alasan tanpa pajak, jika berlaku
- Metode pembayaran, detail bank, dan referensi pembayaran
- Syarat pembayaran dan ketentuan keterlambatan yang disepakati
Untuk persyaratan khusus negara, jelajahi template invoice per negara kami.
Daftar periksa ini mencerminkan aturan yang lazim dan praktik baik. Persyaratan berbeda-beda menurut negara dan berubah dari waktu ke waktu; ini bukan nasihat hukum atau pajak. Konsultasikan dengan otoritas pajak atau akuntan untuk situasi Anda.