Freelancer-Preise kalkulieren: Stundensatz & Co.

Die Preisgestaltung ist die Entscheidung, die das Einkommen eines Freelancers am stärksten beeinflusst – und die, die die meisten durch Raten, Abschreiben bei der Konkurrenz oder eine Zahl treffen, die sich sicher anfühlt. Dieser Ratgeber gibt Ihnen eine strukturierte Methode, eine Untergrenze zu bestimmen, ein Preismodell zu wählen und Preise so zu präsentieren, dass Kunden Ja sagen.

Schritt 1: Ihren Mindestsatz berechnen

Beginnen Sie mit dem, was Sie brauchen, nicht mit dem, was andere verlangen. Ihr Satz muss Einkommen, Betriebskosten, Steuern und alle Zeit decken, die Sie nicht abrechnen können.

Mindest-Stundensatz = (angestrebtes Einkommen vor Steuern + jährliche Betriebskosten) ÷ abrechenbare Stunden pro Jahr

Rechenbeispiel

Ihr Zieleinkommen sollte Dinge berücksichtigen, die sonst ein Arbeitgeber zahlen würde – Altersvorsorge, Krankenversicherung und je nach Land Sozialabgaben und Steuern der Selbstständigen. Mit dem Stundensatz-Rechner rechnen Sie Ihre eigenen Zahlen durch.

Das ist eine Untergrenze, nicht Ihr Preis. Wer darunter liegt, subventioniert seine Kunden.

Schritt 2: Den Markt prüfen

Schauen Sie, was vergleichbare Freelancer für ähnliche Arbeit in Ihrer Nische und Region verlangen (oder in der Region des Kunden, wenn Sie remote arbeiten). Nützliche Quellen sind Honorarumfragen von Berufsverbänden, Kollegen, Stellenanzeigen und Angebote, die Sie über den Preis verloren haben. Betrachten Sie Marktdaten als Kontext: Liegt Ihre Untergrenze über dem Markt, spezialisieren Sie sich, suchen Sie besser zahlende Kunden oder senken Sie Kosten – senken Sie nicht einfach Ihren Satz.

Schritt 3: Ein Preismodell wählen

Viele Freelancer kombinieren Modelle: Festpreis für ein Projekt, Stundensatz für Änderungen außerhalb des Umfangs und ein Retainer für laufenden Support.

Eine Stundenschätzung in einen Projektpreis umwandeln

1. Schätzen Sie die Stunden je Aufgabe realistisch.
2. Addieren Sie einen Puffer für Kommunikation und Korrekturen (oft 15–30 %).
3. Multiplizieren Sie mit Ihrem Satz.
4. Prüfen Sie gegen den Nutzen für den Kunden und den Markt.
5. Nennen Sie den Projektpreis – nicht die Stunden – mit klaren Umfangsgrenzen.

Beispiel: 40 geschätzte Stunden + 25 % Puffer = 50 Stunden × 85 € = 4.250 € → angeboten als „4.250 € inklusive zwei Korrekturschleifen“.

Schritt 4: Den Preis gut präsentieren

Wie Sie einen Preis präsentieren, zählt so viel wie die Zahl:

• Beginnen Sie mit dem Ergebnis („eine Website, auf der Kunden online bestellen können“), bevor Sie die Kosten nennen.
• Schlüsseln Sie auf, damit Kunden sehen, wohin das Geld fließt – siehe Angebot schreiben.
• Bieten Sie Optionen an – z. B. drei Pakete –, sodass die Frage „welches?“ lautet statt „ja oder nein?“.
• Nennen Sie Grenzen (Korrekturen, Seiten, Stunden) in den Positionen.
• Rabattieren Sie nicht den Satz; streichen Sie stattdessen Umfang.
• Verlangen Sie bei größeren Aufträgen eine Anzahlung (Anzahlungsrechnung).

Schritt 5: Steuer und Gebühren berücksichtigen

• Sind Sie umsatzsteuerlich registriert, nennen Sie Preise gegenüber Unternehmen meist ohne Umsatzsteuer; gegenüber Verbrauchern verlangen viele Länder Preise inklusive Umsatzsteuer. Seien Sie eindeutig. Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuerausweis kalkulieren entsprechend ohne den Steueranteil.
• Plattformgebühren, Zahlungsabwicklung und Währungsumrechnung schmälern, was Sie behalten – kalkulieren Sie sie ein.
• Prüfen Sie bei internationalen Kunden, ob Quellensteuer einbehalten wird (Rechnung an Auslandskunden).

Schritt 6: Ihre Preise erhöhen

Preise sollten mit Ihren Fähigkeiten, der Nachfrage und Ihren Kosten steigen:

• Mindestens einmal im Jahr prüfen.
• Neukunden zuerst: Bieten Sie Neukunden Ihren neuen Satz an; Bestandskunden folgen später.
• Kündigen Sie an: 30–60 Tage für Bestandskunden, schriftlich, mit Datum des Inkrafttretens.
• Anzeichen, dass Sie zu günstig sind: Sie gewinnen fast jedes Angebot, sind Monate im Voraus ausgebucht oder Kunden hinterfragen den Preis nie.

Vorlage für eine Preiserhöhung per E-Mail

Guten Tag Herr Sommer,

ich möchte Sie informieren, dass sich mein Stundensatz ab dem 1. Januar 2027 von 85 € auf 95 € erhöht. Arbeiten, die vorher eingeplant sind – einschließlich der Q4-Kampagne –, bleiben beim aktuellen Satz.

Vielen Dank für die Zusammenarbeit in diesem Jahr; ich freue mich auf die nächsten gemeinsamen Projekte.

Freundliche Grüße Alex Braun

Häufige Preisfehler

• Den Stundenlohn eines Angestellten als Freelance-Satz nehmen
• Nicht abrechenbare Zeit und Auszeiten vergessen
• Preislich mit den günstigsten Freelancern auf globalen Marktplätzen konkurrieren
• Unbegrenzte Korrekturen oder vager Umfang
• Preise bei langjährigen Kunden nie erhöhen
• Rabatt geben, bevor der Kunde überhaupt gefragt hat

Kurze Checkliste

• Mindestsatz aus Einkommen, Kosten und realistischen abrechenbaren Stunden berechnet
• Marktkontext geprüft
• Preismodell je Art der Arbeit gewählt
• Umfangsgrenzen und Korrekturschleifen definiert
• Anzahlung und Zahlungsbedingungen festgelegt
• Steuer und Gebühren berücksichtigt
• Jährliche Preisprüfung im Kalender

Ist der Preis vereinbart, senden Sie ein professionelles Angebot – und wenn die Arbeit erledigt ist, die Rechnung.