Un buen presupuesto hace dos cosas a la vez: te consigue el trabajo y te protege cuando este empieza. Un presupuesto vago invita a que el alcance crezca, a regatear y a disputas a la hora de facturar. Uno claro facilita la decisión del cliente y se convierte sin esfuerzo en factura. Esta guía repasa cada parte de un presupuesto profesional, con un ejemplo.
Puedes ir construyendo uno mientras lees en el generador de presupuestos gratuito.
¿Presupuesto, estimación o propuesta?
- Presupuesto: un precio cerrado para un alcance definido. Una vez aceptado, en general se espera que lo respetes.
- Estimación: un precio aproximado cuando el alcance no se conoce del todo.
- Propuesta: un documento comercial más largo (enfoque, equipo, casos de éxito) que suele contener un presupuesto.
Si es posible que tengas que cobrar más cuando veas el trabajo, redacta una estimación, no un presupuesto. Las diferencias se explican en presupuesto vs. estimación vs. factura.
Las partes de un presupuesto profesional
| Sección | Qué escribir |
|---|---|
| Cabecera | «Presupuesto», un número de presupuesto (p. ej., P-2026-021), fecha de emisión |
| Tus datos | Nombre del negocio, contacto, licencias y NIF cuando proceda |
| Datos del cliente | Razón social, persona de contacto, dirección del proyecto |
| Resumen | Una o dos frases que describan el resultado que obtiene el cliente |
| Partidas | Cada entregable o tarea con cantidad, precio unitario e importe |
| Totales | Base imponible, descuento, IVA, total, con la moneda |
| Supuestos | En qué te apoyas («El cliente aporta todos los textos») |
| Exclusiones | Lo que no está incluido («Tasas de licencias», «Fotografía de archivo») |
| Calendario | Fecha de inicio, hitos clave, fecha estimada de finalización |
| Condiciones de pago | Señal, pagos por hitos, vencimientos |
| Validez | «Válido hasta el 30 de noviembre de 2026» |
| Aceptación | Cómo aceptar: firma, respuesta por correo, orden de compra |
Paso 1: Entiende el trabajo antes de ponerle precio
Haz las preguntas que cambian el precio: cantidades, plazos, materiales, acceso, quién aporta qué, cuántas revisiones. En oficios, visita el lugar o pide fotos. En trabajos creativos, pide ejemplos de lo que le gusta al cliente. Diez minutos de preguntas evitan el error más común al presupuestar: poner precio a un trabajo distinto del que el cliente tiene en mente.
Paso 2: Divide el trabajo en partidas
Los presupuestos detallados se aprueban con más facilidad y son más difíciles de regatear, porque el cliente ve adónde va el dinero. Agrupa por entregable o fase:
| Descripción | Cant. | Precio unitario | Importe |
|---|---|---|---|
| Taller de descubrimiento (media jornada) | 1 | 900 € | 900 € |
| Diseño web: hasta 6 plantillas, 2 rondas de revisión | 1 | 3.600 € | 3.600 € |
| Desarrollo y configuración del CMS | 1 | 4.800 € | 4.800 € |
| Migración de contenidos (por página) | 30 | 25 € | 750 € |
| Base imponible | 10.050 € |
Pon los límites dentro de la descripción («hasta 6 plantillas», «2 rondas de revisión»): ahí es donde se define el alcance.
Si no sabes qué cobrar, consulta cómo poner precio a tus servicios freelance y la calculadora de tarifa por hora.
Paso 3: Ofrece opciones (opcional, pero eficaz)
Dos o tres paquetes (por ejemplo, Básico, Estándar y Premium) permiten al cliente elegir en lugar de decidir entre sí y no. Haz que las diferencias sean significativas y que la opción intermedia sea la que tú recomendarías. Los extras opcionales («Ronda de revisión adicional: 150 €») funcionan bien como líneas aparte.
Paso 4: Indica los supuestos y las exclusiones
Esta es la sección que te salva más adelante. Ejemplos:
- «Se supone que la instalación eléctrica existente cumple la normativa vigente; las correcciones necesarias se presupuestarán aparte».
- «El cliente aporta todos los textos e imágenes antes del 15 de noviembre».
- «No incluye alojamiento, dominio ni licencias de terceros».
- «Las rondas de revisión adicionales se cobran a 150 € cada una».
Paso 5: Añade impuestos, totales y moneda
Muestra la base imponible, cualquier descuento, el IVA (si estás obligado a repercutirlo) y el total. Indica la moneda, sobre todo con clientes internacionales. Consulta cómo cobrar IVA en facturas o el impuesto sobre ventas en facturas de EE. UU. para el tratamiento fiscal.
Paso 6: Fija las condiciones de pago y el calendario
Para cualquier trabajo que no sea pequeño, pide una señal y vincula el resto a hitos: por ejemplo, 40 % al aceptar, 30 % al aprobar el diseño y 30 % en el lanzamiento. Tu presupuesto debe indicar cuándo emitirás cada factura y de cuánto tiempo dispone el cliente para pagar. Consulta las facturas de señal y las condiciones de pago explicadas.
Paso 7: Añade una fecha de validez y el modo de aceptación
Los precios, los materiales y tu disponibilidad cambian. Treinta días es un plazo de validez habitual; más corto si el coste de los materiales es volátil. Termina con una llamada a la acción clara: «Para aceptar, firma abajo o responde “Aprobado” a este correo. El trabajo se programará al recibir la señal».
Resumen de un ejemplo completo
Presupuesto P-2026-021 · Emitido el 28 oct. 2026 · Válido hasta el 27 nov. 2026 Para: Cafés Norte, S.L. — nueva tienda online Total: 10.050 € + IVA aplicable Pago: 40 % al aceptar, 30 % al aprobar el diseño, 30 % en el lanzamiento, cada uno a 14 días Calendario: diseño 3 semanas, desarrollo 4 semanas tras recibir el contenido No incluye: alojamiento, dominio, fotografía de producto, redacción de textos Aceptación: firmando abajo o respondiendo «Aprobado»
Envío y seguimiento
- Envía el presupuesto en PDF con un correo breve que resuma el total, la fecha de validez y el siguiente paso.
- Haz seguimiento a los 3–5 días laborables si no has tenido respuesta: pregunta si tienen dudas, no si ya «han decidido».
- Si el cliente quiere un precio más bajo, reduce el alcance en lugar de tu tarifa: quita una partida, no hagas descuento a todo.
De presupuesto aceptado a facturas
Una vez aceptado, emite facturas de tu serie de facturación que citen el número del presupuesto. Factura primero la señal y después los hitos; en la factura final, descuenta lo que ya has facturado. Los trabajos adicionales pedidos tras la aceptación deben presupuestarse en un breve modificado y aprobarse antes de hacerlos.
Lista de comprobación del presupuesto
- Número, fecha y fecha de validez del presupuesto
- Tus datos y la razón social del cliente
- Alcance detallado con límites (páginas, revisiones, cantidades)
- Supuestos y exclusiones
- Base imponible, IVA y total con la moneda
- Calendario y plan de pagos
- Cómo aceptar
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Que un presupuesto sea vinculante o no depende de su redacción, de tu contrato y de la ley local. Esta guía es información general, no asesoramiento jurídico.