Wer im Vereinigten Königreich selbstständig ist – als Sole Trader (Einzelunternehmer), Freelancer oder Auftragnehmer –, muss auf Rechnungen einige gesetzliche Grundlagen beachten, und nach der Registrierung für die Umsatzsteuer (VAT) noch einige mehr. Dieser Ratgeber zeigt, was hineingehört, mit Beispielen, und behandelt die verwandten Regeln zu Firmennamen, Zahlungsverzug und Aufbewahrung. Er ist auch nützlich, wenn Sie von außerhalb an Kunden im Vereinigten Königreich abrechnen und deren Gepflogenheiten verstehen wollen.
Die Regeln und Schwellenwerte im Vereinigten Königreich ändern sich. Dieser Ratgeber gibt die Lage wieder, wie sie im Oktober 2026 allgemein verstanden wird, und ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Prüfen Sie GOV.UK oder fragen Sie eine Steuerberatung für Ihre Situation.
Was die Rechnung eines Sole Traders enthalten muss
Die Hinweise von GOV.UK zu Rechnungen (wenn Sie nicht umsatzsteuerlich registriert sind) nennen:
- Eine eindeutige Kennnummer (fortlaufend ist am besten – siehe Rechnungsnummern)
- Ihren Namen (oder Firmennamen) und Ihre Anschrift
- Name (oder Firmenname) und Anschrift des Kunden
- Eine klare Beschreibung, wofür Sie berechnen
- Das Datum der Lieferung bzw. Leistung (Leistungsdatum)
- Das Rechnungsdatum
- Den bzw. die berechneten Beträge
- Den geschuldeten Gesamtbetrag
Sinnvolle Ergänzungen: Ihre E-Mail und Telefonnummer, Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdatum, Bankdaten (Kontoinhaber, Sort Code, Kontonummer) und die Bestellnummer des Kunden, falls er eine nutzt.
Einen Firmennamen verwenden
Handeln Sie unter einem Namen, der nicht Ihr eigener Nachname ist (z. B. „Blue Fern Design“ statt „Jane Smith“), verlangen die britischen Regeln zu Geschäftsnamen, dass Sie auf Geschäftsdokumenten, einschließlich Rechnungen, Ihren eigenen Namen und eine zustellungsfähige Anschrift angeben. Beispiel: „Jane Smith trading as Blue Fern Design, 12 Market Street, Leeds LS1 4AB.“
Wann Sie sich für die Umsatzsteuer registrieren müssen
Sie müssen sich für die VAT registrieren, wenn Ihr umsatzsteuerpflichtiger Umsatz den Registrierungsschwellenwert überschreitet – seit April 2024 90.000 £ innerhalb eines rollierenden 12-Monats-Zeitraums – oder Sie erwarten, ihn allein in den nächsten 30 Tagen zu überschreiten. Unterhalb der Schwelle können Sie sich freiwillig registrieren.
Sind Sie nicht umsatzsteuerlich registriert:
- Berechnen oder zeigen Sie keine VAT
- Nennen Sie Ihre Rechnung nicht „VAT invoice“
- Sie müssen nicht angeben, dass Sie nicht registriert sind, doch manche Sole Traders ergänzen „Not VAT registered“, um Rückfragen zu vermeiden
VAT-Rechnungen (nach der Registrierung)
Eine vollständige VAT-Rechnung muss zusätzlich enthalten:
- Ihre VAT-Registrierungsnummer
- Den Zeitpunkt der Leistung (Tax Point), falls er vom Rechnungsdatum abweicht
- Je Position: Beschreibung, Menge, Einzelpreis ohne VAT, VAT-Satz
- Gesamtbetrag ohne VAT, gesamte VAT und Gesamtbetrag inklusive VAT
- Gegebenenfalls einen Rabatt
- Wo Reverse Charge oder Nullsatz gilt, einen erläuternden Hinweis
Der Regelsatz beträgt 20 %; ermäßigte (5 %) und Nullsätze gelten für bestimmte Waren und Leistungen. Rechnen Sie in Fremdwährung ab, muss die gesamte VAT in Pfund Sterling gezeigt werden – siehe Rechnung in Fremdwährung.
Vereinfachte VAT-Rechnungen sind für Einzelhandelslieferungen bis 250 £ (inklusive VAT) erlaubt. Mit unserem VAT-Rechner schlagen Sie VAT auf oder rechnen sie heraus; zu EU-Kunden und Reverse Charge siehe Umsatzsteuer auf Rechnungen.
Beispiel: nicht umsatzsteuerlich registrierter Sole Trader
| Feld | Beispiel |
|---|---|
| Von | Jane Smith trading as Blue Fern Design, 12 Market Street, Leeds LS1 4AB · jane@example.co.uk |
| An | Northwind Coffee Ltd, 5 Harbour Road, Bristol BS1 5TT |
| Rechnungsnr. / Datum | BFD-2026-0042 · 28. Oktober 2026 |
| Leistungsdatum | 1.–24. Oktober 2026 |
| Fälligkeitsdatum | 11. November 2026 (14 Tage) |
| Beschreibung | Menge | Satz | Betrag |
|---|---|---|---|
| Verpackungsetiketten-Design – 3 Artikelnummern | 3 | 250,00 £ | 750,00 £ |
| Druckfertige Aufbereitung der Grafik (Stunden) | 4 | 60,00 £ | 240,00 £ |
| Rechnungsbetrag | 990,00 £ |
Zahlung per Überweisung an J Smith, Sort Code 00-00-00, Kontonummer 12345678, Referenz BFD-2026-0042. Not VAT registered. (Platzhalter-Bankdaten.)
Zahlungsbedingungen und Zahlungsverzug
Bei B2B-Rechnungen erlaubt der Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, bei verspäteter Zahlung gesetzliche Zinsen in Höhe von 8 % über dem Basiszins der Bank of England zu verlangen, plus eine Pauschale von 40 £, 70 £ oder 100 £ je nach Forderungshöhe – es sei denn, Ihr Vertrag sieht einen anderen, wesentlichen Rechtsbehelf vor. Ist kein Zahlungstermin vereinbart, gilt gesetzlich 30 Tage als Standard. Nennen Sie Ihre Bedingungen auf der Rechnung und im Vertrag; zum Nachfassen siehe Vorlagen für Zahlungserinnerungen. Der Verzugszinsen-Rechner hilft bei der Berechnung der Beträge.
Diese gesetzlichen Rechte gelten nicht für Rechnungen an Verbraucher.
CIS (Baugewerbe)
Arbeiten Sie im Baugewerbe als Subunternehmer, verlangt das Construction Industry Scheme im Allgemeinen, dass Auftraggeber Steuern von Ihren Zahlungen abziehen (20 %, wenn Sie bei HMRC registriert sind, 30 %, wenn nicht) und Ihnen Zahlungs- und Abzugsbescheinigungen geben. Ihre Rechnung sollte Arbeit und Material trennen, da Abzüge nur auf die Arbeit entfallen. Umsatzsteuerlich registrierte Bauunternehmen können außerdem dem inländischen Reverse Charge unterliegen.
Aufbewahrung und Steuer
- Bewahren Sie Kopien aller Rechnungen, Quittungen und Bankunterlagen auf. Für die Self Assessment müssen Unterlagen im Allgemeinen mindestens 5 Jahre nach der Abgabefrist am 31. Januar des betreffenden Steuerjahres aufbewahrt werden.
- Ihre Rechnungen fließen in Ihre Self-Assessment-Steuererklärung ein (Frist für Online-Erklärungen: 31. Januar nach Ende des Steuerjahres am 5. April).
- Making Tax Digital für die Einkommensteuer wird für Sole Traders und Vermieter schrittweise eingeführt: wie angekündigt ab April 2026 bei qualifizierendem Einkommen über 50.000 £, ab April 2027 über 30.000 £ und ab April 2028 über 20.000 £. Es verlangt digitale Aufzeichnungen und vierteljährliche Meldungen über kompatible Software. Prüfen Sie, ob und ab wann es für Sie gilt.
Praktische Tipps
- Stellen Sie Rechnungen zeitnah nach der Lieferung mit ausdrücklichem Fälligkeitsdatum aus.
- Fragen Sie bei Neukunden, wer Rechnungen bearbeitet und ob sie eine Bestellnummer brauchen.
- Führen Sie ein einfaches Verzeichnis von Rechnungsnummern und Zahlungen; Ihre Steuerberatung wird es Ihnen danken.
- Verwenden Sie Ihren Namen und Ihre Anschrift einheitlich auf Rechnungen, Bankkonto und HMRC-Registrierung.
Erstellen Sie eine britische Rechnung im Rechnungsgenerator – stellen Sie die Währung auf GBP und, falls registriert, die Steuerbezeichnung auf VAT. Unsere Seite zur britischen Rechnungsvorlage fasst die Anforderungen an einem Ort zusammen, und Als Freelancer Rechnungen schreiben behandelt den Ablauf.