Ein gutes Angebot erfüllt zwei Aufgaben zugleich: Es gewinnt den Auftrag, und es schützt Sie, sobald die Arbeit beginnt. Ein vages Angebot lädt zu ausuferndem Umfang, Preisverhandlungen und Streit bei der Rechnung ein. Ein klares erleichtert dem Kunden die Entscheidung und lässt sich später direkt in eine Rechnung überführen. Dieser Ratgeber geht jeden Teil eines professionellen Angebots durch, mit Beispiel.
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Angebot, Kostenvoranschlag oder Proposal?
- Angebot – ein fester Preis für einen definierten Leistungsumfang. Nach der Annahme wird in der Regel erwartet, dass Sie ihn einhalten.
- Kostenvoranschlag – ein ungefährer Preis, wenn der Umfang noch nicht vollständig bekannt ist.
- Proposal (Projektvorschlag) – ein längeres Verkaufsdokument (Vorgehen, Team, Referenzen), das oft ein Angebot enthält.
Wenn Sie möglicherweise mehr berechnen müssen, sobald Sie die Arbeit gesehen haben, schreiben Sie einen Kostenvoranschlag, kein Angebot. Die Unterschiede erklärt Angebot, Kostenvoranschlag und Rechnung.
Die Bestandteile eines professionellen Angebots
| Abschnitt | Was hineingehört |
|---|---|
| Kopf | „Angebot“, Angebotsnummer (z. B. AN-2026-021), Ausstellungsdatum |
| Ihre Angaben | Firmenname, Kontakt, ggf. Erlaubnisse sowie Steuernummer bzw. USt-IdNr. |
| Kundenangaben | Vollständiger Name, Ansprechperson, Projektadresse |
| Zusammenfassung | Ein bis zwei Sätze zum Ergebnis, das der Kunde erhält |
| Positionen | Jede Leistung oder Aufgabe mit Menge, Einzelpreis und Summe |
| Summen | Zwischensumme, Rabatt, Steuer, Gesamtbetrag – mit Währung |
| Annahmen | Worauf Sie sich stützen („Kunde liefert alle Texte“) |
| Ausschlüsse | Was nicht enthalten ist („Genehmigungsgebühren“, „Stockfotos“) |
| Zeitplan | Starttermin, Meilensteine, geschätzte Fertigstellung |
| Zahlungsbedingungen | Anzahlung, Teilzahlungen, Fälligkeiten |
| Gültigkeit | „Gültig bis 30. November 2026“ |
| Annahme | Wie der Kunde annimmt: Unterschrift, E-Mail-Antwort, Bestellung |
Schritt 1: Den Auftrag verstehen, bevor Sie ihn bepreisen
Stellen Sie die Fragen, die den Preis verändern: Mengen, Fristen, Materialien, Zugang, wer was liefert, wie viele Korrekturschleifen. Im Handwerk besichtigen Sie die Baustelle oder lassen sich Fotos schicken. Bei Kreativarbeit lassen Sie sich Beispiele zeigen, die dem Kunden gefallen. Zehn Minuten Fragen verhindern den häufigsten Fehler beim Anbieten: einen anderen Auftrag zu bepreisen, als der Kunde im Kopf hat.
Schritt 2: Die Arbeit in Positionen aufteilen
Aufgeschlüsselte Angebote lassen sich leichter freigeben und schwerer herunterhandeln, weil der Kunde sieht, wohin das Geld fließt. Gruppieren Sie nach Leistung oder Phase:
| Beschreibung | Menge | Einzelpreis | Gesamt |
|---|---|---|---|
| Discovery-Workshop (halber Tag) | 1 | 900 € | 900 € |
| Webdesign – bis zu 6 Seitenvorlagen, 2 Korrekturschleifen | 1 | 3.600 € | 3.600 € |
| Entwicklung und CMS-Einrichtung | 1 | 4.800 € | 4.800 € |
| Inhaltsmigration (pro Seite) | 30 | 25 € | 750 € |
| Zwischensumme | 10.050 € |
Schreiben Sie die Grenzen in die Beschreibung („bis zu 6 Vorlagen“, „2 Korrekturschleifen“). Dort wird der Umfang definiert.
Wenn Sie unsicher sind, was Sie verlangen sollen, lesen Sie Preise für Freelance-Leistungen festlegen und nutzen Sie den Stundensatz-Rechner.
Schritt 3: Optionen anbieten (optional, aber wirkungsvoll)
Zwei oder drei Pakete – z. B. Basis, Standard, Premium – lassen den Kunden wählen, statt nur Ja oder Nein zu sagen. Halten Sie die Unterschiede aussagekräftig und machen Sie die mittlere Option zu der, die Sie empfehlen. Optionale Zusatzleistungen („Zusätzliche Korrekturschleife: 150 €“) funktionieren gut als eigene Zeilen.
Schritt 4: Annahmen und Ausschlüsse festhalten
Dieser Abschnitt rettet Sie später. Beispiele:
- „Es wird angenommen, dass die vorhandene Verkabelung dem aktuellen Stand der Technik entspricht; Nachbesserungen werden gesondert angeboten.“
- „Der Kunde liefert alle Texte und Bilder bis zum 15. November.“
- „Ohne Hosting, Domain und Lizenzen Dritter.“
- „Zusätzliche Korrekturschleifen werden mit je 150 € berechnet.“
Schritt 5: Steuer, Summen und Währung ergänzen
Zeigen Sie Zwischensumme, eventuellen Rabatt, Steuer (wenn Sie sie berechnen) und Gesamtbetrag. Nennen Sie die Währung, besonders bei internationalen Kunden. Zur steuerlichen Behandlung siehe Umsatzsteuer auf Rechnungen oder Sales Tax auf US-Rechnungen.
Schritt 6: Zahlungsbedingungen und Zeitplan festlegen
Bei allem, was über einen kleinen Auftrag hinausgeht, verlangen Sie eine Anzahlung und koppeln den Rest an Meilensteine: z. B. 40 % bei Annahme, 30 % bei Designfreigabe, 30 % beim Launch. Ihr Angebot sollte sagen, wann jede Rechnung gestellt wird und wie lange der Kunde zum Zahlen hat. Siehe Anzahlungsrechnung und Zahlungsbedingungen erklärt.
Schritt 7: Gültigkeitsdatum und Art der Annahme ergänzen
Preise, Materialien und Ihre Verfügbarkeit ändern sich. Dreißig Tage sind eine übliche Gültigkeit, bei schwankenden Materialkosten kürzer. Schließen Sie mit einer klaren Handlungsaufforderung: „Zur Annahme unterschreiben Sie unten oder antworten mit ‚Freigegeben‘ auf diese E-Mail. Die Arbeit wird nach Eingang der Anzahlung eingeplant.“
Zusammenfassung des Gesamtbeispiels
Angebot AN-2026-021 · Ausgestellt am 28.10.2026 · Gültig bis 27.11.2026 Für: Northwind Kaffee GmbH – neue E-Commerce-Website Gesamt: 10.050 € zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer Zahlung: 40 % bei Annahme, 30 % bei Designfreigabe, 30 % beim Launch, jeweils innerhalb von 14 Tagen fällig Zeitplan: Design 3 Wochen, Umsetzung 4 Wochen nach Eingang der Inhalte Ausgeschlossen: Hosting, Domain, Produktfotografie, Texterstellung Annahme: durch Unterschrift unten oder Antwort „Freigegeben“
Versand und Nachfassen
- Senden Sie das Angebot als PDF mit einer kurzen E-Mail, die Gesamtbetrag, Gültigkeitsdatum und den nächsten Schritt nennt.
- Fassen Sie nach 3–5 Werktagen nach, wenn Sie nichts gehört haben: Fragen Sie, ob es Rückfragen gibt, nicht ob man sich „schon entschieden“ hat.
- Will der Kunde einen niedrigeren Preis, reduzieren Sie den Umfang statt Ihres Satzes – streichen Sie eine Position, statt alles zu rabattieren.
Aus dem angenommenen Angebot Rechnungen machen
Nach der Annahme stellen Sie Rechnungen aus Ihrem Rechnungsnummernkreis, die auf die Angebotsnummer verweisen. Berechnen Sie zuerst die Anzahlung, dann die Meilensteine; auf der Schlussrechnung ziehen Sie bereits Berechnetes ab. Zusatzarbeiten nach der Annahme bepreisen Sie in einem kurzen Nachtrag und lassen sie freigeben, bevor Sie sie ausführen.
Checkliste fürs Angebot
- Angebotsnummer, Datum und Gültigkeitsdatum
- Ihre Angaben und der vollständige Name des Kunden
- Aufgeschlüsselter Umfang mit Grenzen (Seiten, Korrekturen, Mengen)
- Annahmen und Ausschlüsse
- Zwischensumme, Steuer und Gesamtbetrag mit Währung
- Zeitplan und Zahlungsplan
- Wie der Kunde annimmt
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Ob ein Angebot rechtlich bindend ist, hängt von seiner Formulierung, Ihrem Vertrag und dem geltenden Recht ab. Dieser Ratgeber enthält allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.