支払いが遅れている請求書の多くは、取引先が支払いを拒否しているわけではありません。請求書が違う受信箱に届いた、承認待ちになっている、あるいは単に担当者が忘れている、というのが実情です。丁寧で、タイミングのよい催促で、そのほとんどは解決します。このガイドでは、フォローアップのスケジュールと、関係を損なうことなく、親しみやすい確認から最終通知まで段階的に強めていく、すぐに使える6つのメール例文を紹介します。
催促のスケジュール
| タイミング | トーン | 目的 |
|---|---|---|
| 支払期日の3日前 | 親しみやすく、気遣いのある | 請求書がシステムに登録されているか確認する |
| 支払期日当日 | 中立的 | 本日中のお支払いを促す |
| 7日遅れ | 丁寧だが率直 | 何が支障になっているのかを聞く |
| 14日遅れ | 毅然と | 支払日の約束を取りつける |
| 30日遅れ | 正式な文面 | 結果（手数料、作業の停止）を示す |
| 45日以上の遅れ | 最終通知 | 正式な回収手続きに入る前の最後の機会 |
支払条件に合わせて、タイミングを調整してください。長年の取引先なら期日前の催促は省いてもかまいませんが、新規の取引先には最も効果的です。
催促を送る前に
- **自分の記録を確認する。**別の参照番号で入金されていませんか。請求書の内容は正しいですか。
- 毎回**請求書を再添付する。**取引先に探させないようにしましょう。
- **件名に要点を入れる：**請求書番号、金額、支払期日または遅延日数。
- **正しい担当者に送る。**窓口の担当者から返信がない場合は、経理（支払担当）のアドレスにも写しを送ります。
- **短くまとめる。**1通のメールにつき、依頼は1つだけです。
例文1：期日前の親しみやすい確認（3日前）
**件名：**請求書 INV-2026-0047（¥185,000）お支払期限 11月14日のご案内
田中様
いつもお世話になっております。ウェーバー・スタジオの山田です。
請求書 INV-2026-0047（¥185,000）のお支払期限が、11月14日（金）となっておりますので、念のためご連絡いたしました。お手元で確認しやすいよう、請求書を再度添付いたします。
お支払いの処理に、発注番号や取引先登録書類など、追加で必要なものがございましたら、お知らせください。
どうぞよろしくお願いいたします。 山田
**効果的な理由：**請求書が遅れる前に事務上の支障を表面化させるため、簡単に解決できます。
例文2：支払期日当日の確認
件名：【本日期日】請求書 INV-2026-0047（¥185,000）
田中様
お世話になっております。山田です。
請求書 INV-2026-0047（¥185,000）は、本日がお支払期限となっております。振込先は添付の請求書に記載のとおりです（参照：INV-2026-0047）。
すでにお振込みいただいている場合は、行き違いですので、本メールはご放念ください。
よろしくお願いいたします。 山田
例文3：7日遅れ
件名：【お支払いのご確認】請求書 INV-2026-0047（期日より7日経過）¥185,000
田中様
お世話になっております。山田です。
11月14日が期限の請求書 INV-2026-0047（¥185,000）につきまして、まだご入金を確認できておりません。再度、請求書を添付いたします。
お支払いの予定日をお知らせいただけますでしょうか。また、貴社内で手続きが止まっている点がございましたら、教えていただけますと幸いです。請求書の記載内容に修正が必要な場合は、すぐに対応いたします。
何卒よろしくお願いいたします。 山田
効果的な理由：「何が止まっていますか」という開かれた質問をすることで、無視されるのではなく、返信を得やすくなります。
例文4：14日遅れ
件名：【再度のご確認】請求書 INV-2026-0047（期日より14日経過）
田中様
お世話になっております。山田です。
請求書 INV-2026-0047（¥185,000）は、11月14日の支払期日から14日が経過しておりますが、前回のメールへのご返信をいただけておりません。
今週中のお振込みをお願いできますでしょうか。難しい場合は、お支払い予定日をご返信ください。経理ご担当の方でも手続きしやすいよう、CCに加えております。
請求書を再添付いたします。よろしくお願いいたします。 山田
ヒント：このタイミングで電話をかける（下記の台本をご覧ください）とともに、窓口担当者の経理部門に写しを送るのがよいでしょう。
例文5：30日遅れ（正式な文面）
**件名：**請求書 INV-2026-0047（期日より30日経過）お支払いのお願い
田中様
お世話になっております。ウェーバー・スタジオの山田です。
11月11日、14日、21日、28日にご連絡を差し上げましたが、請求書 INV-2026-0047（¥185,000、支払期日：2026年11月14日）は、いまだお支払いいただけておりません。
契約書に定めのとおり、支払期日を過ぎた場合は、遅延損害金や回収費用が発生する場合がございます。できる限りそうした対応は避けたく存じますので、2026年12月19日までに全額をお支払いいただくか、それまでに分割払いなどについてご相談をいただけますようお願いいたします。
恐れ入りますが、お支払いが完了するまでは、本件の追加作業を一時停止させていただく場合がございます。
何卒よろしくお願い申し上げます。 山田 [屋号、電話番号]
**契約や、お住まいの地域の遅延に関する法律に基づいて請求できる手数料や利息だけを記載してください。**実行しない措置をほのめかしてはいけません。
例文6：最終通知（45日以上の遅れ）
件名：【最終通知】請求書 INV-2026-0047（¥185,000）
田中様
ウェーバー・スタジオの山田です。
2026年11月14日が支払期日の請求書 INV-2026-0047（¥185,000）は、45日以上が経過しております。請求書と、これまでのご連絡の写しを添付いたします。
2027年1月9日までに全額のご入金が確認できない場合は、法的な回収手続き（債権回収会社への委託や少額訴訟などを含みます）に移行し、該当する場合は法定利息および回収費用を請求いたします。
係争事項やお支払い上のご事情がございましたら、上記の期限までにご連絡ください。分割払いのご相談にも応じます。
以上、よろしくお願いいたします。 山田
最終通知を送る前に、契約書または書面での承諾、請求書、納品の証拠、これまでの催促の記録がそろっていることを確認してください。これらの証拠があって初めて、正式な回収が可能になります。
支払遅延の電話の台本
短い電話で、メール5通でも得られない成果が5分で得られることがよくあります。
「お世話になっております。ウェーバー・スタジオの山田です。14日が期限の、請求書0047番、18万5,000円の件でご連絡しました。届いておりますでしょうか。何か止まっている点などございますか。」
（聞く。問題があれば、その場で解決する。再送、情報の訂正、正しい担当者の確認など。）
「ありがとうございます。お支払いの予定日を教えていただけますか。」
（具体的な日付と、担当者を確認する。）
「承知しました。確認のため、あらためてメールをお送りします。ありがとうございました。」
どの電話のあとにも、1行の確認メールを送ります。「本日はありがとうございました。お話のとおり、INV-2026-0047（¥185,000）は12月3日にお支払い予定と承知いたしました。」
よくある返答への対応
| 取引先の返答 | あなたの返信 |
|---|---|
| 「受け取っていません」 | すぐに再送し、受領の確認を求める。請求書を受け取るべき他の担当者も尋ねる。 |
| 「発注番号が必要です」 | 発注番号を尋ね、必要であれば訂正した請求書を発行する（ルール上必要ならクレジットノートと新しい請求書で）。承認にかかる期間も尋ねる。 |
| 「次回の支払処理に入っています」 | その処理日を尋ね、書面で確認する。 |
| 「一部に異議があります」 | 異議のない部分を先に支払ってもらい、残りは並行して解決する。 |
| 「資金繰りが厳しいです」 | 短期の分割払いを書面で提案する。全額でなくても、一部の入金のほうがよい。 |
催促を不要にするために
催促は、症状への対処です。そもそも支払遅延を減らすには、次のようにします。
- 作業の前に条件と前受金を合意しておく：フリーランスの請求書の書き方をご覧ください
- 作業が終わったら、すぐに請求する
- 具体的な支払期日と、簡単な支払い方法を示す
- 繰り返しの仕事には、前受金と月額契約を活用する
- すべての請求書の支払期日を管理し、催促を期日どおりに送る
入金を早める方法で、これらを詳しく解説しています。また、最初の請求書が完全であることも大切です。請求書作成ツールには、支払期日、支払情報、備考欄があり、問い合わせの余地を残しません。
遅延利息、手数料、債権回収のルールは、契約と管轄によって異なります。これらの例文は一般的な実務の例であり、法律上の助言ではありません。