Oggi la maggior parte delle fatture arriva per e-mail, e l’e-mail conta quasi quanto la fattura. Un oggetto chiaro, il destinatario giusto e un messaggio breve e preciso fanno entrare le fatture nella coda dei pagamenti più in fretta. Questa guida spiega il meccanismo e ti dà modelli da copiare.
In Italia le fatture tra imprese e verso i consumatori passano di norma dal Sistema di Interscambio (SDI) come fatture elettroniche: l’invio del PDF per e-mail è quindi, in questi casi, una copia di cortesia, e va affiancato (non sostituito) dalla fattura elettronica. Verifica con il tuo commercialista le regole che valgono per te. Questa guida vale soprattutto per i clienti esteri o per i casi in cui l’e-mail è il canale previsto.
Gli elementi essenziali
| Elemento | Buona pratica |
|---|---|
| Formato | Allegato PDF (non un file Word o un foglio di calcolo modificabile) |
| Nome del file | FATT-2026-0047_LaTuaAttivita.pdf |
| Destinatario | La persona o l’indirizzo che gestisce le fatture (spesso l’amministrazione), più il tuo referente di progetto |
| Oggetto | Numero della fattura, importo, scadenza, e il numero d’ordine del cliente se ne usa uno |
| Corpo | 3–5 frasi: a cosa si riferisce, importo, scadenza, come pagare, ringraziamento |
| Tempistica | Il giorno in cui consegni il lavoro o raggiungi la fase |
Oggetti che funzionano
L’oggetto dovrebbe permettere di gestire la fattura senza nemmeno aprirla:
Fattura FATT-2026-0047 — 1.850,00 € — scadenza 14 nov 2026Fattura FATT-2026-0047 per ordine 7781 — Northwind Coffee — scadenza 14 novFattura di acconto FATT-2026-0040 — Progetto sito web — da pagare alla ricezione
Evita «Fattura in allegato» o «Una cosa veloce»: si perdono nelle caselle affollate e non si trovano con la ricerca.
A chi inviarla
Chiedilo all’inizio di ogni rapporto con un cliente: «A chi devo inviare le fatture e serve qualcosa di particolare?». Molte aziende hanno un indirizzo dedicato all’amministrazione e non gestiscono le fatture inviate solo al responsabile di progetto. Nel dubbio, invia all’amministrazione e metti in copia il tuo referente quotidiano, così può approvarla.
Allegare un PDF o inviare un link?
- Allega il PDF per la maggior parte dei clienti. È autonomo, funziona con ogni sistema di posta e può essere inoltrato intatto all’amministrazione.
- I link a una fattura online sono comodi se includono un pulsante di pagamento, ma alcuni sistemi aziendali eliminano i link o richiedono un documento per le proprie scritture: allega anche un PDF, se puoi.
- Non inviare mai un file modificabile come fattura definitiva.
Crea il PDF nel generatore di fatture, poi allegalo alla tua e-mail. BillKit funziona nel tuo browser e non invia e-mail al posto tuo, quindi hai tu il controllo di cosa va dove.
Modelli di e-mail da copiare
1. Fattura standard
Oggetto: Fattura FATT-2026-0047 — 1.850,00 € — scadenza 14 nov 2026
Buongiorno Priya,
in allegato la fattura FATT-2026-0047 di 1.850,00 € per il lavoro sui contenuti di ottobre (4 articoli e la newsletter). Il pagamento scade il 14 novembre 2026.
Le coordinate bancarie sono riportate in fattura; ti chiedo di usare FATT-2026-0047 come causale.
Grazie: è stato un piacere lavorare a questo progetto. Daniel
2. Prima fattura a un nuovo cliente
Oggetto: Fattura FATT-2026-0051 — Progetto logo — scadenza 21 nov 2026
Buongiorno Sam,
allego la mia prima fattura per il progetto del logo (FATT-2026-0051, 1.350,00 €), con scadenza 21 novembre 2026.
Trattandosi della prima fattura insieme, potresti dirmi se il vostro team ha bisogno di altro per elaborarla: un numero d’ordine, un modulo fornitore o un diverso indirizzo di fatturazione? La aggiorno volentieri.
Cordiali saluti, Alex
3. Fattura di acconto
Oggetto: Fattura di acconto FATT-2026-0040 — Progetto sito web — da pagare alla ricezione
Buongiorno Jordan,
grazie per aver approvato il preventivo. In allegato la fattura di acconto del 40% (FATT-2026-0040, 4.880,00 € IVA inclusa). Appena la ricevo ti confermo la data di inizio, al momento prevista per il 10 novembre.
Cordiali saluti, Mia
Vedi le fatture di acconto per come strutturarle.
4. Fattura per fasi o ricorrente
Oggetto: Fattura FATT-2026-0118 — Canone di novembre — scadenza 8 nov 2026
Buongiorno Chris,
ecco la fattura del canone di novembre (FATT-2026-0118, 2.760,00 € IVA inclusa), con scadenza 8 novembre. Include anche le 3 ore aggiuntive approvate a ottobre.
Riepilogo di ottobre: 20 ore di canone + 3 ore extra approvate; consegnati 4 articoli per il blog, la newsletter e il report mensile.
Grazie, Sophie
5. Fattura corretta
Oggetto: Fattura corretta FATT-2026-0066 (sostituisce FATT-2026-0061) — Northwind Coffee S.r.l.
Buongiorno Priya,
come concordato, la fattura FATT-2026-0061 era intestata al soggetto sbagliato. Allego la nota di credito NC-2026-0005 che la annulla e una nuova fattura FATT-2026-0066 intestata a Northwind Coffee S.r.l. Importo e scadenza non cambiano.
Mi scuso per il passaggio in più. Daniel
Le correzioni dovrebbero passare da una nota di credito, non da una modifica dell’originale.
6. Fattura con link di pagamento
Oggetto: Fattura FATT-2026-0072 — 480,00 € — scadenza 15 nov 2026
Buongiorno Taylor,
allego la fattura FATT-2026-0072 di 480,00 € (cura del prato di ottobre). Puoi pagare con carta su [il tuo link di pagamento] oppure con bonifico, usando le coordinate riportate in fattura.
Grazie! Jamie
Prima di premere invio: checklist
- PDF allegato e apribile correttamente
- Il nome del file contiene il numero della fattura
- Inviata all’amministrazione (e in copia al tuo referente)
- L’oggetto ha numero, importo e scadenza della fattura
- Numero d’ordine incluso se il cliente li usa
- Importo e scadenza nell’e-mail coincidono con la fattura
- I dati di pagamento sono in fattura
- Hai registrato fattura e scadenza nel tuo scadenziario
Dopo l’invio
- Chiedi conferma per le prime fatture: «Puoi confermarmi che è arrivata?»
- Segna la scadenza e, per i clienti nuovi, un promemoria qualche giorno prima.
- Fai un sollecito tempestivo se è in ritardo: i nostri modelli di sollecito di pagamento proseguono da dove finiscono questi.
Consigli per la sicurezza e-mail
Le frodi sulle fatture spesso funzionano fingendosi fornitori e cambiando le coordinate bancarie. Proteggi clienti e te stesso:
- Mantieni le tue coordinate bancarie coerenti; se cambiano, avvisa i clienti anche per telefono oltre che per e-mail.
- Invita i clienti a verificare qualsiasi variazione delle coordinate bancarie tramite un numero di telefono noto.
- Non inviare fatture da account personali o condivisi a cui possono accedere altri.
- Diffida delle e-mail del tipo «reinvia la fattura con le nuove coordinate» che sostengono di provenire da clienti o colleghi.
L’invio di una fattura per e-mail è valido per legge?
Nella maggior parte dei Paesi le fatture inviate per e-mail in PDF sono accettate, a volte con il consenso del cliente. Alcuni Paesi, tra cui l’Italia, richiedono ora e-fatture strutturate per certe operazioni B2B al posto dei PDF: vedi cos’è la fattura elettronica. Queste sono informazioni generali, non consulenza legale.