La maggior parte delle fatture in ritardo non lo è perché il cliente rifiuta di pagare. Lo è perché la fattura è finita nella casella sbagliata, è in attesa di un’approvazione o è semplicemente sfuggita di mente a qualcuno. Un sollecito gentile e ben tempestivo risolve la maggior parte di questi casi. Questa guida ti offre un calendario di richiami e sei modelli di e-mail pronti all’uso, che aumentano gradualmente di tono (da un cordiale promemoria all’ultimo avviso) senza rovinare il rapporto.
Il calendario dei solleciti
| Quando | Tono | Obiettivo |
|---|---|---|
| 3 giorni prima della scadenza | Cordiale, collaborativo | Assicurarsi che la fattura sia nel sistema |
| Il giorno della scadenza | Neutro | Sollecitare il pagamento in giornata |
| 7 giorni di ritardo | Gentile ma diretto | Capire cosa blocca il pagamento |
| 14 giorni di ritardo | Fermo | Ottenere l’impegno su una data di pagamento |
| 30 giorni di ritardo | Formale | Segnalare le conseguenze (penali, sospensione del lavoro) |
| Oltre 45 giorni di ritardo | Ultimo avviso | Ultima possibilità prima del recupero formale |
Adatta le tempistiche ai tuoi termini di pagamento. Con i clienti di lunga data puoi saltare il promemoria prima della scadenza; con i nuovi è il più utile.
Prima di inviare qualsiasi sollecito
- Controlla i tuoi registri. Il pagamento è arrivato con una causale diversa? La fattura è corretta?
- Riallega la fattura ogni volta. Non far cercare il documento al cliente.
- Metti i dati essenziali nell’oggetto: numero di fattura, importo, scadenza o giorni di ritardo.
- Invia alla persona giusta. Se il tuo referente non risponde, metti in copia l’ufficio amministrazione.
- Sii breve. Una sola richiesta chiara per e-mail.
Modello 1: promemoria cordiale prima della scadenza (3 giorni prima)
Oggetto: Fattura FT-2026-0047 — 1.850,00 € in scadenza il 14 novembre
Buongiorno Giulia,
ti scrivo solo per ricordarti che la fattura FT-2026-0047 di 1.850,00 € scade il 14 novembre. Te ne allego una copia per comodità.
Hai bisogno di qualcos’altro da parte mia (un numero d’ordine, un modulo fornitore) per poterla registrare?
Grazie, Daniele
Perché funziona: fa emergere gli ostacoli amministrativi prima che la fattura sia in ritardo, quando sono facili da risolvere.
Modello 2: promemoria nel giorno di scadenza
Oggetto: Fattura FT-2026-0047 in scadenza oggi — 1.850,00 €
Buongiorno Giulia,
ti ricordo che la fattura FT-2026-0047 di 1.850,00 € scade oggi. I dati per il pagamento sono nella fattura allegata (causale: FT-2026-0047).
Se il pagamento è già stato disposto, grazie e ignora pure questo messaggio.
Cordiali saluti, Daniele
Modello 3: 7 giorni di ritardo
Oggetto: Scaduta: fattura FT-2026-0047 (7 giorni) — 1.850,00 €
Buongiorno Giulia,
non ho ancora ricevuto il pagamento della fattura FT-2026-0047 (1.850,00 €), scaduta il 14 novembre. Te la allego di nuovo.
Puoi dirmi quando posso aspettarmi il pagamento, o se c’è qualcosa che lo blocca dalla vostra parte? Se alcuni dati vanno corretti, sono felice di aiutarti.
Grazie, Daniele
Perché funziona: pone una domanda aperta («cosa lo blocca?»), che tende a ottenere una risposta anziché il silenzio.
Modello 4: 14 giorni di ritardo
Oggetto: Secondo sollecito: la fattura FT-2026-0047 è scaduta da 14 giorni
Buongiorno Giulia,
la fattura FT-2026-0047 di 1.850,00 € è ora scaduta da 14 giorni (scadenza 14 novembre) e non ho ricevuto risposta al mio ultimo messaggio.
Ti chiedo di disporre il pagamento entro questa settimana, oppure di indicarmi la data entro cui sarà effettuato. Ho messo in copia il vostro ufficio amministrazione, nel caso sia più semplice per loro intervenire.
Fattura in allegato. Grazie, Daniele
Consiglio: questo è il momento giusto per alzare il telefono (vedi lo script qui sotto) e per mettere in copia l’ufficio amministrativo del tuo referente.
Modello 5: 30 giorni di ritardo (formale)
Oggetto: Fattura FT-2026-0047 — scaduta da 30 giorni — richiesta di intervento
Gentile Giulia,
nonostante i precedenti solleciti dell’11, 14, 21 e 28 novembre, la fattura FT-2026-0047 di 1.850,00 € (scadenza 14 novembre 2026) risulta ancora non pagata.
Come previsto dal nostro accordo, le fatture scadute possono comportare interessi di mora e costi di recupero. Preferirei risolvere la questione senza arrivarci: ti chiedo quindi di effettuare il pagamento integrale entro il 19 dicembre 2026, oppure di contattarmi prima di tale data per concordare un piano di pagamento.
Ti informo che dovrò sospendere ulteriori attività sul progetto finché la posizione non sarà regolarizzata.
Cordiali saluti, Daniele Weber [Nome dell’attività, telefono]
Cita solo penali o interessi a cui hai diritto, in base al contratto o alle norme di legge sui ritardi di pagamento del Paese in cui operi. Non minacciare azioni che non intendi intraprendere.
Modello 6: ultimo avviso (oltre 45 giorni di ritardo)
Oggetto: ULTIMO AVVISO: fattura FT-2026-0047 — 1.850,00 €
Gentile Giulia,
questo è l’ultimo avviso relativo alla fattura FT-2026-0047 di 1.850,00 €, scaduta il 14 novembre 2026 e ora in ritardo da oltre 45 giorni. In allegato trovi copia della fattura e dei solleciti precedenti.
Se il pagamento integrale non sarà ricevuto entro il 9 gennaio 2027, affiderò la pratica al recupero formale, che può comprendere una società di recupero crediti o una procedura giudiziale, e richiederò gli interessi di legge e i costi di recupero, ove applicabili.
Se c’è una contestazione o una difficoltà di pagamento, ti chiedo di contattarmi prima di tale data: sono disponibile a concordare un piano di pagamento.
Cordiali saluti, Daniele Weber
Prima di inviare un ultimo avviso, assicurati di avere un contratto o un’accettazione scritta, la fattura, la prova della consegna e i solleciti precedenti. Queste prove rendono possibile il recupero formale.
Script telefonico per le fatture scadute
Una breve telefonata ottiene spesso in cinque minuti ciò che cinque e-mail non riescono a ottenere.
«Buongiorno Giulia, sono Daniele di Weber Studio. La chiamo per la fattura 0047 da 1.850 € scaduta il 14. Volevo verificare che le fosse arrivata e se c’è qualcosa che ne blocca il pagamento.»
(Ascolta. Se c’è un problema, risolvilo subito: reinvia, correggi i dati, individua il referente giusto.)
«Perfetto, può dirmi quando è programmato il pagamento?»
(Ottieni una data precisa e il nome del responsabile.)
«Benissimo, le mando una breve e-mail di conferma. Grazie dell’aiuto.»
Dopo ogni telefonata invia un’e-mail di conferma di una riga: «Grazie per la telefonata: come d’accordo, il pagamento di 1.850,00 € per la fattura FT-2026-0047 è programmato per il 3 dicembre.»
Come gestire le risposte più comuni
| Il cliente dice | La tua risposta |
|---|---|
| «Non l’abbiamo mai ricevuta.» | Reinvia subito e chiedi conferma di ricezione. Chiedi chi altro dovrebbe ricevere le fatture. |
| «Serve un numero d’ordine.» | Chiedi il numero d’ordine, emetti una fattura corretta se necessario (tramite nota di credito e nuova fattura, se le tue norme lo richiedono) e chiedi quanto tempo richiede l’approvazione. |
| «È nel prossimo ciclo di pagamenti.» | Chiedi la data di quel ciclo e confermala per iscritto. |
| «Stiamo contestando una parte.» | Chiedi di pagare subito la parte non contestata mentre risolvi il resto. |
| «Abbiamo problemi di liquidità.» | Proponi per iscritto un breve piano di pagamento: pagamenti parziali sono meglio di niente. |
Rendere i solleciti meno necessari
I solleciti curano il sintomo. Per ridurre i ritardi alla radice:
- Concorda condizioni e acconti prima di iniziare: vedi come fatturare da freelance
- Fattura subito quando il lavoro è concluso
- Indica una scadenza esplicita e modalità di pagamento semplici
- Usa acconti e canoni ricorrenti per i lavori ripetuti
- Tieni traccia della scadenza di ogni fattura, così i solleciti partono in tempo
La nostra guida su come farsi pagare più in fretta li approfondisce. E assicurati che la fattura originale sia completa: il generatore di fatture include scadenze, dati di pagamento e note, così non c’è nulla da chiedere.
Interessi di mora, penali e regole sul recupero crediti dipendono dal tuo contratto e dalla giurisdizione. Questi modelli sono esempi di prassi comune e non costituiscono consulenza legale.